Les comptabilités informatisées ou le fiscaliste mutant

Les textes fondateurs des vérifications des comptabilités informatisées sont peu nombreux. Il s'agit des articles L 13, L 47 A, L 57, L 74 et L 102 B du LPF issus de la loi de finances pour 1990 du 29 décembre 1989, étant précisé que l'article L 47 A du LPF vient d'être modifié par l'article 18 de la loi de finances rectificative pour 2007. Ces quelques textes sont toutefois apparus comme suffisamment complexes et novateurs pour que l'Administration elle-même décide, dans un premier temps, d'instaurer une période "pédagogique", permettant aux contribuables de s'adapter à leurs nouvelles obligations "fiscalos-informatiques". Cette période n'est plus aujourd'hui qu'un souvenir...

Qu'en est-il aujourd'hui ?

Les obligations attachées à la tenue d'une comptabilité informatisée sont désormais bien connues, mais pour autant pas toujours faciles à respecter. Il s'agit d'abord d'une obligation de présentation puis d'une obligation de conservation.


1.1 Satisfaire à l'obligation de présentation, c'est d'abord pouvoir mettre à la disposition de l'Administration fiscale une documentation à jour et exhaustive permettant au vérificateur de connaître et de comprendre le système informatique utilisé, c'est-à-dire les règles de gestion des données et des fichiers qui ont une incidence directe ou indirecte sur la détermination des résultats comptables et fiscaux. La description générale de l'ensemble du système d'information, l'inventaire et la description des matériels utilisés, les descriptifs des fichiers, des programmes et de leurs articulations, mais aussi la description de la structure des données et de leur signification, ainsi que les codes sources des programmes sont autant d'éléments qui doivent être contenus dans la documentation.

1.2 Il faut aussi que la documentation contienne un descriptif précis des procédures automatiques et manuelles de contrôle interne, les dictionnaires des données mis en oeuvre, le plan d'archivage et les durées de rétention ainsi que la documentation utilisateur. Ces exigences sont très clairement exprimées dans l'instruction du 24 janvier 2006 (BOI 13 L-1-06), sorte de bible des comptabilités informatisées.

1.3 A ce stade, le fiscaliste est souvent pris de vertige. Cette liste à la Prévert, sans raton-laveur, doit pourtant être respectée et il revient au fiscaliste lui-même de s'en assurer ce qui, en cas d'utilisation de progiciels, pourra poser problème -en particulier quant à l'accès au code source, protégé par la réglementation sur les droits d'auteur. Ce sera l'occasion d'un premier dialogue constructif avec les informaticiens de son entreprise, prélude aux dialogues qui se tiendront entre l'Administration fiscale et les informaticiens, juristes et conseils de l'entreprise. A cet égard, est-il encore nécessaire de souligner que, lors du contrôle, l'informaticien ne doit jamais être laissé seul avec le vérificateur, même s'agissant de la simple mise présentation du système informatique ?

1.4 Le fiscaliste se montrera plus à l'aise en ce qui concerne la présentation, exigée par l'article L 13 du LPF, des "informations, données et traitements informatiques qui concourent, directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le CGI". La difficulté sera alors de limiter cette présentation aux seules données nécessaires à la vérification des comptabilités informatisées. Les systèmes très intégrées poseront alors des difficultés, en ce qui concerne en particulier le respect du secret professionnel ou la confidentialité souhaitée quant aux brevets, marques etc. L'instruction du 24 janvier 2006 précitée indique en particulier la nécessité de fournir les données de gestion, chaque fois qu'elles ont une incidence sur la détermination du résultat du contribuable vérifié.

Le spectre est donc très large et la rigueur sera de mise car cette réglementation a pour objet de permettre au vérificateur de "rejouer la partie". Les données primaires et, au choix de l'entreprise, les traitements informatiques (différentes étapes de programmes informatiques qui permettent d'obtenir, à partir des données primaires, les écritures ou résultats comptables), ou les résultats de ces traitements auront ainsi à être présentés, toujours sur support informatique.


2.1 L'obligation de conserver des données informatiques pendant en principe six ans (sauf délais spécifiques, par exemple, en cas de résultats déficitaires) n'a pas, contrairement à ce que l'énoncé peut laisser entendre, la nature d'une obligation "statique". Le contribuable doit en effet s'assurer, au fur et à mesure de leur entrée dans son système informatique, de la conservation de l'ensemble des données qui concourent directement ou indirectement à la détermination des résultats comptables ou fiscaux, et cette conservation doit se faire de manière informatique. Ainsi le contribuable devra conserver dès leur constitution les fichiers historiques des mouvements (commandes, livraisons, mouvements de stocks, factures, prix de revient, prélèvements opérés, opérations sur titres etc.) ainsi que les fichiers à caractère permanent ou référentiel (plan comptable, fichiers clients, fournisseurs, tarifs, emprunts etc.).

