Bürokratieentlastung vs. Nachweispflichten des Arbeitgebers: Das Spannungsverhältnis in der Praxis
Es gehört zum „kleinen 1×1“ im Arbeitsrecht, dass der Abschluss von Arbeitsverträgen formlos möglich ist. Daran hat sich auch durch die Reform des Nachweisgesetzes im Jahr 2022 nichts geändert. Allerdings oblag dem Arbeitgeber* nach § 2 NachwG a.F. (gültig bis zum 31. Dezember 2024) die Pflicht zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen. Von der in Art. 3 S. 2 der europäischen Arbeitsbedingungenrichtlinie (RL (EU) 2019/1152 – ArbB-RL) vorgesehenen Formerleichterung (Möglichkeit der elektronischen Form) hatte der deutsche Gesetzgeber zunächst keinen Gebrauch gemacht.
Mit dem Inkrafttreten des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) am 1. Januar 2025 hat sich dies nun geändert. Ziel der Gesetzesänderung ist es, den Arbeitgeber durch eine „Entbürokratisierung“ bei den Dokumentations- und Nachweispflichten zu entlasten und zugleich den digitalen Wandel in privatrechtlichen Beziehungen voranzutreiben.
In diesem Beitrag beleuchten wir die wesentlichen gesetzlichen Änderungen, deren (weitreichende) Auswirkungen auf die arbeitsrechtliche Praxis.
Änderung des Nachweisgesetzes
Seit dem 1. August 2022 musste der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses – im Rahmen des Arbeitsvertrags oder gesondert – innerhalb einer kurzen Frist (wesentliche Vertragsbedingungen bereits am ersten Tag der Arbeitsleistung) schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen, § 2 Abs. 1 NachwG a.F (bei Altverträgen musste der Nachweis nur auf Verlangen des Arbeitnehmers erfolgen, § 5 NachwG). Die elektronische Form war hierbei ausdrücklich ausgeschlossen. Kamen die Arbeitgeber dieser strengen Schriftform nicht oder nicht ausreichend nach, stellte dies eine Ordnungswidrigkeit dar und es drohten Bußgelder in Höhe von bis zu EUR 2.000 (§ 4 NachwG a.F.) sowie mögliche Schadensersatzansprüche der Arbeitnehmer.
Durch Art. 50 BEG IV haben sich die Formanforderungen des § 2 NachwG beachtlich verändert. Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n.F. (gültig ab dem 1. Januar 2025) können die wesentlichen Vertragsbedingungen nun auch in Textform im Sinne des § 126b BGB (lesbare Erklärung mit Angabe der Person des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger; hierunter fallen insbesondere auch E-Mails)abgefasst und elektronisch an den Arbeitnehmer übermittelt werden, sofern bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden: Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich, speicher- und ausdruckbar sein. Zudem ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer mit der Übermittlung aufzufordern, einen Empfangsnachweis zu erbringen.
Gleiches gilt nach § 3 Abs. 1 S. 2 NachwG n.F. für Änderungen der wesentlichen Vertragsbedingungen. Demnach ist der Nachweis einer Vertragsänderung ebenfalls in Textform und durch elektronische Übermittlung zulässig.
Arbeitnehmer kann Einhaltung der Schriftform verlangen
Trotz der Lockerung der Formvorschriften in § 2 NachwG können Arbeitnehmer jedoch verlangen, dass ihnen die wesentlichen Vertragsbedingungen unverzüglich, d.h. ohne schuldhaftes Zögern, nach wie vor in Schriftform zur Verfügung gestellt werden (§ 2 Abs. 1 S. 3 NachwG n.F.). Das Verlangen selbst ist dabei weder an Fristen noch an eine bestimmte Form gebunden und kann daher jederzeit ohne nähere Begründung geäußert werden. Kommt der Arbeitgeber diesem Verlangen nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder sogar gar nicht nach, so begeht er eine Ordnungswidrigkeit und riskiert damit eine Geldbuße in Höhe von bis zu EUR 2.000 (§ 4 NachwG n.F.).
Praxishinweis: Der Arbeitsvertrag konnte auch bisher schon auf elektronischem Wege abgeschlossen werden. Die Formerleichterung betrifft lediglich die Niederschrift der wesentlichen Vertragsbedingungen bzw. deren Änderung. Es ist zu erwarten, dass Arbeitnehmer die Erleichterung aufgrund des einfacheren Zugriffs und der beschleunigten Prozesse in der Regel begrüßen und daher eher selten die Ausführung in Schriftform verlangen werden. Gleichzeitig ist eine echte „Lockerung“ der Formvorschriften nur möglich, wenn die Arbeitnehmer mitwirken.
