AGG: Be­gleit­schrei­ben, Be­schwer­de­stel­le und Schulungen

Im Zuge der Diskussion der EU-Kommission über den ersten Entwurf der sog. „Whistleblowing-Richtlinie“ (Vorschlag vom 23. April 2018 über den Erlass der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, 2018/0106) kommt dem Thema unternehmens- bzw. betriebsinterne Beschwerdestelle eine ganz neue Brisanz zu. Lange hat der europäische Gesetzgeber gebraucht, um das Thema nach einem Aufruf durch das Europäische Parlament vom 30. April 2014 aufzugreifen und den ersten Entwurf vorzulegen.

Der Richtlinienentwurf sieht vor, dass Unternehmen mit über 50 Beschäftigten, Unternehmen mit einem Jahresumsatz von EUR 10 Mio. oder Unternehmen, die in der Finanzdienstleistungsbranche tätig sind, ein Meldesystem für Verstöße gegen geltendes Europarecht implementieren müssen. Mit geltendem Europarecht bezieht sich der Entwurf unter anderem auf Produktsicherheit, Umweltschutz, Verbraucherschutz, Tierschutz, Verkehrssicherheit, Verbraucherschutz und Datenschutz.

Ein zentrales Thema fehlt allerdings: Der Schutz vor Diskriminierungen am Arbeitsplatz. Der Hintergrund ist, dass bereits die europäische Richtlinie (2000/78/EG) die Einrichtung einer Beschwerdestelle im Unternehmen verpflichtend vorschreibt, was in der Praxis oft in Vergessenheit gerät. Die Richtlinie wurde in Deutschland durch das AGG im Jahr 2006 umgesetzt.

Dabei ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um die vom Gesetz erfassten und beschriebenen Benachteiligungen seiner Beschäftigten gar nicht erst zu ermöglichen. Ihn treffen also nach der Grundkonzeption des AGG Schutz- bzw. Fürsorgepflichten gegenüber seinen Arbeitnehmern.

Arbeitgeber hat vorbeugende Maßnahmen zu treffen

Der Arbeitgeber ist in der Wahl der vorbeugenden Maßnahmen frei. Er hat kann seinen Verpflichtungen zum einen durch zweckentsprechende Ausgestaltung der Arbeitsumgebung, als auch durch zielgerichtete Information der Beschäftigten nachkommen. Die Information kann in Form eines individuellen Schreibens an die Mitarbeiter (AGG-Begleitschreiben), einer internen Verhaltensrichtlinie oder im Rahmen einer Schulung erfolgen.

Insbesondere in großen Unternehmen muss sichergestellt werden, dass alle Arbeitnehmer von der Präventivmaßnahme erreicht werden. Eine Schulungsverpflichtung für Arbeitgeber wird dadurch aber gerade nicht begründet, da § 12 Abs. 2 S. 2 AGG eine Soll-Vorschrift ist. Ausreichend ist es auch, die Schulung als Webinar durchzuführen. Was erforderlich ist, hängt jeweils von den Umständen des konkreten Einzelfalles ab.

AGG-Beschwerdestelle als Anlaufstelle bei Benachteiligungen nach § 1 AGG

Alle Beschäftigten, die sich benachteiligt fühlen, haben ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Stelle im Unternehmen oder im Betrieb. Unter den Beschäftigtenbegriff fallen:

Arbeitnehmer, freigestellte Arbeitnehmer (z.B. Elternzeit), Auszubildende, Heimarbeiter, arbeitnehmerähnliche Personen, leitende Angestellte, Organmitglieder, ehemalige Arbeitnehmer, Bewerber, Leiharbeitnehmer und freie Mitarbeiter.

Der Beschäftigte muss sich aufgrund eines in § 1 AGG genannten Grundes benachteiligt fühlen. Umfasst sind Benachteiligungen aufgrund der Rasse oder wegen der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität. Nicht umfasst ist beispielsweise eine Benachteiligung eines Rauchers.

Einschränkend muss die Diskriminierung „im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis“ stehen. Erfasst sein können auch Belästigungen in den Pausenzeiten, auf dem Arbeitsweg, sowie Belästigungen außerhalb des Betriebs. Dies gilt z. B. für Handlungen bei Fort- oder Weiterbildungsveranstaltungen, bei Betriebsfeiern oder bei einer betrieblich veranlassten Abendveranstaltung.

Im Umkehrschluss bedeutet dieses Kriterium aber jedenfalls, dass Bewerber und ehemalige Beschäftigte vom Anwendungsbereich in der Regel ausgeschlossen sind, da ein Beschäftigungsverhältnis nicht, bzw. nicht mehr besteht. Gleiches gilt für Organmitglieder oder externe Dienstleister.

