Die Digitalisierung im Gesellschaftsrecht geht in die nächste Runde
Die EU treibt die Digitalisierung im Gesellschaftsrecht weiter voran. Nach Inkrafttreten der ersten Digitalisierungsrichtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1151) im Juli 2019 mit entsprechender Umsetzung in Deutschland durch das DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) zum 1. August 2022, wodurch erstmals Online-Gründungen von Kapitalgesellschaften ermöglicht wurden, trat zum 30. Januar 2025 die zweite Digitalisierungsrichtlinie (Richtlinie (EU) 2025/25) in Kraft. Hiernach sollen die Mitgliedstaaten im Wesentlichen spätestens bis zum 31. Juli 2027 die erforderlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften erlassen und veröffentlichen, um dieser Richtlinie nachzukommen. Ihre Anwendung soll ab dem 31. Juli 2028 erfolgen.
Nach dem Motto „Europe fit for the digital age“ ist Ziel der Richtlinie, durch die Nutzung digitaler Werkzeuge und Verfahren im EU-Gesellschaftsrecht, die Geschäftsaktivitäten grenzüberschreitend tätiger Unternehmen durch Bürokratieabbau zu erleichtern und den EU-weiten transparenten Zugang zu zuverlässigen Unternehmensinformationen weiter zu verbessern und zu harmonisieren.
Um dieses Ziel zu erreichen, enthält die Digitalisierungsrichtlinie II die nachfolgenden Kernelemente:
- Verlässliche Unternehmensinformationen und europaweite Unternehmensregister – Erweiterung der Registerinhalte zu Personengesellschaften und Konzernen sowie Verknüpfung verschiedener Register durch einheitlichen Zugriff auf die Verbundsysteme BRIS, BORIS und IRI;
- Abbau von Formalitäten und Einführung des sog. „once-only“-Principle – Reduzierung von Legislations- und Übersetzungserfordernissen durch Anwendung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung von Unternehmensinformationen in nationalen bzw. EU-weiten Unternehmensregistern;
- Einführung einer digitalen EU-Vollmacht – Ermächtigung zur Vertretung von Unternehmen in anderen Mitgliedsstaaten mittels mehrsprachiger Standardvorlagen; und
- Einführung einer EU-Gesellschaftsbescheinigung (EU Company Certificate – EUCC) – Zurverfügungstellung wesentlicher Unternehmensinformationen auf einen Blick.
Die Auswirkungen der geplanten Maßnahmen sind nicht zu unterschätzen. Die Regelungen werden rund 16 Millionen Kapitalgesellschaften und 2 Millionen Personengesellschaften in der EU betreffen. Die Verwaltungskosten, die durch die Umsetzung der neuen Richtlinie eingespart werden sollen, werden auf etwa EUR 437 Millionen jährlich geschätzt.
Erreicht werden soll das im Detail durch die nachfolgenden Maßnahmen.
Verlässliche und transparente Unternehmensinformationen nun auch für Personengesellschaften und Konzerne
Als ein großes Ziel verfolgt die Digitalisierungsrichtlinie II die Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Unternehmensdaten. Für einen funktionierenden Binnenmarkt ist es unerlässlich, dass zentrale Informationen über die am Markt agierenden Unternehmen öffentlich, idealerweise EU-weit, abrufbar sind und der Vertragspartner sich auf diese Informationen verlassen kann.
Nachholbedarf besteht an dieser Stelle im Hinblick auf die Publizität von zentralen Informationen über Personengesellschaften und Konzerne. Bisher war gerade die Registerpublizität für Personengesellschaften nur eine freiwillige Option für die EU-Mitgliedstaaten auf nicht harmonisierter Basis. Durch die Digitalisierungsrichtlinie II sollen insbesondere Informationen zu Firma, Rechtsform, Geschäftsadresse, Einlagen der Gesellschafter, Vertretungsbefugnis und persönlicher Haftung der Gesellschafter von Personengesellschaften standardisiert erfasst werden. Hinsichtlich Konzernen sollen Schlüsselinformationen wie Name, Rechtsform, Eintragungsstaat sowie ggf. Sitz, Register und Registernummer über das BRIS hinterlegt werden.
Der damit verbundene Aufwand für in Deutschland ansässige Personengesellschaften dürfte allerdings gering sein. Nach Anhang IIB der Digitalisierungsrichtlinie II sind in Deutschland die oHG und die KG von der Richtlinie betroffen. Für beide Gesellschaftsformen bestehen national bereits jetzt zahlreiche Meldepflichten zum Handelsregister. Auch für Konzerne sollte sich der Aufwand in Grenzen halten, da sich die offenzulegenden Informationen aus den bereits beim Handels- und Unternehmensregister einzureichenden Unterlagen ergeben sollten.
