Zum Hintergrund: Hinweispflicht des Arbeitgebers, auf Rest-Urlaub des Mitarbeiters
Häufig kommt es vor, dass Arbeitnehmer den ihnen zustehenden Urlaub nicht vollständig im laufenden Kalenderjahr nehmen, etwa wegen einer unvorhergesehenen Auftragsspitze zum Jahresende oder schlicht weil sie den Urlaub lieber im Folgejahr nehmen möchten. In diesem Jahr mag in einigen Fällen hinzukommen, dass Beschäftigte ihren geplanten Osterurlaub wegen des Shutdowns abgesagt haben oder auch jetzt die Herbstferien wegen der vielen innerdeutschen Hotspots nicht wie geplant durchführen können, sodass nun besonders große Kontingente ausstehenden Urlaubs bestehen könnten. Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss Urlaub jedoch grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen und gewährt werden. In das Folgejahr übertragen werden darf er nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Der Urlaub muss dann jedenfalls bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Damit noch bestehende Urlaubsansprüche auch in diesem Jahr zum 31. Dezember bzw. im nächsten Jahr zum 31. März verfallen, sollten Arbeitgeber also spätestens jetzt zum Jahresende aktiv werden.
Hinweise, wie die Information der Mitarbeiter zu erfolgen hat, gab das BAG in dem eingangs genannten Urteil. Grundsätzlich seien Unternehmen in der Auswahl der Mittel hierfür frei. Sie müssten aber geeignet sein, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt. So müsse der Arbeitgeber sich auf einen konkret bezeichneten Urlaubsanspruch eines bestimmten Jahres beziehen. Auch müsse er seinen Mitarbeiter über die Konsequenzen belehren, die eintreten, wenn der Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt wird, er also darauf hingewiesen wird, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt. Abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung genügen diesen Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung in der Regel nicht.Weitere Einzelheiten entnehmen Sie gerne unserem Newsletter aus dem Juli 2019.
Im Nachgang hatte das BAG in seinem Urteil vom 9. März 2019 (Az. 9 AZR 881/16) über folgende Frage zu entscheiden: Der Arbeitgeber hatte seinen Beschäftigten über einen externen Dienstleister monatliche Gehaltsabrechnungen übermittelt. Diese wiesen unter „U ges VJ“ jeweils den gesamten Rest-Urlaub aus, der dem jeweiligen Mitarbeiter in den Vorjahren nicht gewährt worden war. Im Falle des klagenden Arbeitnehmers waren das stolze 169,5 Tage, die dieser nach Beendigung seines Arbeitsverhältnisses ausbezahlt haben wollte. Diese Angabe in der Entgeltabrechnung genügt nach Auffassung der Richter offenbar nicht den Informationspflichten, die den Arbeitgeber in Bezug auf den Verfall von Urlaubsansprüchen treffen. Denn das BAG gab der Vorinstanz auf, die hinreichend Durchführung der Information erst noch aufzuklären. Dies ist konsequent: Denn es fehlte jedenfalls die Aufforderung an den Beschäftigten, dass der Urlaub bis Jahresende zu nehmen sei, und zum anderen der Hinweis, dass dieser andernfalls grundsätzlich verfalle.
Sonderfall: langzeiterkrankte Arbeitnehmer
Ein weiteres Problem in Hinblick auf die Hinweis- und Mitwirkungspflicht des Arbeitgebers ist der Fall von langzeiterkrankten Mitarbeitern:
Es stellt sich die Frage, ob bzw. wann auch diese über den ihnen jeweils zustehenden Urlaub zu unterrichten sind. Denn für durchgehend arbeitsunfähig erkrankte Arbeitnehmer gelten andere Regeln hinsichtlich des Urlaubsverfalls. Da sie während ihrer Krankheit ihren Urlaub nicht in Anspruch nehmen können, wird ihnen eine längere Zeit gewährt, um den Urlaub „nachzuholen“. Um gleichzeitig zu verhindern, dass aufgrund von Krankheit jahrelang Urlaub angesammelt wird, entschied das Bundesarbeitsgericht, dass Urlaub von Langzeiterkrankten 15 Monate nach Ablauf des jeweiligen Urlaubsjahres verfällt (BAG, Urteil vom 7. August 2012 – 9 AZR 353/10).
Das Landesarbeitsgericht Hamm (Urteil vom 24. Juli 2019 – 5 Sa 676/19) war überzeugend der Ansicht, dass die geforderte Belehrung durch die Arbeitgeber nur sinnvoll sei, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage sei, der Aufforderung nachzukommen und den Urlaub in Anspruch zu nehmen. Dies sei bei durchgehend arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmern nicht der Fall. Folglich müssten langzeiterkrankte Arbeitnehmer auch nicht über den ihnen individuell noch zustehenden Urlaub informiert werden.
Gegen diese Entscheidung wurde Revision (Az. 9 AZR 401/19) eingelegt. Daher musste sich das Bundesarbeitsgericht mit dieser Frage beschäftigen. Das Gericht setzte dieses sowie ein Parallelverfahren (Az. 9 AZR 245/19) im Juli 2020 jedoch aus und legte beide dem EuGH vor. Ob dieser eine Pflicht zur Unterrichtung von Langzeiterkrankten als Voraussetzung für den Verfall des Urlaubsanspruches annehmen wird, ist ungewiss und bleibt abzuwarten. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie gerne unserem Blog.
To-do für Arbeitgeber
Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies konkret jetzt am Jahresende, dass Sie noch einmal prüfen sollten, ob Sie Ihrer Hinweis- und Mitwirkungspflicht bereits nachgekommen sind. Falls nicht, sollten Sie Ihre Belegschaft im Sinne der Rechtsprechung des BAG unterrichten und auffordern, (Rest-)Urlaub zu nehmen. Vorsorglich sollten auch langzeiterkrankte Mitarbeiter angeschrieben werden. Eine solche Information kann über E-Mail oder sonstige im Betrieb zur Information verwendete Kommunikationswege erfolgen. Grundsätzlich muss allerdings im Streitfall nachweisbar sein, dass die Information den Arbeitnehmer tatsächlich erreicht hat. Generell empfehlen wir, dies möglichst noch bis zum 31. Oktober zu erledigen, damit den Arbeitnehmern bis zum Jahresende hinreichend Gelegenheit bleibt, ihren Urlaub zu nehmen. Freilich muss dies in Ihren unternehmensinternen betrieblichen Abläufen auch umsetzbar sein. Für das Jahr 2021 und die Folgejahre sollte dann optimalerweise jedem Mitarbeiter bereits zu Beginn des Kalenderjahres in Textform mitgeteilt werden, wie viel Urlaub ihm im Kalenderjahr zusteht.
Eine solche Aufforderung könnte beispielsweise so formuliert werden:
Lieber Herr / Liebe Frau […],
mit dem Ablauf des dritten Quartals 2020 möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie bitte rechtzeitig Ihren noch für das Jahr 2020 verbleibenden Urlaub in Höhe von [•] Tagen planen und entsprechend der bei uns geltenden Regel anmelden. Bitte beachten Sie, dass der Urlaub nach den gesetzlichen Vorgaben verfällt, wenn er nicht im laufenden Kalenderjahr, d. h. in 2020, genommen wird. Eine Übertragung in das Jahr 2021 erfolgt nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Auch im Fall der Übertragung in das Jahr 2021 muss der Urlaub spätestens bis zum 31. März 2021 genommen werden. Andernfalls verfällt der Urlaub ersatzlos. Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Urlaubsplanung und -beantragung.“
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