Welche Ausnahmen sind zu beachten?
Die neuen Formerleichterungen greifen jedoch nicht uneingeschränkt. Es gibt einige Ausnahmen, für die weiterhin das strenge Schriftformerfordernis gilt:
1. Branchen mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit
Für Arbeitnehmer, die in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig tätig sind, der besonders von Schwarzarbeit betroffen ist, gelten die Formerleichterungen nicht (§ 2 Abs. 1 S. 6 NachwG n.F.). Zu diesen Bereichen zählen beispielsweise das Bau-, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe (§ 2a Abs. 1 SchwarzArbG). In diesen Branchen besteht aus Sicht des Gesetzgebers ein höheres Risiko für prekäre Beschäftigung. Zudem werden in diese Branchen häufiger Arbeitnehmer aus dem Ausland eingesetzt, die die wesentlichen Vertragsbedingungen aufgrund sprachlicher Barrieren –so die Annahme – nicht immer vollständig verstehen und nachvollziehen können.
Der Arbeitgeber wird in diesen Bereichen daher nicht so schnell Formerleichterungen erwarten können. Dies scheint zunächst zwar plausibel, schließt aber gleichzeitig gesamtwirtschaftlich bedeutende Branchen von einer spürbaren Entbürokratisierung aus. Es stellt sich jedenfalls aus unserer Sicht durchaus die Frage, ob die verpflichtende Schriftform in diesen Branchen tatsächlich für die Gewährleistung des Schutzes der Arbeitnehmer erforderlich ist. Gerade angesichts möglicher Sprachbarrieren erscheint die Textform als eine zeitgemäßere und effizientere Alternative. Sie ermöglicht einen schnelleren und einfacheren Austausch sowie die unmittelbare Weiterleitung und Weiterverarbeitung von Informationen über E-Mail o.ä.
Praxishinweis: Wirksamkeitsvoraussetzung für den Abschluss eines Arbeitsvertrags ist die Schriftform allerdings auch hier nicht. Bei Nichtbeachtung der Formvorschriften drohen jedoch Bußgelder.
2. Praktikantenverträge
Auch Praktikantenverträge, die nicht dem Mindestlohn unterliegen, sind von den neuen Formerleichterungen ausgenommen (§ 2 Abs. 1a NachwG n.F.). Es besteht weiterhin die Verpflichtung, die wesentlichen Vertragsbedingungen sowie deren Änderungen in Schriftform festzuhalten. Auch hier wirkt sich die Nichteinhaltung der Formvorgaben nach § 2 Abs. 1a NachwG nicht auf die Wirksamkeit des Vertragsverhältnisses aus. Der Arbeitgeber muss auch bei Nichtbeachtung nicht mit einem Bußgeld rechnen, da § 2 Abs. 1a NachwG nicht im Bußgeldkatalog des § 4 NachwG genannt wird.
3. Nachvertragliches Wettbewerbsverbot
In Bezug auf das nachvertragliche Wettbewerbsverbot ist auch in formaler Hinsicht besondere Sorgfalt geboten. Gemäß § 74 HGB unterliegt das nachvertragliche Wettbewerbsverbot weiterhin der Schriftform sowie der Pflicht zur Aushändigung der Originalurkunde an den Arbeitnehmer. Anders als im Nachweisgesetz führt die Missachtung der Schriftform hier zur Nichtigkeit des Wettbewerbsverbots. Die Pflicht zur Aushändigung der Originalurkunde stellt einerseits lediglich eine nicht zur Nichtigkeit führende Dokumentationsregelung dar; gleichzeitig führt die fehlende Aushändigung des (ordnungsgemäß) unterzeichneten Vertrags an den Arbeitnehmer zu der Unverbindlichkeit des Verbots für den Arbeitnehmer. Dies bedeutet, dass ein Wahlrecht des Arbeitnehmers besteht, ob er sich an das Wettbewerbsverbot hält und die Karenzentschädigung einfordert oder er eine Konkurrenztätigkeit aufnimmt.
4. Befristungsvereinbarungen
Auch für befristete Arbeitsverhältnisse stellt das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG weiterhin eine Wirksamkeitsvoraussetzung dar. Eine Missachtung der Schriftform führt hier dazu, dass ein befristeter Arbeitsvertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen gilt (vgl. § 16 TzBfG).
