Teilnahme am notariellen On­line-Ver­fah­ren – das ist erforderlich

Am 1. August fiel der Startschuss für das notarielle Online-Verfahren. Ab sofort ist es möglich, die Beurkundung von Bargründungen bei GmbHs und UGs online vorzunehmen und Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister im Wege der Online-Beglaubigung durchzuführen. Ab dem 1. August 2023 wird der Umfang der Online-Beurkundungen dann auf bestimmte Sachgründungen und einstimmige Beschlüsse über Satzungsänderungen und auch Kapitalmaßnahmen bei der GmbH erweitert.

Grds. sind die technischen und organisatorischen Anforderungen an die Teilnahme relativ gering; der Registrierungsprozess ist jedoch nicht unbedingt intuitiv und selbsterklärend. Es bleibt daher abzuwarten, ob sich das Online-Verfahren schnell durchsetzen wird, auch wenn es bspw. bei Handelsregisteranmeldungen eine deutliche Zeitersparnis mit sich bringen kann.

Registrierung auf der Internetplattform der Bundesnotarkammer

Die Teilnehmer* einer Online-Beurkundung müssen sich über die Notar-App (für iOS und Android verfügbar) oder eine spezielle Internetplattform der Bundesnotarkammer für das notarielle Online-Verfahren registrieren.

Die Registrierung kann von dem Teilnehmer selbst angestoßen werden oder auch über einen Einladungslink des Notars initiiert werden. Der Benutzer wird bei der Registrierung durch einen Abfragedialog geführt. Aufgrund der Komplexität der Materie ist der Prozess nicht unbedingt selbsterklärend, auch wenn sich die Notarkammer erkennbar um ein niederschwelliges Angebot bemüht hat.

Im Zuge der Registrierung wird für den Teilnehmer ein Profil angelegt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur verbunden, die dann im Rahmen der Online-Beurkundung zum Einsatz kommen kann. Etwas verwirrend ist, dass die App auch bei der Erstanmeldung darauf ausgerichtet ist, eine konkrete Online-Beurkundung einschließlich der Auswahl des Notars vorzubereiten. Tatsächlich kann aber das einmal angelegte Profil auch für weitere „Vorgänge“ verwendet werden, sodass der Aufwand für die Teilnahme dann geringer wird.

Personen, die in der Beurkundung keine rechtsverbindlichen Erklärungen abgeben, wie bspw. beratende Rechtsanwälte, können sich als Gäste registrieren.

Erforderliche technische Ausstattung

Für die Teilnahme an einem Online-Verfahren ist folgende technische Ausstattung erforderlich:

• Computer oder Laptop;
• Webcam (Auflösung mindestens 480p – wird von jeder gängigen Webcam erreicht);
• Ton/Mikrofon (Standard-Hardware);
• Internetverbindung (mindestens 6 Mbit/s);
• Smartphone mit Mobilfunkempfang, NFC-Schnittstelle und Notar-App.

Da die Teilnahme an der Videokonferenz gegenwärtig nur mit dem Firefox-Browser zuverlässig funktioniert, ist es erforderlich, dass auf dem Laptop bzw. Desktop-Computer, der für die Durchführung der Videokonferenz verwendet werden soll, Firefox installiert ist. Die Teilnahme an der Videokonferenz mit einem Tablet ist nicht möglich, selbst wenn auf dem Tablet Firefox verwendet wird.

Ferner wird ein Smartphone benötigt, um die eID und das elektronisch gespeicherte Lichtbild auszulesen (siehe dazu unten). NFC-Schnittstellen sind in den meisten Smartphones seit 2015 standardmäßig verbaut. Eine Liste geeigneter Smartphones ist online verfügbar.

Jeder Teilnehmer muss zudem auf seinem Smartphone die von der Bundesnotarkammer entwickelte Notar-App installieren, die im Google Play Store und im Apple App Store kostenlos heruntergeladen werden kann.

