ESG & Human Capital

Werkgevers met een duidelijk ESG-beleid creëren hun eigen voorsprong

10-11-2022
De wijze waarop een werkgever invulling geeft aan ESG zegt veel over de organisatie en misschien nog wel meer over hoe ver de organisatie is in haar denken over ESG. Werkgevers met een duidelijk ESG-beleid creëren hun eigen voorsprong. ESG-beleid dat herkenbaar is voor werknemers en de buitenwereld en dat een bijdrage levert aan de ontwikkeling van de (mensen in de) onderneming helpt niet alleen bij het vinden van talenten, human capital, maar ook bij het behoud daarvan. Een gezonde en veilige werkomgeving vermindert verzuim en conflicten en kan ook andere (financiële en negatieve) impact zoals reputatieschade voorkomen. Ten slotte betaalt een gebalanceerd ESG-beleid zich ook economisch uit.

Sommige werkgevers hebben ESG-beleid in de volle breedte binnen de onderneming geïmplementeerd. Andere zijn zoekende of voeren onderdelen van ESG-thema’s uit zonder de losse onderdelen te behandelen als één geheel.

De bedrijfsjurist, die vaak het grotere geheel binnen de onderneming overziet, kan een belangrijke bijdrage leveren aan de invulling van ESG-beleid en kan ervoor zorgen dat onderwerpen en thema’s die elkaar overlappen in samenhang met elkaar worden bekeken en uitgevoerd.

ESG en werkgevers

In de relatie werkgever en werknemer zijn legio thema’s en onderwerpen te bedenken die vallen onder de S van ESG. Dat is een kans en kan tegelijkertijd een valkuil voor bedrijven zijn, met name als een bedrijf nog wat zoekende is hoe hier invulling aan te geven. Het risico als te veel onderwerpen (tegelijkertijd) het label ESG krijgen, is dat er te weinig focus is en er geen echte impact wordt bereikt. Stapsgewijs ESG ontwikkelen vanuit het DNA van de onderneming dat door de organisatie gedragen wordt en extern herkenbaar is, leidt tot duurzamere resultaten dan bijvoorbeeld een enkeling in de organisatie verantwoordelijk maken voor de ontwikkeling van ESG-beleid.

ESG-beleid is niet alleen voorbestemd voor grote ondernemingen die hier middelen voor kunnen vrijmaken en investeringen doen. Ook kleinere ondernemingen die misschien in beginsel niet een budget hebben voor bepaalde investeringen, kunnen door het aanwijzen van een aantal onderwerpen een belangrijke stap in de invulling van ESG-beleid zetten. De eerste stap is bewustwording, het opdoen van kennis over mogelijke onderwerpen, leren van andere bedrijven in of buiten de eigen sector en de vertaling maken naar de eigen organisatie. De tijd die een bedrijf daarin investeert betaalt zich altijd uit.

In dit hoofdstuk hebben wij de onderwerpen die in brede zin niet zouden moeten ontbreken in ESG-beleid op een rij gezet. De lijst met onderwerpen is niet uitputtend. Er wordt ook aandacht besteed aan een aantal onderwerpen uit huidige ESG relevante wetsvoorstellen. Wat opvalt is dat er relatief veel wetsvoorstellen zijn zonder concrete implementatiedatum die relevant kunnen zijn voor de kaders van ESG-beleid.

ESG-beleid heeft altijd de input, betrokkenheid en commitment van werknemers nodig.

ESG-beleid, welke invulling daaraan ook wordt gegeven, heeft altijd de input, betrokkenheid en commitment van werknemers nodig. In sommige gevallen heeft de ondernemingsraad een instemmingsrecht voordat beleid kan worden geïmplementeerd of is de betrokkenheid van een personeelsvertegenwoordiging of vakorganisaties aangewezen.

Recruitment en behoud van talent

De spanning op de Nederlandse arbeidsmarkt is historisch met meer vacatures dan werklozen. De oorzaak is meerledig en de oplossing daardoor niet eenvoudig. Impact van corona, achterblijvende omzet en stijgende kosten waardoor talent niet kan worden behouden, los van de trend dat werknemers minder honkvast zijn dan voorheen. Om de vijver waaruit kan worden gevist zo groot mogelijk te maken, is het belangrijk om met een brede blik te kijken naar recruitment- en personeelsbeleid. Een herkenbaar, zichtbaar beleid waarin een brede groep zich herkent, maakt een werkgever aantrekkelijker en beter in staat om meer talent(en) aan te trekken. Dergelijk beleid draagt ook bij aan het behoud van talenten. Als het gaat om aantrekken en behoud van talent, is er een aantal onderwerpen dat eruit springt en waar werkgevers het verschil kunnen maken.

