Homeoffice-Pflicht und der Aufwendungsersatzanspruch
Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert. Mit der Einführung der Homeoffice-Pflicht durch das Infektionsschutzgesetz (IfSG) etablierte sich vermehrt das Modell des mobilen Arbeitens.
Aber auch abseits der gesetzlichen Homeoffice-Pflicht werden Beschäftigte aufgrund der damit einhergehenden Flexibilität für beide Seiten – Arbeitgeber* und Beschäftigte – zukünftig häufiger von zuhause aus arbeiten. Dies entspricht sowohl dem Willen von Teilen der Bundesregierung als auch der politischen Zielgebung, einen Erörterungsanspruch über Homeoffice einzuführen.
Solange ein solch dauerhafter gesetzlicher Rahmen jedoch fehlt, werden sich die Arbeitsvertragsparteien stets die Frage stellen, wer die aufgrund des Homeoffice entstehenden Kosten aus rechtlichen Gesichtspunkten zu tragen hat. Ausgangspunkt ist hierbei der Aufwendungsersatzanspruch analog § 670 BGB.
Homeoffice-Pflicht besteht bis Mitte März, solange keine zwingenden betrieblichen Gründe dagegensprechen
Zurzeit besteht in Deutschland auf Grundlage des § 28b Abs. 4 IfSG eine gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Homeoffice-Möglichkeit anzubieten. Der Arbeitgeber ist demnach verpflichtet, den Beschäftigten bei regulärer Arbeit im Büro ein Angebot zum Arbeiten von zuhause zu unterbreiten, sofern dem keine zwingenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.
Der Begriff des Homeoffice ist dabei gesetzlich nicht definiert, ist jedoch von einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz i.S.v. § 2 Abs. 7 ArbStättVO zu unterscheiden. Für die derzeit geltende Homeoffice-Regelung ist maßgeblich, dass die Arbeitstätigkeit in der Wohnung des Beschäftigten ausgeführt wird.
Ein zwingender betrieblicher Grund, der seitens des Arbeitgebers gegen ein Homeoffice-Angebot spricht, ist beispielhaft eine erhebliche Einschränkung der üblichen Betriebsabläufe. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn der Beschäftigte neben einer Tätigkeit im Büro noch weitere Aufgabengebiete betreut, die eine physische Präsenz im Büro erforderlich machen (z.B. Kontrollen von Warenein- und Warenausgang bzw. Reparatur- und Wartungsservice). Technische oder organisatorische Gründe (z.B. fehlende, aber benötigte IT-Ausstattung) können grds. nur vorübergehend angeführt werden. Daher sind Arbeitgeber gehalten, die erforderlichen Schritte zu unternehmen, um den Beschäftigten Homeoffice anbieten zu können. Diese haben wiederum die Pflicht, das Angebot anzunehmen, solange ihrerseits keine zwingenden Gründe dagegensprechen. Gründe, die dagegensprechen könnten, wären etwa eine räumliche Enge in den Privaträumen, fehlende Internetverbindung oder Störungen durch Dritte.
Das Gesetz soll zwar zum 19. März 2022 außer Kraft treten, allerdings könnte der Bundestag die Regelung erneut um drei Monate verlängern. Eine solche Verlängerung ist allerdings unwahrscheinlich, solange sich die Lage in den Krankenhäusern weiterhin entspannt. Im Beschluss des Bund-Länder-Treffens vom 16. Februar 2022 heißt es daher, dass die gesetzliche Homeoffice-Pflicht in § 28b IfSG zum 20. März 2022 auslaufen soll. Arbeitgeber dürfen aber weiterhin im Einvernehmen mit den Beschäftigten die Arbeit im Homeoffice anbieten, solange betriebliche Gründe dem nicht entgegenstehen und dies im Interesse des Infektionsschutzes liegt. Entscheidend dürfte jedoch im Wesentlichen das gesteigerte Interesse der Parteien sein, auch nach der Pandemie flexible Arbeitsmodelle anzubieten.
Beschäftigte können bestimmte Aufwendungen ersetzt verlangen, wenn das Homeoffice nicht im eigenen Interesse genutzt wird
Der Gesetzgeber hat keine gesetzliche Regelung für die möglicherweise beim Beschäftigten anfallenden Aufwendungen während der Tätigkeit im Homeoffice getroffen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat in seinen FAQ zur erforderlichen Ausstattung mitgeteilt:
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber auch für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit im Homeoffice verantwortlich. Das heißt aber nicht, dass er den Beschäftigten alle erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Beschäftigte können im Homeoffice auch eigene Arbeitsmittel verwenden. Es bietet sich an, gemeinsam zu vereinbaren, ob und unter welchen Bedingungen Arbeitsmittel durch die Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden können. Der Arbeitgeber muss den Arbeitsplatz im Homeoffice in seine Gefährdungsbeurteilung einbeziehen und die notwendige Ausstattung festlegen. Er hat auch für die sichere Verwendung der Arbeitsmittel Sorge zu tragen.
