Case Study: Digitale Organisation der Aufsichtsratswahl mit CMS Election
Die arbeitnehmerseitige Aufsichtsratswahl als Erfolgsbeispiel für digitale Wahlorganisation
Erfahrungsbericht aus einem komplexen Wahlverfahren
2025 wurde CMS Election grundlegend überarbeitet, um das Tool noch stärker an die praktischen Anforderungen von Aufsichtsratswahlen anzupassen. Grundlage waren die Erfahrungen aus den bisherigen Wahlprojekten seit dem Go-Live im Jahr 2022. Mit der Saison 2026 kam die neue Version dann in ersten konkreten Projekten zum Einsatz, darunter unter anderem bei der Aufsichtsratswahl eines Unternehmens aus der Technologieindustrie. Dieses Projekt bietet einen guten Einblick, wie das Tool im praktischen Einsatz funktioniert und welchen Beitrag es im laufenden Verfahren leisten kann. Ein Kurzabriss folgt:
Ausgangslage: Ein Verfahren mit vielen Anforderungen
Die arbeitnehmerseitige Aufsichtsratswahl ist ein Verfahren, welches durch die Vielzahl der Beteiligten bei gleichzeitig hohen formellen Vorgaben zu einer Mammut-Aufgabe des Projektmanagements im Unternehmen wird.
Das Wahlverfahren umfasst zahlreiche gesetzlich vorgegebene Schritte, Fristen und formale Anforderungen. Gleichzeitig liegt die Ausführung in der Hand von unterschiedlichen Gremien, die daher koordiniert arbeiten müssen.
Dazu gehören vor allem der zentral koordinierende Hauptwahlvorstand sowie zahlreiche Betriebswahlvorstände, die die lokalen Aufgaben in den räumlich verteilten Betrieben übernehmen.
Zusätzliche Herausforderungen ergeben sich daraus, dass Aufsichtsratswahlen typischerweise nur alle fünf Jahre stattfinden. Erfahrungen aus früheren Wahlperioden sind häufig nicht mehr verfügbar oder nur eingeschränkt dokumentiert. Prozesse, Zuständigkeiten und Spezialwissen müssen daher oftmals neu aufgebaut werden.
Im Projekt bedeutete dies insbesondere:
- viele parallel zu koordinierende Arbeitsschritte
- umfangreiche Dokumentationspflichten und Formalia
- kontinuierlicher Abstimmungsbedarf
- die wiederholte Einarbeitung in einzelne Prozessschritte und rechtliche Fragestellungen.
Das konkrete Einsatzszenario des Tools
CMS Election wurde für die Aufsichtsratswahl der Arbeitnehmer als zentrale Plattform für die Organisation und Durchführung der Wahl eingesetzt.
Die organisatorischen Vorbereitungen begannen bereits Mitte des Vorjahres, ehe im September die konkrete Projektarbeit startete. Parallel liefen im Unternehmen zudem Betriebsratswahlen. Entsprechend hoch waren die Anforderungen an Planung, Koordination und Transparenz über den gesamten Projektzeitraum hinweg, was auch ein Grund war, zur Koordination der Aufsichtsratswahl das Tool CMS Election zu nutzen.
Von der Erstellung des Ablaufplans über die konstituierende Sitzung der Wahlvorstände bis zur Bekanntmachung der neuen Aufsichtsratsmitglieder im Bundesanzeiger wurden alle relevanten Schritte im Tool strukturiert abgebildet.
Für die Beteiligten ergab sich daraus ein klar strukturierter Arbeitsrahmen: Aufgaben und Fristen waren systemseitig hinterlegt, Verantwortlichkeiten waren transparent zugeordnet und der aktuelle Stand des Verfahrens war jederzeit für alle handelnden Personen einsehbar.
Ein Grundprinzip von CMS Election: Die Nutzer bearbeiten ihre jeweiligen Aufgaben zum vorgesehenen Zeitpunkt. Das Tool stellt dafür die nötigen Anleitungen bereit und führt die Beteiligten Schritt für Schritt durch die einzelnen Phasen.