Allerdings besteht auch im Hinblick auf die Qualität und Prüfung der eingereichten Informationen und Dokumente zum Teil Nachholbedarf. Denn nicht alle Handelsregister der Mitgliedstaaten enthalten in dem Umfang und der rechtlichen Wirkung ausreichend harmonisierte Unternehmensinformationen, weshalb bislang auch nicht immer alle Dokumente aus anderen europäischen Handelsregistern gleichermaßen akzeptiert wurden. Durch die Digitalisierungsrichtlinie II sollen – unter Beachtung der mitgliedsstaatlichen Rechtstraditionen – gewisse „Mindeststandards“ festgesetzt werden. Hierunter fallen die administrative oder gerichtliche Kontrolle, die Rechtmäßigkeitsprüfung der Gründungsdokumentation und die Kontrolle der Gesellschaftsinformationen vor Eintragung in das Unternehmensregister. Neu ist dabei auch die Verpflichtung, die hinterlegten Informationen zu den einzelnen Gesellschaften und Konzernen rechtzeitig (innerhalb von maximal 15 Arbeitstagen) zu aktualisieren.
Insgesamt sind die Maßnahmen positiv zu bewerten, da hierdurch die Verfügbarkeit, Aktualität und Zuverlässigkeit der Gesellschaftsinformationen europaweit verbessert und harmonisiert werden.
Verbindung von BRIS, BORIS und IRI
Sämtliche Unternehmensinformationen mit nur wenigen Klicks abrufbar? Auch dieses Ziel nimmt die EU mit der Digitalisierungsrichtlinie II in Angriff. So sollen die bereits bestehenden Registersysteme auf Unionsebene miteinander verbunden werden. Konkret geht es dabei um das System zur Verknüpfung von Unternehmensregistern (EU Business Registers Interconnection System – BRIS), das Register der wirtschaftlichen Eigentümer (EU Beneficial Ownership Registers Interconnection System – BORIS) und das Insolvenzregister (EU Insolvency Registers Interconnection System- IRI).
Die Verbindung der drei Systeme ermöglicht es Nutzern, gleichzeitig auf Informationen aus allen drei Registern zuzugreifen. Die Zuordnung von Informationen zu einer Gesellschaft soll dabei über die bereits eingeführte europäische Kennung „EUID“ erfolgen. In Verbindung mit der Ausweitung der zu hinterlegenden Unternehmensinformationen stellen diese Änderungen einen großen Schritt in Richtung eines einheitlichen „EU-Registers“ dar.
Abbau bürokratischer Hürden und „once-only“-Principle – Erleichterungen bei Gründungen in anderen Mitgliedstaaten
Neben der Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Unternehmensdaten ist der Abbau von Bürokratie das zweite große Ziel, das mit der Digitalisierungsrichtlinie II verfolgt wird.
Bisher sind bei der Anmeldung einer Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung in einem anderen Mitgliedstaat sämtliche Dokumente der anmeldenden Gesellschaft, meist inklusive Legalisation (z.B. Apostille) und Übersetzung, erneut einzureichen. Damit soll nun, zumindest teilweise, Schluss sein. Nach der Digitalisierungsrichtlinie II sollen die Mitgliedstaaten dafür Sorge tragen, dass beglaubigte Auszüge vernetzter Register grundsätzlich ohne weitere Legalisation oder (beglaubigte) Übersetzung in anderen Mitgliedstaaten verwendet werden können, sofern bestimmte Mindestanforderungen erfüllt sind. Denn zukünftig darf das Register im Zielstaat keine Angaben oder Dokumente vom Unternehmen fordern, die es selbst über das Register des Heimatstaates, in dem das Unternehmen eingetragen ist, oder über das BRIS elektronisch abrufen kann.
Mit dem „once-only“-Principle sieht die Digitalisierungsrichtlinie II vor, dass Unternehmen zukünftig dieselben Informationen nicht mehr als einmal vorlegen müssen. Das bedeutet erhebliche administrative Erleichterungen gerade für Unternehmen, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat eine Tochtergesellschaft oder eine Zweigniederlassung errichten möchten.
Der Abbau der bürokratischen Hürden und das „once-only“-Principle würden damit nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch die Kosten grenzüberschreitend tätiger Unternehmen erheblich reduzieren.
Digitale EU-Vollmacht soll Vertretung von Unternehmen erleichtern
Zur Vereinfachung grenzüberschreitender Geschäftstätigkeiten soll zudem eine digitale EU-Vollmacht eingeführt werden, mit der eine Person zur Vertretung eines Unternehmens in einem anderen EU-Mitgliedstaat für bestimmte grenzüberschreitende Verfahren wie die Gesellschaftsgründung, Satzungsänderung, Eintragung von Zweigniederlassungen oder von Umwandlungen ermächtigt werden kann. Die EU-Kommission wird hierfür eine Mustervollmacht mit erforderlichen Mindestangaben (wie Angaben zur Person sowie Art und Umfang der Vertretungsmacht) auf dem EU-Justizportal veröffentlichen, die in allen offiziellen EU-Amtssprachen verfügbar sein wird.