Keine Entscheidungskompetenz der Beschwerdestelle

Das AGG verpflichtet den Arbeitgeber nur zur Schaffung von „zuständigen Stellen“. Inhaltliche Anforderungen an die Beschwerdestelle(n) werden nicht gestellt, sodass die Ausgestaltung der Organisationshoheit des Arbeitgebers unterliegen.

Die einzurichtende Beschwerdestelle muss lediglich die Beschwerde prüfen. Ferner ist dem Beschwerdeführer das Ergebnis der Prüfung mitzuteilen. Eine Begründungspflicht der getroffenen Entscheidung besteht nicht. Außerdem hat die Beschwerdestelle keine eigenen Entscheidungskompetenzen. An das Ergebnis und den die vorgeschlagene Maßnahme der Beschwerdestelle ist der Arbeitgeber nicht gebunden.

Nur eine oder Bündelungen von Beschwerdestellen möglich

Das Gesetz gibt nur den Begriff „zuständige Stellen“ vor. Das bedeutet zum einen, dass selbst Kleinbetriebe eine Beschwerdestelle einrichten müssen und zum anderen, dass die Frage des „wo die zuständige Stelle angesiedelt ist“ der grundsätzlichen Organisationshoheit des Arbeitgebers unterliegt. Insbesondere in größeren Unternehmen kann auch eine oder mehrere zuständige Beschwerdestelle(n) eingerichtet werden, an die sich alle Mitarbeiter – auch anonym aus anderen Betrieben – wenden können.

Eine eigene Beschwerdestelle für jeden Betrieb ist nicht erforderlich. Außerdem muss die AGG Beschwerdestelle keine ausschließliche Stelle sein. Man kann daher die AGG-Beschwerdestelle im Grunde nach mit anderen Beschwerdestellen (z.B. Compliance, Gleichstellung) verknüpfen, sofern diese in der Lage ist, die Beschwerden zu bearbeiten.

Allerdings muss die zuständige Stelle vom Arbeitgeber entsprechend § 12 Abs. 5 AGG benannt werden und es muss insbesondere bei der Bündelung von Beschwerdestellen im Unternehmen gewährleistet sein, dass die Beschwerdestelle anonym, neutral, effizient und ohne Hindernisse (z.B. Sprachbarriere bei konzernweiter Beschwerdehotline im Ausland) für den Betroffenen erreicht werden kann. Daher ist es nicht zu empfehlen, die Beschwerdestelle bei Vorgesetzten (dieser könnte selbst der Grund der Beschwerde sein), externen Dritten (dies könnte abschreckend für einzelne Arbeitnehmer wirken) oder dem Betriebsrat anzusiedeln.

Bekanntmachung über übliche Kommunikationswege

Nach § 12 Abs. 5 AGG muss der Arbeitgeber den Gesetzestext des AGG und von § 61b des Arbeitsgerichtsgesetztes sowie Informationen über die Behandlung von Beschwerden bekannt machen. Es muss gewährleistet werden, dass jeder Beschäftigte die Möglichkeit der Kenntnisnahme hat, da sich der Arbeitgeber sonst nicht auf die Fristen des § 15 Abs. 4 AGG oder § 61b ArbGG berufen kann.

Die Bekanntmachung kann durch Aushang an geeigneter Stelle oder durch die im Betrieb übliche Kommunikationstechnik erfolgen. Die Informationen können so z.B. auch durch einen individuellen Brief, eine Rundmail, im Rahmen eines Verhaltensleitfadens, das Einstellen der Informationen in das Intranet oder auch in eine App verbreitet werden. Inhaltliche Voraussetzung der Veröffentlichungspflicht ist nur, dass der Arbeitgeber die zuständige(n) Stelle(n) mit Kontaktdaten angibt und die Information für den Betroffenen leicht auffindbar ist.

Eine explizite Bekanntmachung gegenüber Bewerbern oder Dritten ist nicht erforderlich (ArbG Stuttgart, Urteil vom 18. Januar 2012 – 20 Ca 1059/11). Die Antidiskriminierungsstelle des Bundes empfiehlt über die Bekanntmachung im Intranet hinaus, die Verteilung eines Informationsblattes an (Neu)Beschäftigte (sog. AGG-Begleitschreiben). Zwingend ist dies aber nicht.

Betriebsrat ist für Einführung und Ausgestaltung der Beschwerdestelle miteinzubeziehen

Der Betriebsrat hat weder bei der Bestimmung der zuständigen Stelle, noch bei deren personeller Besetzung mitzubestimmen. Lediglich bei der Einführung und Ausgestaltung des Verfahrens der Beschwerdestelle hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, da das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb betroffen ist (BAG, Urteil vom 21. Juli 2009 – 1 ABR 42/08).