Achtung: Eine ausgesprochen wichtige Ausnahme von der Ausnahme gilt jedoch für die sog. Altersbefristung. Eine Altersbefristung ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber, wonach das Arbeitsverhältnis automatisch mit Erreichen eines bestimmten Lebensalters des Arbeitnehmers (häufig die Regelaltersgrenze für den Bezug einer gesetzlichen Altersrente) endet. Für eine wirksame Altersbefristung reicht künftig gemäß § 41 Abs. 2 SGB VI n.F. ebenfalls die Textform aus.
Die Regelung anderer auflösender Bedingungen, wie beispielsweise die Vereinbarung der Altersteilzeit oder der Bezug von Erwerbsminderungsrente vor dem Regelrenteneintritt bedürfen hingegen der Schriftform (§ 21 TzBfG i.V.m. § 14 Abs. 4 TzBfG). Das Schriftformerfordernis gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG verlangt nicht nur, dass schriftlich festgehalten wird, dass der Arbeitsvertrag unter einer auflösenden Bedingung steht, sondern auch, dass die auflösende Bedingung selbst dem Schriftformerfordernis genügt. § 41 Abs. 2 SGB VI n.F. findet nur auf die Altersbefristung Anwendung.
Praxishinweis: Wird in einem Vertrag, der zwar den Anforderungen an die Textform, nicht aber denen der Schriftform genügt, neben einer (form)wirksamen Altersbefristung eine weitere auflösende Bedingung vereinbart, führt dies nicht automatisch zur Unwirksamkeit der gesamten Vereinbarung. Vielmehr ist zu prüfen, ob es sich um eigenständige Regelungen handelt, die getrennt voneinander betrachtet werden können (Stichwort „blue pencil test“). Ist dies der Fall, richtet sich die Wirksamkeit der Befristungen bzw. auflösenden Bedingungen unseres Erachtens jeweils nach den für sie geltenden Formvorschriften. Rechtsprechung hierzu gibt es aber noch nicht.
5. Beendigung von Arbeitsverhältnissen
Für Kündigungen und Aufhebungsverträge ändert sich nichts – es bleibt beim Schriftformerfordernis des § 623 BGB. Die Neuerungen des BEG IV haben hierauf keinen Einfluss. Arbeitgeber sollten daher besonders auf die Einhaltung der Schriftform achten, um rechtliche Probleme bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen zu vermeiden.
Die Erforderlichkeit des Empfangsbekenntnisses
Voraussetzung für alle neuen Formerleichterungen ist, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Dokuments auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Die Übermittlung und die Aufforderung sollten miteinander verbunden sein und im Rahmen einer Nachricht erfolgen. Für das Empfangsbekenntnis gibt es keine gesetzlichen Formvorschriften. Ausreichend für die Empfangsbestätigung kann daher bereits die Antwort des Arbeitnehmers auf die (elektronische) Übermittlung per E-Mail sein.
Nach dem Wortlaut von § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n.F. kommt es maßgeblich auf die Aufforderung des Arbeitgebers zur Erteilung eines Empfangsnachweises an. Die tatsächliche Abgabe des Empfangsnachweises wird gerade nicht als Voraussetzung genannt. Im Gegensatz dazu verlangt Art. 3 S. 2 der EU-Richtlinie (ArbB-RL), dass der Arbeitgeber bei elektronischer Übermittlung einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis „erhält“. Diese Abweichung ist problematisch, da die EU-Richtlinie grundsätzlich Mindestvorgaben festlegt, die vom nationalen Gesetzgeber nicht unterschritten werden dürfen. In der juristischen Fachliteratur wird daher vertreten, § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG unionsrechtskonform auszulegen und den Erhalt des Empfangsnachweises als Voraussetzung in § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG hineinzulesen. Höchstrichterliche Rechtsprechung gibt es hierzu bislang noch nicht. Wir empfehlen Arbeitgebern daher, auch den Erhalt des Empfangsnachweises sicherzustellen. Dieser kann in Papierform oder elektronisch, z.B. per Sprachnachricht oder E-Mail, erfolgen. Es reicht theoretisch auch aus, dass der Arbeitgeber den Erhalt eines per E-Mail versendeten Nachweises durch eine automatische Lesebestätigung sicherstellt. Die funktioniert allerdings nur mit Mitwirkung des Arbeitnehmers. Eine Pflicht zur Abgabe der Lesebestätigung dürfte ohne Bezug zur arbeitsvertraglich geschuldeten Tätigkeit wohl nicht bestehen. Bei wichtigen Dokumenten sollte die Empfangsbestätigung daher auf dem „klassischen“ Weg eingeholt werden.
