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Alertes professionnelles

Où en êtes-vous de la mise en place de la procédure de recueil des signalements?

08/10/2019

La loi du 9 décembre 2016 relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, a mis en place un cadre de protection pour toute personne physique qui révèle ou signale, de manière désintéressée et de bonne foi :

  • un crime ou un délit ;
  • une violation grave et manifeste d’un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d’un acte unilatéral d’une organisation internationale pris sur le fondement d’un tel engagement ;
  • une violation grave et manifeste de la loi ou du règlement ;
  • une menace ou un préjudice grave pour l’intérêt général.

Le dispositif ne concerne que les personnes physiques, ce qui exclut toute alerte lancée par une personne morale, tel que le Comité Social et Economique (CSE).

Seules les entreprises d’au moins 50 salariés doivent légalement avoir mis en place une procédure appropriée pour le recueil des signalements de nature à garantir les droits des lanceurs d’alerte et les placer sous ce statut protecteur, en respectant les exigences légales et réglementaires sur ce point. Toutefois, il est vivement recommandé aux entreprises comptant un effectif inférieur à ce seuil de prévoir également une telle procédure de recueil des signalements.

Première étape : l’obligation de définition préalable d’une procédure

Le lanceur d’alerte, qui peut être un salarié de l’entreprise, un membre du personnel ou un agent, ainsi qu’un collaborateur extérieur ou occasionnel à celle-ci, doit porter le signalement à la connaissance de son supérieur hiérarchique (direct ou indirect) ou d’un référent désigné par celui-ci.

La formalisation du signalement ainsi que les modalités pratiques de la saisine doivent donc s’inscrire dans le cadre d’une procédure interne. Cette procédure peut être mise en place par accord collectif ou par une décision unilatérale de l’employeur. Elle doit, lorsqu‘elle fait référence à de possibles sanctions disciplinaires, être intégrée dans le règlement intérieur de l’entreprise ou figurer dans une note de service susceptible de constituer une adjonction à celui-ci.

La procédure interne doit notamment préciser le destinataire de l’alerte, qui doit disposer de la compétence, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de sa mission. Il peut s’agir d’une personne désignée en interne (par exemple, le DRH, le Responsable éthique, le Responsable Hygiène, Sécurité, Environnement (RHSE), etc.) ou d’une personne extérieure à celle-ci, tel qu’un avocat.

De même, la procédure doit indiquer le formalisme de la saisine (la date des faits dénoncés, le lieu, le ou les personnes en cause, la description détaillée des manquements, etc.) ainsi que les documents susceptibles d’étayer le signalement. Enfin, elle doit prévoir les suites qui seront données à l’alerte (accusé de réception de l’alerte, délai dans lequel les résultats des investigations seront transmis, convocation de la personne ayant lancé l’alerte) et les dispositions prises pour garantir la stricte confidentialité de l’auteur du signalement.

Cette procédure peut également prévoir la possibilité de réaliser une enquête lorsque celle-ci est nécessaire.

Par ailleurs, la procédure doit faire l’objet d’une diffusion dans l’entreprise notamment afin de permettre aux personnels et aux collaborateurs extérieurs et occasionnels d’en avoir connaissance. En pratique cette diffusion peut prendre la forme d’un affichage sur les panneaux destinés aux communications de l’entreprise et/ou via le site intranet.

Deuxième étape : le traitement de l’alerte 

En pratique, il est possible que le signalement ne soit pas suffisant pour engager des poursuites ou envisager des sanctions ensuite des faits dénoncés.

C’est pourquoi, dans le cadre de la procédure interne, la réalisation d’une enquête prévoyant l’organisation d’un entretien avec la personne ayant lancé le signalement peut être prévue.

La procédure peut alors déterminer les personnes susceptibles d’être présentes lors de l’entretien. En tout état de cause, l’entretien doit garantir la confidentialité de la personne ayant dénoncé les faits. Aussi la présence d’un représentant du personnel ou du responsable hiérarchique ne pourrait se faire qu’avec l’accord du lanceur d’alerte.