Scholing

Sinds 1 augustus 2022 hebben werknemers in sommige gevallen recht op gratis scholing tijdens werktijd. Scholing draagt bij aan employability (duurzame inzetbaarheid) van werknemers en verbetert de kwaliteit van de onderneming. Werknemers die hun vaardigheden blijven ontwikkelen, kunnen inkomen blijven genereren en zijn minder onzeker over verlies van hun baan. Focus op scholing en het vertalen van ontwikkelingen naar nieuwe vaardigheden voorkomt dat de organisatie op enig moment werknemers boventallig moet verklaren en tegelijkertijd op zoek moet gaan naar nieuwe werknemers met andere vaardigheden. Met gericht scholingsbeleid kunnen werkgevers zich onderscheiden en kan er een basis worden gelegd voor duurzame inzet van werknemers en kennis. We zien dat sommige werkgevers geen onderscheid maken bij het aanbieden van scholingsmogelijkheden, alle scholing om niet aanbieden en als onderdeel van werktijd beschouwen.

Arbeidsvoorwaarden

Voor het behoud van talent binnen de organisatie zijn, naast scholing, goede arbeidsvoorwaarden van belang. Dat ziet niet alleen op de hoogte van het salaris, maar vooral op hoe het salaris tot stand komt, of dit voldoende transparant is en wat de definitie binnen de onderneming is van een eerlijk salaris. Gelijke arbeid moet gelijk beloond worden, een onderwerp dat langjarig op de nationale en internationale agenda staat. In Nederland is in 2019 een initiatiefwetsvoorstel ingediend voor gelijke beloning tussen vrouwen en mannen. Ook op Europees niveau ligt een soortgelijk voorstel in de vorm van een richtlijn. De richtlijn beoogt de transparantie te vergroten en biedt mogelijkheden om gelijke beloning af te dwingen. Daarnaast zijn er aanvullende verplichtingen voorgesteld voor organisaties met meer dan 250 werknemers, zoals rapportage- en toelichtingsverplichtingen. Een toenemend aantal ondernemingen rapporteert niet alleen intern maar ook extern over de verhouding tussen de hoogste en laagste lonen en heeft taakstellend wat de maximale bandbreedte moet zijn.

Normen en waarden

Naast scholing en eerlijke arbeidsvoorwaarden is een open en transparante cultuur binnen een organisatie essentieel. Denk aan het faciliteren van processen zoals enquêtes die werknemers stimuleren om zich uit te spreken, bijvoorbeeld over wensen binnen de eigen carrière, maar ook over de organisatie. Werknemers moeten in staat worden gesteld om zich uit te durven spreken over gebeurtenissen waar zij zich niet prettig bij voelen. Beleid waarin is beschreven wat het normen- en verwachtingskader binnen de onderneming is, draagt hieraan bij. Het is essentieel om actief te sturen op een dialoog met werknemers over het beleid en dit met regelmaat onder de aandacht te brengen. Ga na of werknemers het beleid begrijpen, beter nog is om hun input daarop mee te nemen, en agendeer gesprekken hierover. Evalueer het beleid en deel de uitkomsten binnen de onderneming. Hoewel een vertrouwenspersoon niet bij wet verplicht is, zien we in de praktijk dat het benoemen van een vertrouwenspersoon vaak een laagdrempelig middel is voor werknemers om zich uit te spreken, zonder dat er een meer formele route moet worden bewandeld. Sinds oktober 2020 ligt er een wetsvoorstel over het verplicht stellen van een vertrouwenspersoon via een uitbreiding van de Arbowetgeving. Een invoeringsdatum is nog niet in zicht.

Een onderneming met 50 werknemers moet een interne procedure hebben voor het omgaan met het melden van (een vermoeden) van een misstand op grond van de Wet Huis voor klokkenluiders. Het wetsvoorstel Wet bescherming klokkenluiders kent helaas nog geen implementatiedatum maar bevat een aantal belangrijke verschillen ten opzichte van de huidige wetgeving. Het actief, intern en extern, uitdragen dat de onderneming borgt dat misstanden kunnen worden aangekaart, is van belang. De stimulans voor mensen om zich uit te spreken zonder dat er consequenties zijn voor hun positie klinkt als een open deur maar is niet in alle ondernemingen voldoende geborgd.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor een veilige werkomgeving. Sta stil bij de normen en waarden van de organisatie en draag deze actief uit naar personen die voor de organisatie werkzaam zijn. Organiseer binnen de onderneming sessies om te horen hoe werknemers over dergelijke onderwerpen denken en of zij weten waar zij met vragen of zorgen terecht kunnen. Borg dat meldingen in lijn met de onderliggende regels binnen de onderneming worden opgepakt.

