Dans le contexte actuel, vous êtes nombreux à nous interroger sur la possibilité de substituer aux factures papier un envoi par e-mail d’un fichier PDF.
Actualisation au 3 avril 2020 pour tenir compte de la mesure de tolérance administrative rendue publique le 2 avril 2020
Sur le principe, la possibilité de recourir à la facture électronique est prévue par l’article 289, VI du CGI depuis 2013.
Trois modalités de facturation électronique coexistent :
- la dématérialisation complète dans le cadre de l’échange de données informatisé (EDI) ;
- l’envoi d’une facture électronique sécurisée par une signature électronique avancée ;
- les autres factures électroniques ne relevant pas des deux premières technologies et, notamment, le document électronique envoyé par e-mail.
Ces trois modalités supposent l’acceptation du destinataire.
S’agissant de l’envoi d’une facture électronique par e-mail, sa mise en œuvre est facilitée par la doctrine administrative. En effet, elle prévoit que l’acceptation peut être expresse (formalisée entre les parties préalablement à l’émission), mais également tacite et, dans cette situation, résulter par exemple du traitement de la facture par le client ou par l’octroi à ce dernier d’un délai raisonnable pour exiger une facture papier.
L’émission de factures en format PDF transmises par e-mail est donc possible mais il convient de garder à l’esprit que :
- la facture doit en principe être émise et reçue au format électronique ce qui suppose en l’occurrence qu’elle soit émise en format PDF (document natif). Il convient donc d’éviter l’envoi d’un document imprimé puis numérisé ;
- et, comme pour une facture papier, le contribuable doit garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture électronique de son émission jusqu'à la fin de sa période de conservation par la mise en place de contrôles permettant d'établir une piste d'audit fiable entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services qui en est le fondement (piste d’audit fiable).
A titre temporaire et pour la durée de la période de crise sanitaire (actuellement jusqu’au 24 mai), l’administration admet :
- l’émission de factures sous forme papier (en pratique : leur impression) avant qu’elles soient numérisées et adressées par voie électronique, sans qu’il y ait besoin d’adresser par voie postale la facture papier correspondante, y compris aux fins de l’exercice du droit à déduction de leur destinataire ;
- la conservation des factures numérisées par le destinataire pendant la période d’état d’urgence et, à son issue, leur impression ou numérisation dans les conditions de l’article A. 102 B-2 du LPF pour les besoins de leur archivage. A noter que l’émetteur, de son côté, devra, dans tous les cas, procéder à l’archivage des factures dans les conditions de droit commun (support papier initial ou numérisation selon l’article précité).
N’hésitez pas à contacter vos interlocuteurs habituels de nos équipes spécialisées en matière de TVA qui sont à votre disposition pour toute question.
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