Mangels einer klaren gesetzlichen Regelung rät das BMAS zu einer vertraglichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigtem. Allerding gilt generell, dass ein Beschäftigter seine getätigten Aufwendungen vom Arbeitgeber analog § 670 BGB ersetzt verlangen kann, soweit es sich um für die Tätigkeit erforderliche Ausgaben gehandelt hat.
Typischerweise entstehen dem Beschäftigten Kosten zur Einrichtung und zum Unterhalt eines Büros in den eigenen vier Wänden. Insbesondere die Anschaffung einer Büroausstattung (z.B. IT, Bürostuhl und Schreibtisch) kann darunterfallen (vgl. BAG, Urteil v. 14. Oktober 2003 – 9 AZR 657/02). Die Kosten hat dann die Partei zu tragen, die ein überwiegendes Interesse an der Ausübung der Tätigkeit aus dem Homeoffice hat (vgl. BAG, Urteil v. 12. April 2011 − 9 AZR 14/10).
In der Regel wird der Arbeitsort bereits vertraglich festgehalten sein. Ist mit dem Beschäftigten im Arbeitsvertrag festgelegt, dass die Arbeit von zuhause auszuüben ist, so hat der Arbeitgeber das private Büro auszustatten, weil dies dann insbesondere auch in seinem Interesse liegt. Die dabei entstehenden Kosten sind von ihm zu tragen. Falls der Beschäftigte die erforderlichen Ausgaben mit eigenen Mitteln getätigt hat, kann vom Arbeitgeber Aufwendungsersatz analog § 670 BGB verlangt werden.
Es ist jedoch auch denkbar, dass der Arbeitgeber dem Beschäftigten ein Büro im Betrieb anbietet, dieser aber auf eigenen Wunsch hin zuhause arbeiten möchte. Dies dürfte nach der Pandemie von vielen Beschäftigten begehrt werden, die die Vorteile des mobilen Arbeitens schätzen gelernt haben. In einem solchen Fall liegt es auf der Hand, dass die Tätigkeit im Homeoffice primär im Interesse des Beschäftigten liegt. Die damit verbundenen Kosten sind dann lediglich Folge der Entscheidung des Beschäftigten, die Arbeit lieber von zuhause aus zu verrichten (vgl. BAG, Urteil v. 12. April 2011 − 9 AZR 14/10). In solchen Fällen hat der Beschäftigte keinen Anspruch gegenüber seinem Arbeitgeber auf Erstattung etwaiger Aufwendungen.
Anspruch des Beschäftigten auf Wertersatz kann wirksam ausgeschlossen werden
Es ist nicht auszuschließen, dass aufgrund der steigenden Tendenz zum Einsatz von flexiblen Arbeitsmodellen der Bedarf an Büroflächen sinken wird und der Arbeitgeber zukünftig nicht jedem Beschäftigten ein Büro anbieten kann bzw. möchte. In solchen Konstellationen, in denen beide Seiten ein erhebliches Interesse an einer Tätigkeit von zuhause haben, ist dringend zu empfehlen, vertragliche Vereinbarungen hinsichtlich der Kostenerstattung zu schließen. Die Ausgestaltung kann ganz unterschiedlich und abgestimmt auf die jeweiligen Bedürfnisse vorgenommen werden, sodass interessengerechte Regelungen gefunden und spätere Auslegungsfragen bzw. Streitigkeiten vermieden werden können.
Für die Vereinbarung ist auch zu beachten, dass das Bundesarbeitsgericht bereits 2003 hinsichtlich der Arbeit im Homeoffice anerkannt hat, dass ein Anspruch des Beschäftigten auf Wertersatz von den Parteien wirksam ausgeschlossen werden kann (vgl. BAG, Urteil v. 14. Oktober 2003 – 9 AZR 657/02).
Planung und vertragliche Regelung von mobilem Arbeiten zahlen sich aus
Derzeit ist die jeweilige Interessenlage im Einzelfall entscheidend, um etwaige Ansprüche auf einen Aufwendungsersatz des Beschäftigten zu prüfen. Daher ist dem Arbeitgeber zu empfehlen, den Beschäftigten möglichst ein Büro im Betrieb anzubieten, sodass ein solcher Aufwendungsersatzanspruch ausscheidet. Anderenfalls sind Arbeitgeber gut beraten, wenn sie die Kostenfrage und mögliche Gestaltungsformen frühzeitig erörtern, um Rechtsunsicherheit und hiermit einhergehende Streitigkeiten zu vermeiden.
Parallel dazu ist zu beachten, dass in Betrieben mit Betriebsräten und einer mitbestimmten Betriebsvereinbarung zu dem Thema keine weitergehende Regelung getroffen wird, als die individualvertraglichen Vereinbarungen vorsehen.
*Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.