En pratique, il est opportun d’établir un questionnaire préalable au regard des premières informations et documents transmis lors du signalement. Ce questionnaire permet ainsi de conduire l’entretien et de s’assurer que les faits dénoncés entrent bien dans le champ d’application de la loi sur les lanceurs d’alertes.

Il est recommandé que l’entretien fasse l’objet d’un compte-rendu détaillé contresigné par les parties pour s’assurer de la teneur exacte des échanges.   

Lors de cette phase d’enquête, le référent doit convoquer et entendre le ou les salariés éventuellement mis en cause pour obtenir des explications. A ce stade, et en l’absence de faits probants, ces explications se situent en amont de tout engagement d’une procédure disciplinaire à l’encontre des intéressés.

C’est pourquoi, les facultés d’assistance du salarié, par un représentant du personnel ou un conseiller extérieur, applicable en matière disciplinaire, ne sont pas applicables à ce stade.

Cette phase d’enquête peut également coïncider avec le mandatement d’un expert indépendant notamment pour obtenir des éléments complémentaires susceptibles d’illustrer les faits révélés (ex : audit des comptes, …).

En tout état de cause, lors de l’enquête interne, les éléments de nature à identifier le lanceur d’alerte ne doivent pas être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, ou avec le consentement de celui-ci.

Comme pour l’entretien organisé avec le lanceur d’alerte, les entretiens avec les personnes mises en cause ainsi que les éventuels témoins, doivent donner lieu à l’établissement d’un compte-rendu contresigné par les parties.

Troisième étape : les suites de l’alerte

A l’issue de la phase d’enquête, le référent doit établir un rapport et l’adresser à la direction générale de l’entreprise pour décision. Ce rapport doit contenir l’historique de l’alerte ainsi que les diligences accomplies par le référent une fois l’alerte portée à sa connaissance. Il contient également les recommandations du référent sur les suites susceptibles d’être données au signalement, ce qui peut conduire à l’engagement d’une procédure disciplinaire assortie, le cas échéant, du prononcé d’une mise à pied conservatoire, à l’encontre de l’auteur des agissements répréhensibles.

Tant que la décision de la direction générale n’a pas été prise, le lanceur d’alerte ainsi que les éventuelles personnes mises en cause ne sont pas informés des conclusions de l’enquête.   

L’engagement d’une procédure disciplinaire devra intervenir dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle l’employeur a eu connaissance exacte de la réalité, de la nature et de l’ampleur des faits reprochés au salarié. Ce délai pourrait donc coïncider avec le terme de l’enquête et la transmission du rapport établi par le référent alerte professionnelle.  

En somme, la mise en place d’une procédure détaillée et précise permet à l’entreprise d’organiser en interne le recueil et le traitement des signalements ainsi que l’effectivité de la protection du lanceur d’alerte. 

Pour mémoire en effet, le lanceur d’alerte bénéficie d’une protection spécifique en droit du travail. Il ne peut pas être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat, pour avoir signalé une alerte dans le respect des dispositions de la loi du 9 décembre 2016 précitée. Le licenciement intervenu en violation de ces dispositions pourrait être déclaré nul. Le salarié pourrait alors demander sa réintégration dans l’entreprise, ou le cas échéant, une indemnisation qui ne peut être inférieure à six mois de salaire.

En cas de litige relatif à l'application de cette protection, la charge de la preuve a été aménagée. En effet, dès lors que la personne présente des éléments de fait qui permettent de présumer qu'elle a relaté ou témoigné de bonne foi de faits constitutifs d'un délit ou d'un crime, ou qu'elle a signalé une alerte dans le respect des dispositions de la loi du 9 décembre 2016 précitée, il incombe à l’employeur, au vu des éléments, de prouver que sa décision est justifiée par des éléments objectifs étrangers à la déclaration ou au témoignage de l'intéressé. Le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles.

Ainsi, au-delà de son caractère obligatoire pour les entreprises d’au moins 50 salariés, la mise en place d’une procédure appropriée et précise permettant l’identification et le traitement des alertes professionnelles apparaît comme un moyen efficace de sécuriser les décisions prises par l’employeur et de sauvegarder les intérêts de l’entreprise.

Article paru dans Les Echos Exécutives en octobre 2019


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