Praxishinweis: Einen separaten Empfangsnachweis verlangt der Wortlaut des § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n.F. nicht. Es lässt sich daher gut vertreten, dass die Vertragsunterschrift des Arbeitnehmers gleichzeitig als Empfangsbekenntnis dient.
Zu beachten sind jedoch auch hier die bereits dargestellten Ausnahmen. Sofern der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen ohnehin in Schriftform erfolgt, empfiehlt sich aus Gründen der Beweissicherung auch ein schriftliches Empfangsbekenntnis.
Arbeitszeugnisse – künftig in elektronischer Form möglich
Neben dem Nachweisgesetz hat das Bürokratieentlastungsgesetz auch zu einer Änderung der Gewerbeordnung geführt. Die Ausstellung von Arbeitszeugnissen kann zukünftig auch in elektronischer Form (§ 126a BGB) erfolgen. Voraussetzung ist, dass das Zeugnis mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird und der Arbeitnehmer hierin einwilligt (§ 109 Abs. 3 GewO n.F.).
Für die Einholung der Zustimmung des Arbeitnehmers existieren keine spezifischen Formvorschriften. Aufgrund potenzieller Schwierigkeiten bei der Nachweiserbringung wird jedoch von einer mündlichen Zustimmung abgeraten. Grundsätzlich besteht auch die Möglichkeit, die Einwilligung durch eine entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag einzuholen. In diesem Zusammenhang ist jedoch im Einzelfall zu prüfen, ob die vorformulierten Vertragsbedingungen einer AGB-Prüfung standhalten.
Achtung: In arbeitsrechtlichen Streitigkeiten, in denen Zeugnisse häufig rückwirkend korrigiert oder ausgestellt werden, kann die Verwendung der elektronischen Signatur problematisch sein. Laut der Gesetzesbegründung soll sie in solchen Fällen sogar ausgeschlossen sein. Denn die elektronische Signatur gibt den tatsächlichen Ausstellungszeitpunkt an, der im Falle der Rückdatierung mit dem gewollten Ausstellungszeitpunkt auseinanderfällt. Dies würde ungünstige Rückschlüsse zulasten des Arbeitnehmers zulassen. Ein potenzieller neuer Arbeitgeber könnte aus der Diskrepanz zwischen Ausstellungs- und Unterzeichnungsdatum schließen, dass es keine einvernehmliche Trennung mit dem vorherigen Arbeitgeber gab, was sich möglicherweise nachteilig auf die Einstellungschancen des Arbeitnehmers auswirkt. Hier ist der Rückgriff auf die klassische Schriftform erforderlich, um die Interessen des Arbeitnehmers ausreichend zu wahren.
Praxishinweis: Die vorliegende Neuregelung trägt den praktischen Bedürfnissen im Arbeitsrecht Rechnung und führt zu einer theoretischen Vereinfachung der Zeugniserteilung. Allerdings ist der Anwendungsbereich durch das Erfordernis der qualifizierten elektronischen Signatur erheblich eingeschränkt. Die Übermittlung einer einfachen, nicht digital signierten elektronischen Textdatei durch den Arbeitgeber ist nicht ausreichend. Ebenso wenig genügt das bloße Einscannen eines unterschriebenen Zeugnisses und dessen Übermittlung per E-Mail. Es bleibt daher abzuwarten, ob sich die elektronische Zeugniserteilung in der Praxis wirklich durchsetzen wird.
BEG IV: Fortschritt und Herausforderungen für die moderne Arbeitswelt
Das BEG IV stellt sicherlich einen signifikanten Fortschritt für eine moderne und digitale Arbeitswelt dar. Abzuwarten bleibt, ob der zu erwartende Koalitionsvertrag zwischen CDU und SPD hier noch weitere Verbesserungen im Hinblick auf ein moderneres Arbeitsrecht bringen wird.
Für eine erfolgreiche (rechtssichere) Umsetzung der Neuerungen ist es in jedem Fall entscheidend, dass Unternehmen die zahlreichen Ausnahmen zu den Formerleichterungen im Auge behalten. Nur so können die Vorteile der Reform vollständig und rechtssicher genutzt werden. Gleichzeitig bietet das BEG IV einen Anlass, sich (wieder einmal) mit den üblichen arbeitsrechtlichen Mustern und den Prozessen insoweit zu beschäftigen.
* Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.