Erteilung, Umfang und Widerruf der Vollmacht richten sich nach den nationalen Vorschriften. Um ein EU-weites Mindestniveau sicherzustellen, müssen die nationalen Regelungen mindestens die Überprüfung der Identität, der Rechts- und Geschäftsfähigkeit und der Vertretungsbefugnis des Vollmachtgebers vorsehen. Die Vollmacht kann im Handels- oder Unternehmensregister des zu vertretenden Unternehmens hinterlegt werden. Dies ist jedoch nicht zwingend.
Alles Wesentliche auf einen Blick – das EU Company Certificate
Mit dem Ziel vor Augen, Formalitäten abzubauen, sieht die Digitalisierungsrichtlinie II neben den oben genannten Maßnahmen auch die Implementierung einer harmonisierten EU-Gesellschaftsbescheinigung (EU Company Certificate – EUCC) vor. War bislang der Nachweis über die Existenz der Gesellschaft oder ihre Vertretungsregelung allein über einen nationalen Registerauszug des jeweiligen Mitgliedstaates oder über spezielle, teils kostspielige Bescheinigungen (z.B. ein certificate of good standing) möglich, so soll die neue Gesellschaftsbescheinigung auch in diesem Bereich zur Vereinheitlichung des Nachweises von Unternehmensinformationen im EU-Binnenmarkt beitragen.
Die EU-Gesellschaftsbescheinigung ähnelt dem aktuellen Ausdruck des deutschen Handelsregisters und soll alle wesentlichen Informationen über die Kapital- oder Personengesellschaft wie Existenz, Rechtsform, Sitz, Vertretung enthalten und teilweise kostenlos in allen EU-Amtssprachen sowie in Papierform und elektronisch (auch über das BRIS) verfügbar sein.
Die Ausstellung und Beglaubigung der EU-Gesellschaftsbescheinigung ist bei den Handels- und Unternehmensregistern der Mitgliedstaaten angesiedelt. Die EU-Kommission stellt ein Bescheinigungsmuster in allen Amtssprachen bereit, um die einheitliche Ausgestaltung zu gewährleisten. Von den Handels- und Unternehmensregistern wird allerdings nicht verlangt, die Bescheinigung auch in allen Amtssprachen auszustellen. Es kann davon ausgegangen werden, dass eine Ausstellung grundsätzlich nur in den jeweiligen nationalen Amtssprachen, teilweise zusätzlich in Englisch, erfolgen wird.
Die Einsatzmöglichkeiten der EU-Gesellschaftsbescheinigung sind vielfältig. Der große Vorteil: Sie muss von allen EU-Mitgliedstaaten als ausreichender Nachweis für die in ihr enthaltenen Unternehmensdaten anerkannt werden. Eine Zurückweisung ist nur im Einzelfall, etwa bei sachlichen Fehlern, zulässig. Für die Nachweiswirkung kommt es dabei auf den Ausstellungszeitpunkt an. Es kann davon ausgegangen werden, dass die nationale Umsetzung eine fortdauernde Nachweiswirkung, wie etwa für eine Dauer von 15 Tagen in Anlehnung an § 15 Abs. 2 S. 2 HGB, vorsehen wird.
Die EU-Gesellschaftsbescheinigung soll unter anderem im Rahmen von Verwaltungsverfahren gegenüber Behörden oder bei Gerichtsverfahren in anderen Mitgliedstaaten oder auch gegenüber EU-Einrichtungen und Registern eingesetzt werden.
Digitalisierungsrichtlinie II als wichtiger Schritt in die richtige Richtung
Die Digitalisierungsrichtlinie II zeigt deutlich, dass die digitale Transformation weiter voranschreitet. Die vorgenannten Maßnahmen sind ein entscheidender Beitrag für die weitere Digitalisierung im Gesellschaftsrecht. Auch sollen bürokratische Hürden und (Transaktions-)Kosten deutlich reduziert sowie Transparenz und Vertrauen hinsichtlich Unternehmensinformationen erheblich gestärkt werden.
Neben ihren unmittelbaren Auswirkungen im Gesellschaftsrecht setzt die Digitalisierungsrichtlinie II auch wesentliche Impulse für IT‑Architekturen der öffentlichen Hand: Gefragt sind skalierbare, sichere und rechtskonforme Infrastrukturen, die Registerdaten effizient verarbeiten und über standardisierte Schnittstellen verlässlich bereitstellen. Vor diesem Hintergrund rücken cloudbasierte Registeransätze in den Fokus. Sie adressieren insbesondere klare Zuständigkeiten, durchgängige Verschlüsselung sowie eine eindeutige Rollenverteilung zwischen Cloudanbieter, Registerstelle und Softwarepartner.
Auch wenn die Mitgliedstaaten für die Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie II noch einige Zeit haben, kann bereits heute festgehalten werden, dass die eingeschlagene Richtung der EU stimmt und ein weiterer Meilenstein in eine digitale Zukunft des Gesellschaftsrechts erfolgt ist.