Gezond en veilig werken

Ieder bedrijf is een groep mensen die werkt aan gemeenschappelijke doelen. De manier waarop een bedrijf met zijn werknemers omgaat en of het bedrijf voldoet aan de vastgestelde normen voor veiligheid en gezondheid speelt een cruciale rol binnen het ESG-beleid. Deze sociale kant van een ESG-beleid moet erop gericht zijn dat werknemers in een veilige en gezonde omgeving kunnen werken. In het kader van het ESG-beleid moet een werkgever in het bijzonder de volgende factoren in aanmerking nemen: mentale gezondheid, thuiswerken en gelijkheid.

Een werkgever is verplicht in het kader van het algemene arbobeleid de psychosociale arbeidsbelasting van werknemers te beperken. Psychische problemen verhogen de kans op ziekteverzuim en kunnen leiden tot verminderde productiviteit. In 2020 werd 42% van de arbeidsongeschiktheidsuitkeringen verstrekt op grond van psychische klachten. Voor een daadwerkelijk preventief beleid en goede zorg van de medewerkers moet een werkgever de aandacht voor het psychosociale arbeidsbelasting permanent hoog op de agenda zetten.

Er zijn drie vormen psychosociale arbeidsbelasting te onderscheiden: (1) werkdruk, (2) ongewenst gedrag en (seksuele) intimidatie en (3) agressie en geweld inclusief pesten.

Om psychosociale arbeidsbelasting door werkdruk te voorkomen, moeten werkgevers regelmatig bij hun werknemers informeren hoe zij de werkdruk ervaren, ook bij werknemers die structureel op regelmatige basis thuiswerken. Het monitoren van de psychosociale arbeidsbelasting moet niet enkel in teamvergaderingen gebeuren, maar juist ook één-op-één zodat een medewerker vrij kan spreken. Ook kan dit onderdeel zijn van het vaste evaluatieproces. Een voordeel hiervan is dat schriftelijk aangetoond kan worden dat de werkdruk wordt gemonitord.

Duidelijke spelregels omtrent thuiswerken blijven essentieel.

Corona is een ‘gamechanger’ gebleken voor de manier waarop we naar thuiswerken kijken. Voor veel bedrijven is het nog blijven zoeken naar de ideale balans. Werknemers geven in toenemende mate aan permanent een deel vanuit huis te willen werken. Dit alles betekent dat werkgevers zoeken naar nieuwe manieren om het contact met werknemers te borgen. Deze nieuwe werkelijkheid vergt een andere manier van aansturing, overleg, ondersteuning en communicatie. Hoewel het (aanstaande) wettelijke kader ondertussen achterhaald lijkt te zijn, zien we in de praktijk dat werkgevers de invulling van thuiswerken benutten om werknemers aan te trekken en aan zich te binden. Duidelijke spelregels blijven essentieel, met name voor situaties waarin een werknemer na ziekte moet re-integreren of bij kwesties rond functioneren. De werkgever die verder kijkt dan wetgeving en die zich laat informeren over de behoeften van werknemers, is daardoor onderscheidend. Dat gaat verder dan het ondersteunen van een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek.

Een intern bedrijfsbeleid gericht op gelijkheid realiseert een belangrijke sociale doelstelling en draagt daarmee bij aan langetermijnwaardecreatie van een bedrijf. Het vergroot de betrokkenheid van stakeholders en organisaties opereren effectiever. Netflix is een voorbeeld van een bedrijf dat gelijkheid, inclusie en diversiteit hoog in het vaandel heeft staan wat onder meer blijkt uit de jaarlijks gepubliceerde progress and inclusion updates. Netflix ziet inclusie en diversiteit binnen de organisatie niet enkel als juist of gewenst, maar ook als de oorzaak achter het innovatieve vermogen van het bedrijf. Met behulp van een gespecialiseerd team leert Netflix de medewerkers te werken met een zogeheten ‘diversiteitlens’: tijdens het uitvoeren van het werk moet men zich continu bewust worden welke groepen niet aanwezig zijn. Netflix is zich ervan bewust dat voor het realiseren van inclusie en diversiteit in de output, interne inclusie en diversiteit essentieel is.

