URSSAF et frais de carburant : Attention à la prise en charge

L’octroi d’un avantage implicite peut mener à un redressement URSSAF !

De nombreux salariés disposent d’un véhicule de fonction assorti d’une carte carburant, qui constitue un avantage en nature s’il peut leur être utile à la fois pour l’exécution de leurs missions professionnelles mais également pour leurs déplacements personnels.

En revanche, si l’employeur fait le choix de ne pas prendre en charge le carburant utilisé à des fins privées, le contrôle réalisé par les URSSAF peut s’avérer particulièrement rigoureux et mener à des redressements du fait d’une mauvaise gestion en interne des procédés de contrôles et/ou des justificatifs permettant de démontrer qu’aucun avantage n’est consenti, notamment , en matière de carburant.

Dès lors comment évaluer cet avantage ? Et quelles sont les modalités de contrôle que l’employeur doit mener s’il interdit l’utilisation de la carte carburant à des fins privées ?

I – La valeur de l’avantage en nature véhicule avec prise en charge du carburant à des fins privées :

Depuis 2003, des règles précisent les modalités de calcul et de décompte de l’avantage en nature véhicule avec prise en charge du carburant à des fins privées.

Pour évaluer l’avantage en nature véhicule, l’article 3 de l’arrêté du 10 décembre 2002, applicable à compter du 1er janvier 2003 (1),prévoit deux méthodes :

• Soit en fonction de sa valeur réelle ;

• Soit en appliquant un forfait annuel calculé en pourcentage en fonction du coût d’achat ou du coût annuel de location.

L’option peut être exercée salarié par salarié et est laissée au choix de l’employeur. Elle peut être modifiée en fin d’année pour l’unique année écoulée.

Si l’employeur prend à sa charge les frais de carburant utilisés pour l’usage privé du salarié, le forfait est majoré de 3% pour un véhicule acheté et de 10% pour un véhicule loué.

II – Modalités du contrôle opéré par les organismes de recouvrement en cas de non-prise en charge du carburant à des fins privées :

De prime abord, l’avantage en nature n’a pas nécessairement besoin d’être inscrit dans le contrat de travail ou dans toute autre source pour être considéré comme tel par l’URSSAF.

En effet, l’organisme de recouvrement considère que c’est la situation de fait qui prévaut.

En conséquence, deux solutions pratiques sont possibles :

• Soit la société octroie cet avantage et doit alors s’assurer de respecter les modalités de décompte de cet avantage ci-avant énoncées ;

• Soit la société refuse l’octroi de cet avantage et doit alors opérer un contrôle lié à la non-utilisation de la carte de carburant.

La société doit donc être en mesure de démontrer un contrôle effectif de l’utilisation par le salarié conforme au décompte de l’avantage en nature constitué par la carte carburant des salariés.

III – Modalités du contrôle par l’employeur s’il interdit l’usage privé de la carte carburant :

Le site de l’URSSAF vise quelques situations dans lesquelles elle considère que l’usage du véhicule de fonction ne constitue pas un avantage en nature. Toutefois, aucune précision n’est apportée s’agissant de la carte carburant.

Pour se prémunir d’un éventuel contrôle, la première précaution à prendre est de mentionner par écrit l’interdiction faite au salarié d’utiliser sa carte carburant à des fins personnelles.

Nombreuses sont les entreprises qui mettent une carte carburant à la disposition de leurs salariés pour l’usage professionnel du véhicule et évaluent seulement l’avantage en nature véhicule sans y appliquer la majoration pour le carburant puisqu’elles ont interdit l’utilisation de la carte carburant à des fins privées.

Si cette première précaution s’avère être un préalable nécessaire, elle doit aussi s’accompagner d’un contrôle réel, puisque, pour l’URSSAF et les juridictions, l’engagement écrit ne garantit pas, en l’absence de tout moyen de contrôle, l’usage strictement professionnel de la carte carburant (CA de Douai, 30 septembre 2015, n° 14/01449).

IV – Comment se ménager la preuve que le salarié prend en charge le carburant qu’il consomme à titre purement privé ?

Une première réponse à cette question a été apportée dans la circulaire DSS/SDFSS/5 B n° 2005-389 du 19 août 2005, dans laquelle le ministère précisait que « cette preuve peut être apportée par tous moyens ».

Aujourd’hui, le BOSS reprend cette précision et la complète en détaillant deux méthodes dont l’employeur peut se prévaloir, puisqu’elles sont opposables à l’URSSAF :

• Méthode numéro 1 : Imposer au salarié d’effectuer le plein avec une carte carburant le vendredi soir et de lui imposer également un plein le lundi matin à sa charge. Cela constitue un moyen de preuve suffisant.

