Contrôle fiscal des comptabilités informatisées
La nécessité de tenir à disposition de l'Administration fiscale une
documentation à jour et exhaustive répond à un objectif clairement
établi ; la documentation doit permettre au vérificateur de connaître
et de comprendre, avec efficacité, le système d'information mis en
oeuvre par le contribuable au cours de la période contrôlée. L'analyse
de la documentation doit, in fine, permettre à l'Administration fiscale
d'avoir une vue concrète des règles de gestion des données et des
fichiers mis en oeuvre dans les programmes informatiques qui ont une
incidence directe ou indirecte sur la détermination des résultats
comptables et fiscaux.
Il
est expressément entendu que la documentation doit, pour être admise en
cette qualité par l'Administration fiscale, revêtir un certain nombre
de caractéristiques préalablement identifiées. La description générale
de l'ensemble du système d'information, l'inventaire et la description
des matériels utilisés, les descriptifs des fichiers et des programmes
et de leurs articulations, mais également la description de la
structure des données et de leur signification ainsi que les codes
source des programmes, sont autant d'éléments qui doivent être contenus
dans la documentation.
Il conviendra par ailleurs, afin de
conférer à la documentation sa pleine et entière efficience, que cette
dernière retrace avec précision et complétude le descriptif des
procédures automatiques et manuelles de contrôle interne, les
dictionnaires des données mis en oeuvre, le plan d'archivage et les
durées de rétention, ainsi que la documentation utilisateur.
S'agissant plus spécifiquement des données informatiques, l'on
reconnaît que ce concept s'entend des seules données informatiques élémentaires ; la production, par le contribuable vérifié, de données
agrégées qui sont déjà la résultante de traitements informatiques
avérés n'est pas en soi susceptible de décharger ce dernier de son
obligation de présentation. La philosophie de cette dichotomie répond à
la nécessité légale et réglementaire de justifier les comptabilités
informatisées sur la base de données primaires, prises en compte dès
leur origine, et non par des données enrichies, découlant de
traitements informatisés.
La
position de l'Administration fiscale répond à une logique certaine.
L'objectif poursuivi par les vérificateurs étant de rejouer la partie
afin d'en vérifier la régularité fiscale, il est important, pour les
services vérificateurs de disposer de données brutes, non enrichies.
Dans les faits, toute la difficulté réside dans la délimitation de
ces données qui, en pratique, est fréquemment source de difficultés, du
fait notamment, de la grande variété des organisations et des systèmes
adoptés par les entreprises. Une telle diversité justifie l'absence de
définition, au sein du Code général des impôts, de ces données
spécifiques.
Il importe, en l'absence de caractérisation
officielle, de s'en tenir à une analyse empirique et factuelle. De
manière un peu académique, l'on reconnaît que les données primaires
s'entendent des données qui, traitées par des procédés informatiques,
concourent à la constitution d'enregistrement comptable ou à la
justification d'un événement ou d'une situation transcrite dans les
livres, registres, documents, pièces et déclarations contrôlées par
l'Administration fiscale.
La production, à première demande,
des données telles que définies ci avant, n'est pas en soi suffisante.
Le contribuable se doit, à l'identique, de fournir à l'Administration
fiscale les traitements informatiques intermédiaires y attachés.
La
notion de traitements informatiques n'est guère plus aisée à définir.
De manière synthétique mais sans doute top littérale, les traitements
informatiques s'entendent des différentes étapes de programmes
informatiques qui divisent le processus de mutation progressive des
données élémentaires définies précédemment, vers les écritures ou les
résultats comptables.
Bien qu'il n'existe pas de définition
véritablement normée de cette notion de traitements intermédiaires,
laquelle dépend de la diversité des organisations informatiques et
comptables de chaque entreprise, il importe de garder à l'esprit qu'il
s'agit, à travers cette obligation, d'offrir à l'Administration fiscale
une analyse des chaînes de traitement exécutées par l'entreprise.
Fort
de cette caractérisation, le fisc pourra ainsi valablement procéder à
un certain nombre de vérifications, visant par exemple, à s'assurer, à
l'aide des données comptables informatisées, d'un contrôle de suivi des
lots d'achats, de la détermination d'un prix de revient, de la
reconstitution d'une marge (prix de transfert), ou bien encore de la
validité d'un calcul de provision.
En pratique, l'on constate
que la complexité, ou à l'inverse la relative simplicité de
l'organisation du système informatique et des chaînes de traitements
des données primaires, influence fortement la stratégie à adopter afin
d'anticiper, et par la même de préparer, le contrôle fiscal des
comptabilités informatisées. L'entreprise devra, notamment, réaliser un
arbitrage opportun entre la présentation des traitements et des
résultats, en fonction de la complexité du processus de formation des
résultats.
Article rédigé par Rémi Gouyet - Avocat associé, Responsable du département Dématérialisation fiscale
et Cédric Bernard, Avocat, Ancien vérificateur des comptabilités informatisées
le 14 novembre 2008
Authors:
Rémi Gouyet, Avocat Associé
