FG Münster zu Nach­weis­pflich­ten und Steu­er­frei­heit

Bei einem Reihengeschäft verkaufen mehrere Unternehmen dieselbe Ware nacheinander, während sie nur einmal direkt vom ersten Lieferanten zum letzten Abnehmer transportiert wird. Welche Lieferung dabei als steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gilt, hängt von der Zuordnung der Warenbewegung und deren Nachweis ab. Mit Urteil vom 25. Februar 2026 (5 K 2060/24 U) hat das Finanzgericht (FG) Münster die hohen Anforderungen an diese Nachweise bestätigt. Unklare Warenbewegungen, widersprüchliche Unterlagen und Dokumentationslücken können dazu führen, dass die Steuerbefreiung versagt wird. Unternehmen sollten deshalb die gesamte Lieferkette sorgfältig dokumentieren und sich nicht auf einen späteren Vertrauensschutz verlassen.

In dem vor dem FG Münster verhandelten Fall hatte die Klägerin eine Maschine an einen polnischen Abnehmer verkauft und sich zum Nachweis der Steuerfreiheit auf verschiedene Unterlagen gestützt. Hierzu gehörten insbesondere eine Gelangensbestätigung des angeblichen Erwerbers, Lieferscheine, CMR-Frachtbriefe sowie weitere Transportunterlagen. Zudem wurde die Lieferung in der Zusammenfassenden Meldung erklärt und der Erwerb nach Angaben der Klägerin vom polnischen Geschäftspartner umsatzsteuerlich erfasst.

Im Rahmen der Außenprüfung stellte die Finanzverwaltung die Aussagekraft der vorgelegten Nachweise jedoch in Frage. Die Gelangensbestätigung enthielt nach Ansicht des Finanzamts wesentliche Unvollständigkeiten, insbesondere hinsichtlich der konkreten Bezeichnung der Ware, des Bestimmungsorts und des Ausstellungsdatums. Darüber hinaus ergaben behördliche Ermittlungen in Polen, dass weitere Unternehmen in die Transport- und Lieferkette eingebunden waren und die tatsächliche Zuordnung der Warenbewegung mittels der vorgelegten Unterlagen nicht zweifelsfrei nachvollzogen werden konnte. Das Finanzgericht hatte zu würdigen, ob die Gesamtheit der vorgelegten Nachweise ein ausreichendes Maß an Gewissheit darüber vermittelte, dass die gelieferten Gegenstände tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt waren.

Reihengeschäft: Welche Lieferung ist die bewegte Lieferung?

Die Entscheidung fügt sich in die gefestigte Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesfinanzhofes (BFH) zur Bestimmung der sogenannten „bewegten Lieferung“ in Reihengeschäften ein. Gemeint ist diejenige Lieferung innerhalb der Lieferkette, der der tatsächliche Warentransport zugeordnet wird. Danach kann die grenzüberschreitende Warenbewegung stets nur einer Lieferung innerhalb der Lieferkette zugeordnet werden. Welche Lieferung dies ist, bestimmt sich anhand sämtlicher Umstände des Einzelfalls, insbesondere der vertraglichen Vereinbarungen und ihrer tatsächlichen Durchführung.

Gerade diese Einzelfallbetrachtung führt in der Praxis häufig zu Unsicherheiten. Die zutreffende Zuordnung der Warenbewegung entscheidet jedoch darüber, ob die Voraussetzungen einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung vorliegen.

FG Münster: Wer muss die Steuerfreiheit beim Reihengeschäft nachweisen?

Der eigentliche Schwerpunkt der Entscheidung liegt weniger bei den rechtlichen Voraussetzungen für die Steuerfreiheit, als vielmehr bei der Frage, wer die dafür maßgeblichen Tatsachen nachweisen muss.

Das FG Münster stellt klar: Wer sich als Unternehmer auf die Steuerbefreiung beruft, muss deren Voraussetzungen nachweisen. Bleiben entscheidende Tatsachen ungeklärt, geht dies zulasten des Unternehmers. Juristisch spricht man von der sogenannten Feststellungslast. Diese Grundregel findet ihren gesetzlichen Ausdruck in § 6a Abs. 3 UStG. Danach hat der Unternehmer nachzuweisen, dass die Voraussetzungen einer innergemeinschaftlichen Lieferung erfüllt sind.

Hierzu gehören insbesondere:

• der Belegnachweis über die Beförderung oder Versendung der Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet,
• die Führung des erforderlichen Buchnachweises sowie
• eine insgesamt schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation des Sachverhalts.

Zwar hat der BFH bereits mehrfach hervorgehoben, dass die Nachweisvorschriften der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) grundsätzlich Soll-Vorschriften darstellen und der Nachweis auch auf andere Weise erbracht werden kann. Gleichwohl müssen die Voraussetzungen der Steuerbefreiung eindeutig und leicht nachprüfbar nachvollzogen werden können.