Diversiteit en inclusie

Gelijkheid, diversiteit en inclusie zijn drie termen die vaak in één adem genoemd worden. Diversiteit en inclusie vormen een essentieel onderdeel van een ESG-beleid. Uit diverse onderzoeken blijkt dat bedrijven met een actief beleid op diversiteit en inclusie meer winst behalen. Daarnaast leidt het onder andere tot innovatiever en creatiever teamwerk, minder personeelstekorten, het aantrekken en behouden van talent, beter kunnen inspelen op verwachtingen en behoeften van een diverse klantenkring en een positiever imago.

Diversiteit en inclusie verwijzen naar beleid en strategie die een bedrijf aanneemt gericht op het creëren van een inclusieve werkplek en het aantrekken van een divers personeelsbestand. Diversiteit heeft niet enkel betrekking op een migratieachtergrond, maar ziet ook op genderverschillen, mensen met een beperking en de LGBTQ+ gemeenschap. Inclusie ziet op hoe men onderling met deze verschillen omgaat en wie wel en niet volwaardig kan participeren in besluitvorming.

Werkgevers kunnen diversiteit en inclusie op de werkvloer vergroten door de strategieën en inspanningen vast te leggen en tevens bewustwording te creëren binnen het bedrijf. Er zijn vijf actiegebieden waar bedrijven stappen kunnen ondernemen om diversiteit en inclusie te versterken:

1. de vertegenwoordiging van divers talent;
2. het versterken van leiderschapsverantwoordelijkheid en -capaciteiten voor diversiteit en inclusie;
3. het mogelijk maken van gelijke kansen door eerlijkheid en transparantie;
4. het bevorderen van openheid en aanpakken van microagressie;
5. het bevorderen van saamhorigheid door ondubbelzinnige steun voor diversiteit.

Een ESG-bewust werkgever zal aanzetten tot het organiseren van diversiteits- en inclusietrainingen om bewustwording te vergroten, bijvoorbeeld naar het voorbeeld van Netflix. Tot slot is het van belang de diversiteits- en inclusie-initiatieven regelmatig te controleren, om te meten of de strategieën effectief zijn.

Gehandicapte of chronisch zieke werknemers

Gelijke behandeling houdt ook in dat een bedrijf rekening houdt met de relevante verschillen. Ongelijke gevallen moeten ongelijk behandeld worden naar de mate van ongelijkheid. Effectieve aanpassingen afgestemd op de behoeften van gehandicapte of chronisch zieke werknemers zijn in dat kader van belang, tenzij deze voor de werkgever een onevenredige belasting vormen. Om te beoordelen of dergelijke aanpassingen evenredig zijn, moet rekening worden gehouden met bepaalde elementen zoals de omvang van de organisatie, de financiële draagkracht en de kosten van de aanpassing.

De aanpassingen in dit kader moeten geschikt en noodzakelijk zijn om de gehandicapte of chronisch zieke in staat te stellen net als ieder ander deel te nemen aan het sociale leven en werkproces. Het zal van de specifieke omstandigheden van het geval afhangen welke effectieve maatregelen moeten worden genomen.

Personen met een afstand tot de arbeidsmarkt

In het kader van gelijkheid op de werkvloer moet een werkgever ook bedacht zijn op een groep potentiële werknemers die met wat extra begeleiding binnen een bedrijf aan de slag kunnen gaan zoals medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt. Er zijn allerlei middelen die werkgevers hierbij ondersteunen:

• Een loonkostensubsidie als de werknemer minder dan het minimumloon (per uur) kan verdienen. Regionale Werkbedrijven en werkgeversservicepunten kunnen ondersteuning bieden bij het bepalen van de loonwaarde van een dergelijke werknemer.
• Subsidies voor eventueel noodzakelijke aanpassingen van de werkplek.
• Looncompensatie bij ziekte (een no-risk polis).
• Ondersteuning door een jobcoach of andere vormen van begeleiding. Een jobcoach helpt met persoonlijke begeleiding van werknemers met een beperking.
• Inzet en ondersteuning door Regionale Werkbedrijven en werkgeversservicepunten.