2.2 Face à la vitalité des systèmes informatiques, en mutation constante, le contribuable doit aussi s'assurer que la conservation des données est elle aussi "vivante", c'est-à-dire vérifier que le changement de système informatique, ou le "scratchage" éventuel de certaines données ne l'empêcheront pas, le moment venu, de présenter les données élémentaires, résultats ou traitements intermédiaires dont on a vu qu'ils doivent être présentés obligatoirement sous forme informatique. Rappelons que nous n'évoquons ici que les obligations relatives aux vérifications des comptabilités informatisées, et que certains documents, comme par exemple les pièces justificatives de la TVA déductible continuent de devoir être conservées sous forme papier.


Le contrôle des vérifications informatisées, en présence ou non d'un membre de la BVCI, doit d'abord respecter le principe du débat oral et contradictoire.

L'article L 47 A du LPF définit de façon assez précise la façon dont le contrôle doit être en pratique réalisé : le contribuable a ainsi le choix entre laisser l'Administration effectuer le traitement sur le matériel de l'entreprise, effectuer lui-même le traitement, ou enfin fournir à l'Administration la copie des documents, données et traitements nécessaires. Cette possibilité de choisir est cruciale pour le bon déroulement du débat oral et contradictoire et les rares exemples de jurisprudence relatifs aux vérifications des comptabilités informatisées condamnent précisément les velléités de certains vérificateurs de violer cette phase nécessaire (voir l'arrêt du Conseil d'Etat, " Sarl Le Veneto" du 16 juin 2003 n°236503).
Rappelons, car c'est en pratique essentiel, que le contribuable est autorisé à choisir une modalité différente en fonction des traitements demandés (il n'y a pas de choix unique à opérer) et qu'il est aussi, en pratique, autorisé à modifier son choix initial.

La loi de finances rectificative pour 2007 est venue améliorer les conditions de ce débat, en procédant à une réécriture de l'article L 47 A du LPF. Désormais, le vérificateur doit indiquer par écrit au contribuable la nature des investigations envisagées et le contribuable doit lui aussi formaliser par écrit son choix pour l'une des trois options -inchangées- de traitements. La loi ne fait là que reprendre une pratique déjà courante de la plupart des vérificateurs. Les autres modifications introduites par la loi de finances rectificative précitée porte sur l'obligation, pour le contribuable, de remettre sous forme dématérialisée répondant à des normes fixées par le ministre du budget les résultats des traitements qu'il a décidé de réaliser lui-même, et sur l'obligation, pour l'Administration lorsque les traitements sont effectués en dehors de l'entreprise, d'une part de remettre sous forme dématérialisée ou non, selon le choix du contribuable, les résultats des traitements informatiques, et d'autre part de dupliquer les fichiers qui lui sont remis par le contribuable à condition de n'en conserver aucun double. Ces modifications sont plutôt les bienvenues, s'agissant d'une mise en conformité des textes avec la pratique constatée. Les textes relatifs au contrôle ne sont pas les seuls à exercer une influence sur les comptabilités informatisées. Ainsi, la récente réforme des droits à déduction en matière de TVA, qui remplace le "prorata" par un coefficient de déduction, produit de trois coefficients différents (coefficient d'assujettissement x coefficient de taxation x coefficient d'admission) devrait permettre un rapprochement salutaire des fiscalistes et des informaticiens. D'une part, parce que les fiscalistes, confrontés à un décret d'application truffé d'algorithmes, seront bien avisés de laisser ledit décret aux informaticiens. D'autre part, parce que, même s'agissant d'assujettis et redevables complets, c'est-à-dire de contribuables déduisant la TVA à 100%, les nouvelles obligations relatives aux obligations de régularisations devront tôt ou tard inciter les entreprises à modifier leur système informatique pour se conformer à leurs nouvelles obligations.

L'autre motif d'interrogation porte sur les modifications législatives que l'Administration fiscale avait, selon nos informations, l'intention d'introduire en fin d'année dernière et qui consistaient, principalement, à donner à l'Administration le choix des modalités de traitements, au lieu de laisser comme c'est le cas aujourd'hui ce choix au seul contribuable. Cette velléité a été combattue avec succès par les entreprises et leurs conseils. Restons vigilants pour qu'elle soit définitivement enterrée.


Article paru dans la revue Option Finance le 11 février 2008


Authors:

Emmanuelle Féna-Lagueny, Avocat - Rémi Gouyet