Pour faire face à la crise sanitaire, un dispositif d’exception est en place, depuis la fin du mois de mars, pour permettre la tenue des assemblées générales des sociétés à huis clos. Les procès-verbaux et registres d’assemblées pourraient, dans la même logique, être dématérialisés. Mais le cadre applicable le permet-il réellement ?
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Si la signature électronique est reconnue par le droit français depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, la tenue dématérialisée des registres des sociétés et la signature électronique des procès-verbaux des décisions sociales n’est en pratique possible que depuis un décret n° 2019-1118 du 31 octobre 2019.
Les procès-verbaux et registres susceptibles d’être dématérialisés
En pratique, sont concernés :
- pour les sociétés en nom collectif (SNC) : les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés ainsi que le registre sur lequel ils sont répertoriés ;
- pour les sociétés en commandite simple (SCS) : les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés ainsi que le registre sur lequel ils sont répertoriés ;
- pour les sociétés en commandite par actions : les procès-verbaux des assemblées générales de société en commandite par actions ainsi que le registre sur lequel ils sont retranscrits ;
- pour les SARL : les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés et le registre sur le lequel ils sont établis ;
- pour les EURL : les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites de l’associé unique, le registre sur le lequel ils sont établis et la mention des conventions réglementées portée sur ce même registre ;
- pour les SA : le registre de présence des réunions du conseil d'administration et du conseil de surveillance ainsi que les procès-verbaux des délibérations de ces organes et le registre sur lequel ils sont répertoriés, les procès-verbaux des assemblées générales ainsi que le registre sur lequel ils sont retranscrits ;
- pour les sociétés civiles : le registre des décisions collectives des associés ainsi que les procès-verbaux des assemblées et des consultations écrites des associés qui y sont conservés et la mention des décisions des associés résultant d'un acte portée sur ce même registre.
Pour mémoire, avant même la publication du décret précité, les statuts des SAS pouvaient parfaitement prévoir l’utilisation d’un registre sous forme électronique pour répertorier les décisions sociales, compte tenu de l’absence de disposition réglementaire régissant les SAS sur ce point.
Ainsi, une assez large part des sociétés peuvent envisager la dématérialisation de leurs registres et procès-verbaux. Pour autant, ces actes dématérialisés ne sont pas libres en la forme, ils doivent respecter un certain nombre de conditions pour être réguliers.
Les conditions de validité des procès-verbaux dématérialisés
Concernant la signature électronique des procès-verbaux des décisions sociales, le décret du 31 octobre 2019 impose que soient respectées au moins les exigences relatives à une signature électronique avancée prévues par l'article 26 du règlement eIDAS et reprises par l’article 1367 du Code civil. Une signature électronique avancée doit :
- être liée au signataire de manière univoque ;
- permettre d'identifier le signataire ;
- avoir été créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;
- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Dans les SAS, il est possible de prévoir d’autres modalités de tenue du registre des décisions sociales et d’établissement des procès-verbaux sous forme électronique. Mais dans le silence des statuts, une signature électronique avancée sera nécessaire.
Les documents dématérialisés doivent également être horodatés de façon électronique de manière à offrir toute garantie de preuve.
En pratique, donc, toute société qui souhaite dématérialiser ses registres doit disposer, pour chacun des signataires de ses documents de sociétés, d’une signature électronique avancée ou disposer d’une solution de marché permettant de générer des signatures électroniques sécurisées et d’horodater la signature de chaque participant.
Nul doute que l’épidémie de Covid-19 et le confinement ont contraint les sociétés à organiser différemment la manière dont leurs décisions sociales sont prises. La question de la dématérialisation de l’étape suivante, à savoir la conservation des décisions sociales, mérite certainement d’être explorée.
A noter néanmoins : aux termes de l'article 658 du CGI, un procès-verbal soumis à l’enregistrement ne revêt la qualité d'original que s’il est signé de façon manuscrite sur un support papier, ce qui constitue un dernier frein à la généralisation de la numérisation des procès-verbaux.
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| Lire également : La dématérialisation des registres des sociétés et des procès-verbaux - Bientôt une réalité ? |
Enfin, parce qu’elle implique l’utilisation de données personnelles d’identification du signataire, rappelons que la signature électronique devra procéder d’un traitement conforme aux exigences du règlement général sur la protection des données (RGPD).
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| Lire également notre article co-écrit avec Anne-Laure Villedieu : Feuille de présence d’une assemblée générale de SA : à quelles conditions peut-on utiliser la signature électronique ? |
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