Work-life balance

De work-life balance staat sinds jaar en dag hoog op de agenda. Het aantal werknemers met stressgerelateerde klachten en een burn-out loopt op. Steeds meer werkgevers sturen actief op beleid dat voorkomt dat werknemers in de avonduren of het weekend werken, bijvoorbeeld door e-mails die niet aankomen na 18.00 uur, systemen die na een bepaald tijdstip worden uitgezet en trainingen om leidinggevenden ervan bewust te maken hoe zij een voorbeeld kunnen zijn voor hun werknemers.

Right to disconnect

Voor het goed functioneren is het belangrijk om te kunnen genieten van vrije tijd. In de huidige samenleving wordt dit steeds ingewikkelder. De tijd dat je een computer afsluit en deze op kantoor achterlaat is voorbij. Met de ontwikkeling van technologie en de opkomst van de informatiesamenleving kunnen werknemers het gevoel ervaren constant bereikbaar te moeten zijn en ‘aan’ te staan. Laptops en mobiele telefoons zijn immers altijd binnen handbereik, waardoor de grens tussen werk en privé vager is geworden. Meer thuiswerken betekent ook een verdere vervaging van de grens tussen werk en privé. En hoewel het vele voordelen biedt om vanuit huis te kunnen werken, bestaat het risico dat werknemers hierdoor vaker overwerken en langer doorwerken. Het staat voorop dat werknemers behoefte hebben aan vrije tijd: ongestoorde vrije tijd. Sinds juli 2020 ligt er een wetsvoorstel over de bereikbaarheid van werknemers buiten werktijd. Dit wetsvoorstel beoogt de risico’s van psychosociale arbeidsbelasting te beperken door werkgevers en werknemers gezamenlijk afspraken te laten maken over de bereikbaarheid buiten werktijd. Of beter gezegd: de onbereikbaarheid. Het recht op onbereikbaarheid is inmiddels opgenomen in enkele cao’s. Het wetsvoorstel introduceert de verplichting voor werkgevers om met werknemers het gesprek te voeren over de bereikbaarheid buiten werktijd. Een werkgever moet kunnen aantonen dat dit gesprek gevoerd is door middel van een schriftelijk verslag. Dit gesprek kan met werknemers, maar ook met de ondernemingsraad of vakbonden worden gevoerd. Als er binnen de organisatie een groot verschil is tussen functies en de bijbehorende werktijden of werkdruk zal een werkgever er goed aan doen met deze verschillende groepen in gesprek te gaan om zo een accuraat beeld te krijgen. Elke organisatie is anders, waardoor er niet één passende oplossing is. Ook met de eventuele inwerkingtreding van dit wetsvoorstel zal er sprake zijn van een hoge mate van zelfregulering.

Groene arbeidsovereenkomst

Naast het bieden van ongestoorde vrije tijd en meer flexibiliteit over de invulling van de werkzaamheden/werkplek kan een werkgever als onderdeel van het ESG-beleid ook gezonde en duurzame keuzes van werknemers stimuleren. Werkgevers kunnen duurzame ambities opstellen en hun werknemers inzetten om deze te verwezenlijken. Maar, voor wat hoort wat. Bewust gezonde en duurzame keuzes van werknemers kunnen beloond worden in arbeidsvoorwaarden. Met dit idee hebben initiatiefnemers de groene arbeidsovereenkomst opgesteld. Denk aan het planten van een boom uit naam van een werknemer, het aanbieden van een vrije dag voor vrijwilligerswerk, het participeren in de onderneming, milieunormen ondersteunen etc.

Tips & Tricks

• Investeer in het opdoen van kennis over ESG en welke onderwerpen voor de werkgever hierbij een rol spelen. Ervan uitgaande dat ESG binnen de gehele organisatie is belegd, stem onderling af of de verschillende ESG-doelen elkaar versterken of juist niet.
• Breng focus aan in ESG-doelen en beleid en betrek werknemers, ondernemingsraad, vakorganisaties in het kader van het verder vormgeven en invoeren van deze doelen en het beleid.
• Maak een meerjarenplan waarin ESG-beleid stapsgewijs kan worden ingevoerd. Neem eventuele investeringen in het plan mee. Evalueer het beleid op vaste momenten en meet de impact van het beleid.
• Communiceer intern en extern over de ESG-doelen. Doe dat op consistente wijze, investeer in het trainen van medewerkers en borg dat alle uitingen hierop aansluiten.
• Wees voldoende geïnformeerd over de financiële regelingen die de overheid ter beschikking stelt, betrek cao-partijen waaronder O&O-fondsen.