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Etat d’urgence sanitaire : comment organiser des réunions et négocier à distance ?

Comment concilier relations collectives de travail et respect des mesures de confinement

23/04/2020

Concilier relations collectives de travail et respect des mesures de confinement n’est pas chose aisée en période d’état d’urgence sanitaire.

Si de nombreuses entreprises ont réduit, voire suspendu, leur activité ou bien instauré le télétravail, le dialogue social n’est pas pour autant à l’arrêt. Cela a conduit le Gouvernement à instituer plusieurs mesures destinées à pallier la barrière de la distance.

La réunion des représentants du personnel par visioconférence, conférence téléphonique ou messagerie instantanée est possible

La réunion à distance des membres du comité social et économique (CSE) n’est possible en principe que sous la forme de visioconférences, dans la limite de trois réunions par an (sauf accord contraire)1.

Afin d’assurer la continuité du fonctionnement des instances représentatives du personnel, une ordonnance du 1er avril 2020 étend le recours à la visioconférence à toutes les réunions du CSE, sur simple décision de l’employeur et après information de ses membres2.

L’employeur peut également décider d’organiser les réunions du CSE sous la forme de conférences téléphoniques, là encore après information de ses membres.

En cas d’impossibilité de recourir à ces deux dispositifs ou si un accord d’entreprise le prévoit, les réunions peuvent, par alternative, se tenir par messagerie instantanée.

Sont visées toutes les réunions du CSE, ordinaires comme extraordinaires, mais également les réunions de toutes les instances représentatives du personnel régies par le Code du travail (comité de groupe, représentants de proximité, etc.).

Ces mesures s’appliquent à toutes les réunions convoquées pendant la période d’état d’urgence sanitaire, soit en l’état jusqu’au 24 mai 2020.

L’organisation des réunions

Les conditions de tenue de réunions par visioconférence sont celles prévues par le Code du travail3 ; un décret du 10 avril 2020 les transpose aux réunions par conférence téléphonique ou messagerie4.

Le dispositif technique utilisé doit :

  • garantir l’identification des membres et leur participation effective à la réunion ;
  • assurer la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations en visioconférence – ou du son pour les conférences téléphoniques – et permettre la communication instantanée des messages pour les délibérations par messagerie ;
  • en cas de vote à bulletin secret, garantir que l’identité de l’électeur ne puisse pas être mise en relation avec son vote. Cela contraint en pratique à recourir à un dispositif de vote électronique, lequel doit assurer la confidentialité des données transmises, la sécurité des votes et de leur dépouillement.

La tenue des réunions implique également certains aménagements :

  • la convocation à la réunion mentionne le dispositif choisi et, pour les réunions par messagerie, précise la date et l’heure de son début et celles auxquelles interviendra au plus tôt sa clôture ;
  • avant toute délibération, il est vérifié que chaque membre a accès à des moyens techniques conformes aux garanties mentionnées ci-dessus – vérification qu’il est conseillé d’acter dans le procès-verbal de la réunion ;
  • le vote – même non-secret – a lieu de manière simultanée, c’est-à-dire que chaque membre dispose d’une durée identique pour voter à partir de l’ouverture du vote indiquée par le président de l’instance. Cette exigence est surprenante : procéder à un vote simultané au cours d’une réunion téléphonique semble matériellement impossible, sauf à recourir à un dispositif de vote électronique ;
  • lors de réunions par messagerie instantanée, le président de l’instance adresse les résultats des votes aux élus au terme du délai fixé pour l’expression de ces votes. Les débats sont clos par un message du président intervenant à compter de l’heure préalablement fixée.

La négociation des accords collectifs à distance

A l’instar des réunions avec les élus du personnel, la négociation collective à distance est recommandée. Le ministère du Travail en a précisé les règles dans un questions-réponses à l’attention des entreprises et des salariés[v].

Les réunions de négociation peuvent se tenir par visioconférence ou à défaut par audioconférence sous réserve du respect d’un principe de loyauté, lequel implique la convocation de toutes les parties et la possibilité pour chaque participant de s’exprimer et de débattre en présence des autres parties.

Plusieurs moyens de signature des accords collectifs sont présentés :

  • la signature électronique qui est soumise à des règles de sécurité impliquant, en pratique, de recourir à un prestataire dédié ;
  • la signature par chaque partie d’un exemplaire imprimé ou reçu du projet d’accord, puis l’envoi postal, la numérisation ou l’envoi d’une photo de celui-ci, ce qui conduit à disposer d’autant d’exemplaires de l’accord que de signataires ;
  • la signature par une partie détenant un mandat des autres parties pour signer l’accord.

À l’issue de la procédure de signature, l’accord collectif doit être notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives. Cette notification peut être effectuée par courrier électronique avec accusé de réception.

Les employeurs continuent à utiliser la plateforme « TéléAccords » pour déposer leurs accords collectifs. Si les signatures de toutes les parties ne sont pas sur le même exemplaire, l’accord est déposé en joignant un seul fichier PDF regroupant tous les exemplaires signés.

Il est louable que des solutions pratiques aient été instituées pour faire perdurer le dialogue social en dépit des mesures de confinement. Certaines modalités restent « artisanales » ou difficiles à mettre en œuvre mais la période actuelle contraint à l’inventivité, y compris à l’égard des instances représentatives du personnel dont les employeurs ne peuvent se couper.

Article paru dans Les Echos executives le 23/04/2020


[1] Article L.2315-4 du Code du travail.

[2] Article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1er avril 2020.

[3] Articles D.2315-1 et D.2315-2 du Code du travail.

[4] Décret n° 2020-419 du 10 avril 2020.

[5] https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-questions-reponses-pour-les-entreprises-et-les-salaries.


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