• Méthode numéro 2 : Réaliser une comparaison entre le nombre total de litres de carburant payés par l’entreprise et le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel (4) multiplié par la consommation moyenne du véhicule aux 100km. Cette méthode constitue une présomption suffisante pour déterminer que le salarié prend à sa charge son carburant.

La première méthode , si elle a le mérite d’être claire et de garantir la prise en charge par le salarié de son propre carburant, présente toutefois l’inconvénient d’être fastidieuse pour le salarié mais également pour les services de ressources humaines puisqu’un suivi et un contrôle hebdomadaire sont requis.

En outre, si cette première méthode permet de s’assurer que le salarié prend en charge les frais de carburant durant le week-end, elle ne permet pas de contrôler la prise en charge des frais de carburant pour les déplacements privés durant la semaine. Dès lors, l’URSSAF pourrait opérer un redressement sur ce point.

L’usage d’un boitier télématique, permettant l’automatisation du décompte des kilomètres professionnels et privés, demeure une solution adéquate.

Ainsi, on pourrait déduire de ces recommandations un guide des bonnes pratiques consistant à :

• Formaliser une note interne relative à l’usage du véhicule de fonction et de la carte carburant, dans laquelle la société précise l’interdiction de l’usage privée de la carte carburant ;

• Faire attester/ signer par les salariés cette note interne attestant de leur prise de connaissance de l’interdiction de l’usage privé de la carte carburant ;

• Mettre en place un carnet de bord retraçant les déplacements professionnels ;

• Organiser un contrôle par des relevés de kilométrages parcourus à des fins professionnelles vs/ la consommation réelle du véhicule, et prévoir des sanctions en cas d’usage privé de la carte carburant ;

• S’assurer qu’effectivement tous les salariés titulaires de la carte ne l’utilise pas à titre privé en organisant un blocage de la carte sur les périodes d’inactivités professionnelles (week-end, congés) ;

• Organiser un système de double plein le vendredi et lundi avec une prise en charge par le salarié du plein effectué le lundi matin ;

• Fournir le cas échéant une copie de la carte grise du véhicule personnel de chaque salarié et du paiement de ses frais de carburant.

Ces propositions ne sont que des recommandations et peuvent s’appliquer alternativement ou cumulativement, en fonction de l’appréciation du risque.

Enfin, le BOSS précise qu’une méthode est clairement à proscrire : celle qui consiste à opérer uniquement le blocage de la carte carburant, par exemple durant le week-end. Des redressements ont été confirmés en appel sur ce motif, puisque cela ne garantit pas l’usage à des fins professionnelles du carburant payé par la société au cours de la semaine (CA, Amiens, 13 décembre 2018, n° 17/04365).

Par ailleurs, les Urssaf n’admettent pas en principe que les employeurs opèrent un contrôle sur un échantillon restreint de salariés, même si un nombre important de salariés disposent d’un véhicule de fonction et d’une carte carburant.

V – Dispositions spécifiques aux véhicules électriques :

Pour encourager les déplacements verts, il existe certaines particularités pour les véhicules électriques qui bénéficient d’un dispositif dérogatoire jusqu’au 31 décembre 2022.

Ce dispositif n’est ouvert que pour/s’applique uniquement aux véhicules fonctionnant entièrement à l’énergie électrique, ce qui exclut les véhicules hybrides .

Ce dispositif est précisé sur le site de l’URSSAF et prévoit que les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en compte dans le calcul de l’avantage en nature. Aucune majoration du forfait n’est appliquée si l’employeur met à disposition de ses salariés des bornes de recharge.

Ainsi, dans le cas de véhicules électriques, l’employeur, à la différence des véhicules de fonction non-électriques, n’aura aucune majoration à réaliser sur l’avantage décompté et évite ainsi le risque d’un redressement URSSAF sur ce point.

(1) L’article 9 de cet arrêté précise que : « Le présent arrêté est applicable aux cotisations dues au titre des rémunérations et gains versés à compter du 1er janvier 2003 et afférents aux périodes d’emploi accomplies à compter de cette date ».

(2) L’évaluation ainsi obtenue sera plafonnée au montant de l’avantage en nature qui aurait été évalué si l’employeur avait acheté le véhicule, le prix de référence du véhicule étant le prix d’achat TTC du véhicule par le loueur, rabais compris, dans la limite de 30 % du prix conseillé par le constructeur pour la vente de véhicule au jour du début du contrat.

(3) L’employeur peut également décompter les frais réels de carburant utilisé pour un usage personnel s’il décide de les prendre en charge.

(4) Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel peut être déduit par les carnets de bord, de visite ou de rendez-vous qui constituent des éléments de preuve suffisants du kilométrage parcouru à titre professionnel.