Damit verbunden ist ein Initiativrecht des Betriebsrats. Der Arbeitgeber kann daher gezwungen werden, das Verfahren zur Durchführung des Beschwerdeverfahrens gemeinsam mit dem Betriebsrat in einer Betriebsvereinbarung festzulegen. Auch Organisationsmaßnahmen nach § 12 Abs. 1 AGG betreffen das Verhalten der Arbeitnehmer im Betrieb und sind demnach mitbestimmungspflichtig.

Die Zuständigkeit für die Verhandlung der Betriebsvereinbarung variiert allerdings. Hat sich der Arbeitgeber dazu entschlossen, die Beschwerdestelle oder eine Verhaltensrichtlinie auf Unternehmensebene einheitlich festzulegen, ist der Gesamtbetriebsrat zuständig. Besteht für jeden Betrieb eine eigene Regelung, sind die lokalen Betriebsräte zuständig.

Schadensersatzanspruch gegen Arbeitgeber bei Diskriminierung des Arbeitnehmers

Ein benachteiligter Beschäftigter kann nach § 15 Abs. 1 AGG einen Schadensersatzanspruch gegen den Arbeitgeber geltend machen. Das Unterlassen der Einrichtung einer Beschwerdestelle am Arbeitsplatz stellt beispielsweise schon eine Pflichtverletzung des Arbeitgebers dar.

Daneben muss sich der Arbeitgeber das Verhalten seiner Arbeitnehmer und der Organe der Gesellschaft zurechnen lassen, wenn er diese nicht entsprechend auf die Inhalte des AGG und das Verbot von Diskriminierungen am Arbeitsplatz hingewiesen oder geschult hat. In diesem Fall muss er den durch die Diskriminierung entstandenen Schaden ersetzen. Letzteres wird widerlegbar vermutet. Bei der Berechnung des Vermögensschadens orientiert man sich an den Maßstäben der §§ 249 ff. BGB. So ist bei benachteiligend unterbliebener Beförderung der Differenzbetrag zwischen dem entgangenen höheren Einkommen und dem derzeitigen Einkommen zu ersetzen. Die Beweislast dafür, dass das höhere Einkommen auch tatsächlich erzielt worden wäre, liegt aber beim Arbeitnehmer.

Entsteht beim Betroffenen kein nachweisbarer Vermögensschaden, kann der benachteiligte Beschäftigte nur eine angemessene Entschädigung in Geld verlangen. Diese setzt keinen schuldhaften Verstoß des Arbeitgebers gegen ein Benachteiligungsverbot voraus (BAG, Urteil vom 18. März 2010 – 8 AZR 1044/08). Die Beweislast trifft bei einer Entschädigung stets den Arbeitgeber. Er hat darzulegen, dass er alles Erforderliche getan hat, um Diskriminierungen am Arbeitsplatz entgegenzuwirken.

Praxistipp für Arbeitgeber: Vorsorge treffen und Beschwerdestellen einrichten

Je intensiver das Thema Diskriminierung am Arbeitsplatz in Unternehmensgrundsätzen, Schulungen und/oder Mitteilungen an die Beschäftigten behandelt wird, desto eher kann der Arbeitgeber im Rahmen einer Entschädigungsklage die Verletzung von Organisations- und Schutzpflichtverletzungen widerlegen. Voraussetzung ist allerdings eine sorgfältige Dokumentation dieser Maßnahmen.

Bei größeren Unternehmen sollte die zuständige Stelle unternehmensübergreifend eingerichtet werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Beschwerdestelle gut erreichbar und einfach auffindbar ist. Wegen des thematischen Zusammenhangs bietet es sich an, die Beschwerdestelle beispielsweise bei dem/der Gleichstellungsbeauftragten zu etablieren. Möchte man das Verfahren zum Umgang mit diskriminierungsbezogenen Beschwerden regeln, muss das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats berücksichtigt werden.

Insbesondere das Thema Errichten einer Beschwerdestelle wird nach Erlass der im Detail noch ungewissen Richtlinie der EU-Kommission zum Thema Whistleblowing an Bedeutung gewinnen. Denn im Vergleich zu bisherigen Regelungen sieht der Entwurf erstmals ein verpflichtendes Verfahren vor. Unternehmen haben einem Betroffenen innerhalb von 3 Wochen Rückmeldung bzgl. des weiteren Vorgehens zu geben und ein Betroffener hat das Recht hat, sich an externe Stellen zu wenden, wenn keine geeigneten Maßnahmen getroffen werden. Daher sollten Unternehmen bereits jetzt Strukturen für den geordneten Umgang mit Beschwerden schaffen und dabei Erwägungen des Entwurfs berücksichtigen. Es ist ebenso ratsam, den Umgang mit Beschwerden aufgrund eines in § 1 AGG genannten Grundes gleich auszugestalten und identischen Strukturen für den Umgang mit Beschwerden zu schaffen.