La délégation de pouvoirs, instrument indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise ? Notre analyse en trois points

La délégation de pouvoirs est l’acte juridique par lequel une personne – le délégant – transfère une partie de ses pouvoirs et de ses responsabilités à une personne qui lui est subordonnée – le délégataire.

Il s’agit d’un instrument indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise puisqu’elle permet de garantir l’exercice effectif du pouvoir de direction et de décision au quotidien. En effet, compte-tenu de la taille de l’entreprise, de la complexité de son organisation ou encore de la technicité de la législation applicable, l’employeur ou le dirigeant d’une entreprise n’est pas toujours en mesure d’exercer une surveillance en toutes circonstances et de prendre les décisions qui s’imposent sur le terrain en temps utiles.

L’importance de la délégation de pouvoirs a ainsi été récemment rappelée par les partenaires sociaux dans le cadre de l’accord national interprofessionnel du 28 février 2020 portant diverses orientations pour les cadres, qui énonce que ladite délégation est un « facteur de sécurisation » favorisant « le respect des règles d’hygiène et de sécurité, de représentation du personnel, de gestion du personnel, ou encore de gestion de projet, de gestion budgétaire ou d’engagements vis-à-vis de la clientèle ou de tiers ».

La délégation de pouvoirs induit un transfert du pouvoir de décision

A cet égard, la délégation de pouvoirs se distingue de la délégation de signature.

Par une délégation de signature, le représentant légal se borne à autoriser le délégataire à signer des documents pour son compte et à sa place, sans l’investir d’aucun pouvoir de décision. Dans ce cadre, le délégataire n’est que le mandataire d’un individu dans la régularisation d’un document défini.

Par opposition, le délégataire de pouvoirs est investi par le représentant légal d’une fonction qui lui permet d’agir et de prendre des décisions en tant que mandataire de la société dans les limites de ses attributions.

En conséquence, tandis que la délégation de signature prend fin avec la cessation des fonctions du délégant, la délégation de pouvoirs subsiste même après le départ du dirigeant qui l’a consentie.

Il n’en demeure pas moins que le représentant légal de la société, qu’il ait ou non été lui-même à l’origine de la délégation, est responsable, à l’égard de la société, des délégations de pouvoirs consenties. Il doit donc pendant toute la durée de la délégation de pouvoirs veiller à ce que le choix du délégataire et le champ des pouvoirs délégués à ce dernier demeurent pertinents.

En outre, le représentant légal ne peut pas valablement déléguer l’ensemble de ses pouvoirs à un délégataire ; la délégation de pouvoirs ne pouvant pas annihiler les pouvoirs du représentant légal, elle doit, pour être valide, porter sur des domaines de compétences limités et précisément définis.

La délégation de pouvoirs valablement consentie emporte un transfert de responsabilité

En contrepartie, sous réserve de répondre à certaines conditions, la délégation de pouvoirs permet au représentant légal d’être exonéré de sa responsabilité pénale dans les domaines de compétence délégués au délégataire.

Pour ce faire, la délégation de pouvoirs doit être précise et sans ambiguïté et avoir été acceptée par le délégataire.

Elle doit par ailleurs être nécessairement consentie à un salarié de la société et non à un tiers. Rares sont les exceptions à ce principe. Soulignons toutefois que dans un groupe de sociétés, le dirigeant de la société tête de groupe peut s’exonérer de sa responsabilité en matière d’hygiène et de sécurité en déléguant à un salarié d’une filiale placé sous son autorité hiérarchique, ses pouvoirs dans ce domaine pour l’ensemble des sociétés du groupe.

Enfin, la délégation de pouvoirs n’est valablement consentie et n’emporte un transfert de responsabilité que si elle est consentie à une personne dotée de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires, ces critères étant cumulatifs :

• compétence : le délégataire doit être doté des compétences et connaissances techniques nécessaires au regard des règles et prescriptions dont il a la charge d’assurer le respect ;

• autorité : le délégataire doit disposer d’un pouvoir de décision suffisant sur les salariés placés sous sa responsabilité pour faire respecter les consignes données ;

• moyens : le délégataire doit disposer de l’indépendance dans l’accomplissement de ses fonctions et des moyens juridiques, humains, financiers et disciplinaires nécessaires pour contrôler l’application de la règlementation en vigueur et en sanctionner le non-respect.

Compte tenu de ces critères, le dirigeant ne doit pas s’immiscer dans la mission du délégataire. A défaut, la délégation de pouvoirs ne peut pas produire d’effet.

De même, la co-délégation, qui consiste à investir d’un pouvoir identique plusieurs délégataires pour une même opération ou une même mission, n’est pas envisageable. En effet, un tel cumul est de nature à restreindre l’autorité et à entraver la marge d’initiative de chacun des co-délégataires. Aucun des co-délégataires n’étant identifié comme exerçant le pouvoir de décision, le transfert de responsabilité ne pourrait avoir lieu et le délégant demeurerait responsable en cas d’incident ou de dysfonctionnement.

Comment partager la délégation de pouvoirs entre différents salariés ?

Une solution alternative consiste à distinguer les domaines de la délégation de pouvoirs en fonction des missions des collaborateurs au sein de l’entreprise. Dans ce cas, le champ de chaque délégation est défini et en l’absence de superposition de délégataires, permet de sécuriser la délégation de pouvoirs.

La jurisprudence admet également que le délégataire puisse lui-même se dessaisir d’une partie des pouvoirs qui lui ont été confiés au profit de l’un de ses subordonnés par le biais d’une subdélégation de pouvoirs. Il a été jugé que cette dernière est valable, en matière d’infraction aux règles de sécurité du travail, même sans l’autorisation préalable de l’employeur dès lors que la subdélégation est régulièrement consentie à une personne pourvue de la compétence, de l’autorité et des moyens nécessaires pour exercer efficacement sa mission. Cette solution n’ayant toutefois pas été confirmée dans d’autres domaines que celui de la sécurité du travail, il est important de prévoir expressément la faculté de subdéléguer dans la délégation de pouvoirs, si l’on souhaite donner cette possibilité au délégataire.

En tout état de cause, il convient d’être particulièrement vigilant sur les délégations de pouvoirs intragroupe et de s’assurer que le délégataire est en capacité d’exercer un pouvoir de décision au sein du périmètre d’application de la délégation de pouvoirs. Cette analyse est particulièrement délicate lorsque le délégataire n’exécute pas son contrat de travail au sein de la société du délégant.

Il est alors nécessaire d’établir l’existence d’un rapport de contrôle entre l’entreprise du délégataire et celle du délégant qui appartiennent au même groupe. De même, il convient de s’assurer que le délégataire dispose de l’autorité suffisante pour exercer ses responsabilités sur l’ensemble des entités visées par la délégation de pouvoirs.

La délégation de pouvoirs est donc un instrument à manier avec précaution tant au jour de sa formalisation que pendant son exécution afin de garantir l’effectivité du transfert de responsabilité et son opposabilité à l’égard des tiers. Ces précautions sont essentielles pour permettre une exonération de la responsabilité du chef d’entreprise.

Article paru dans Les Echos Executives le 30/11/2020