Nachweispflichten beim Reihengeschäft: Warum Dokumente allein nicht immer genügen

Besonders praxisrelevant ist die Feststellung des Gerichts, dass das bloße Vorliegen einzelner Nachweisdokumente nicht zwangsläufig genügt.

Entscheidend ist vielmehr, ob sich aus den Unterlagen die für die Steuerbefreiung maßgeblichen Tatsachen tatsächlich ableiten lassen. Enthalten die Dokumente Widersprüche oder bleiben wesentliche Fragen offen, kann der Nachweis trotz vorhandener Unterlagen als nicht erbracht angesehen werden.

Nach Auffassung des Gerichts gehen entsprechende Unsicherheiten konsequenterweise zulasten des Steuerpflichtigen. Dies gilt auch dann, wenn die offenen Fragen Vorgänge betreffen, die außerhalb des unmittelbaren Einflussbereichs des Unternehmers liegen und andere Beteiligte der Lieferkette betreffen.

Gerade bei Reihengeschäften kann sich die erforderliche Dokumentation deshalb auf die gesamte Lieferkette erstrecken.

Vertrauensschutz nach § 6a UStG: Wann greift die Steuerbefreiung?

Das Urteil befasst sich zudem mit dem Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Danach kann eine Lieferung ausnahmsweise auch dann als steuerfrei behandelt werden, wenn sich nachträglich herausstellt, dass die materiellen Voraussetzungen der Steuerbefreiung nicht vorlagen. Voraussetzung ist jedoch insbesondere, dass der Unternehmer auf unrichtige Angaben seines Abnehmers vertraut hat und die Unrichtigkeit auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.

Das FG Münster betont die engen Grenzen dieser Regelung. Vertrauensschutz kommt insbesondere dann nicht in Betracht, wenn die fehlerhafte steuerliche Beurteilung auf einer eigenen Fehlvorstellung des Unternehmers beruht, und nicht auf unrichtigen Angaben des Abnehmers.

Darüber hinaus muss der Unternehmer nachweisen können, dass er die erforderliche kaufmännische Sorgfalt beachtet hat. Welche Maßnahmen hierfür erforderlich sind, richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls. Maßgeblich sind unter anderem die Art des Geschäfts, erkennbare Risiken sowie etwaige Auffälligkeiten im Ablauf der Transaktion.

FG Münster: Warum der Vertrauensschutz im konkreten Fall scheiterte

Im konkreten Fall sah das Gericht die Voraussetzungen des Vertrauensschutzes als nicht erfüllt an.

Die Klägerin konnte insbesondere nicht darlegen, dass sie Nachforschungen dazu angestellt hatte, wann und durch wen die betreffende Maschine in Deutschland abgeholt wurde. Zudem waren ihr Widersprüche in den vorgelegten CMR-Frachtbriefen offenbar nicht aufgefallen.

Gerade diese Umstände hätten nach Auffassung des Gerichts Anlass zu weiteren Prüfungen geben müssen. Da entsprechende Maßnahmen nicht dokumentiert werden konnten, scheiterte auch die Berufung auf den Vertrauensschutz.

Reihengeschäft und Umsatzsteuer: Was Unternehmen dokumentieren sollten

Die Entscheidung unterstreicht erneut die zentrale Bedeutung einer sorgfältigen Dokumentation bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reihengeschäften.

Unternehmen sollten insbesondere:

• die Rollen sämtlicher Beteiligter der Lieferkette eindeutig dokumentieren,
• Transportverantwortlichkeiten nachvollziehbar festhalten,
• Vertragsbedingungen und Incoterms sorgfältig abstimmen,
• den Übergang der Verfügungsmacht dokumentieren sowie
• Auffälligkeiten und Widersprüche aktiv prüfen und dokumentieren.

Transport- und Gelangensnachweise bleiben zwar wichtige Bestandteile des Nachweiskonzepts. Sie reichen jedoch nicht zwingend aus, wenn die Zuordnung der Warenbewegung innerhalb der Lieferkette ungeklärt bleibt.

Reihengeschäft und Umsatzsteuer: Was Unternehmen beachten sollten 

Das FG Münster bestätigt die bereits bislang hohen Anforderungen an den Nachweis steuerfreier innergemeinschaftlicher Lieferungen. Die Entscheidung zeigt eindrücklich, dass Dokumentationslücken und Unklarheiten bei Reihengeschäften erhebliche steuerliche Risiken bergen. Unternehmen sollten sich daher nicht auf einen späteren Vertrauensschutz verlassen, sondern bereits im Zeitpunkt der Transaktion auf eine lückenlose und widerspruchsfreie Dokumentation der gesamten Lieferkette achten.