Erforderliche Ausweisdokumente

§ 16c BeurkG n.F. schreibt für die Identifizierung der Teilnehmer die Authentifizierung auf Basis zweier Faktoren vor:

• Jeder Beteiligte muss sich über einen elektronischen Identitätsnachweis (eID) ausweisen.
• Ferner muss ein elektronisches Lichtbild aus einem Ausweisdokument übermittelt werden, das der Notar mit dem Erscheinungsbild der Beteiligten vergleicht.

Für den ersten Schritt der Identifizierung, das Auslesen der eID, können folgende Ausweisdokumente genutzt werden:

• ein deutscher Personalausweis mit aktivierter Online-Funktion (für Ausweise, die ab Juli 2017 ausgegeben worden sind, ist dies der Standard)
• ein elektronischer Aufenthaltstitel oder eine Unionsbürgerkarte mit aktivierter Online-Funktion
• anerkannte Ausweisdokumente anderer EU- oder EWR-Staaten mit eID auf dem Sicherheitsniveau „hoch“ (dies trifft gegenwärtig auf bestimmte Ausweisdokumente aus Belgien, Estland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Niederlande, Portugal, Slowakei, Spanien und Tschechien zu); eine aktuelle Aufstellung ist online abrufbar

Elektronische Identifizierungsmittel von Drittstaaten und Ausweisdokumente von EU- oder EWR-Staaten, die noch nicht als gleichwertig anerkannt wurden oder nicht das Sicherheitsniveau „hoch“ erfüllen, können nicht verwendet werden. Die Notar-App sowie die von der Bundesnotarkammer betriebene Internetplattform ermöglichen es, die Geeignetheit der Ausweisdokumente vorab zu testen.

Für die Identifizierung ist die PIN des Ausweisdokuments erforderlich, die dem Inhaber im Rahmen der Ausstellung des Ausweisdokuments übermittelt wurde. Sollte diese PIN nicht mehr bekannt sein, kann sie erneut angefordert werden. In Deutschland ist dies über das Rücksetzverfahren möglich.

Auslesen des Lichtbilds kann weiteres Ausweisdokument erfordern

Für den zweiten Schritt der Identifizierung ist ein Ausweis erforderlich, der das Auslesen des elektronisch gespeicherten Lichtbilds ermöglicht. Da dies nicht bei allen eIDs gegeben ist, kann ein weiteres Ausweisdokument erforderlich sein, welches das Auslesen des Bilds zulässt.

Die Identifizierung mit einem Lichtbild ist jedoch nur dann vorgeschrieben, wenn der Teilnehmer dem Notar nicht persönlich bekannt ist, da andernfalls – wie bei einer Präsenzbeurkundung – auf die Identifikation anhand des Lichtbilds verzichtet werden kann. Die eID ist allerdings in allen Fällen erforderlich.

Für den Auslesevorgang kommen u.a. folgende Ausweis- und Passdokumente in Betracht:

• deutscher Personalausweis mit Ausstellungsdatum ab 2. August 2021
• deutscher Reisepass
• elektronischer Aufenthaltstitel (unabhängig vom Ausstellungsdatum)
• Reisepass aus einem anderen der 30 EWR-Staaten (EU-Mitgliedstaaten zzgl. Island, Liechtenstein und Norwegen) sowie Ausweis- und Reisepassdokumente aus zahlreichen Drittstaaten, die einer automatisierten Echtheits-, Gültigkeits- und Sicherheitsüberprüfung durch die Bundesnotarkammer zugänglich sind

Zur Eignung von Reisepässen aus EWR-Staaten und Drittländern soll künftig über die technische Support-Hotline der Bundesnotarkammer Auskunft erteilt werden, ob das konkrete Ausweisdokument für den zweiten Identifikationsschritt verwendet werden kann.

In unserem CMS-Blog informieren wir Sie fortlaufend mit aktuellen Beiträgen über elektronische Signaturen und die Nutzung von Online-Verfahrenim Gesellschaftsrecht.

*Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.