Daneben kommen wahlspezifische Funktionen zum Einsatz, etwa bei der Arbeit mit Wählerlisten und Wahlvorschlägen. Dadurch können organisatorische Abläufe zentralisiert, Medienbrüche reduziert und sensible Daten innerhalb einer geschützten Systemumgebung verarbeitet werden.
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Technologie und Beratung aus einer Hand
Im Verlauf des Projekts ergaben sich, wie bei komplexen Aufsichtsratswahlen nicht ungewöhnlich, verschiedene rechtliche Fragestellungen. Diese betreffen beispielsweise formale Anforderungen einzelner Verfahrensschritte oder Fragen rund um Wahlvorschläge und Unterstützerunterschriften.
Ein wesentlicher Vorteil unseres Angebots liegt für Mandanten dabei in der engen Verzahnung von digitaler Prozessunterstützung und juristischer Beratung. CMS Election begleitet die Beteiligten durch die organisatorischen und administrativen Anforderungen des Verfahrens. Gleichzeitig standen die arbeitsrechtlichen Expertinnen und Experten von CMS für rechtliche Fragestellungen zur Verfügung.
Diese ganzheitliche Betrachtung betrifft nicht nur die Beantwortung von aufkommenden Fragen, sondern auch die Begleitung und Schulung der beteiligten Wahlvorstände. So entstand ein Zusammenspiel aus digitaler Prozesssteuerung und juristischer Expertise, das den Beteiligten einen klaren Ansprechpartner für beide Seiten des Verfahrens bot und eine unkomplizierte Klärung offener Fragen ermöglichte.
Erfahrungen aus dem Projektalltag
Im Verlauf des Projekts kristallisierten sich schnell einige Themen heraus, die von der Projektleitung und den beteiligten Gremien als besonders hilfreich wahrgenommen wurden.
Zu Projektstart vermutete die Projektleitung die größte Herausforderung im organisatorischen Umfang des Verfahrens. Die Vielzahl der Beteiligten, die lange Laufzeit der Wahl und die Vielzahl von Aufgaben und Fristen erforderten eine kontinuierliche Koordination über viele Monate hinweg. Auch vor diesem Hintergrund entschied man sich für die Nutzung von CMS Election.
In den Gesprächen mit den Beteiligten wurde vor allem die klare Struktur von CMS Election und die zentrale Bündelung aller Informationen positiv hervorgehoben. Dashboard und Ablaufplan sorgten für einen guten Überblick über den aktuellen Stand und die nächsten Schritte und halfen dabei, die zahlreichen rechtlichen und organisatorischen Anforderungen im Blick zu behalten.
Auch die Unterstützung bei formalen Prüfungen wurde besonders gelobt. So bezeichnete der Hauptwahlvorstand die automatische Prüfung der Unterstützer von Wahlvorschlägen als enorm hilfreich.
Positiv erwähnt wurden zudem die Beschlussfunktion innerhalb der Wählerliste und die verständlichen Aufgabenbeschreibungen, die als praxisnah und hilfreich wahrgenommen wurden. Eine beteiligte Person brachte ihren Gesamteindruck kurz und prägnant auf den Punkt: „Das Tool ist enorm schlau.“
Ein weiterer positiver Aspekt dieses Projekts war die enge Einbindung der Anwenderinnen und Anwender in die Weiterentwicklung des Tools. Die Nutzer:innen und insbesondere die Projektleitung teilte ihre Erfahrungen offen und konstruktiv und lieferte wertvolle Hinweise für zukünftige Optimierungen.
Solche Rückmeldungen aus realen Wahlprojekten sind für die Weiterentwicklung des Produkts besonders wertvoll. Sie helfen dabei, das Tool nicht nur technisch weiterzuentwickeln, sondern noch stärker an den tatsächlichen Bedürfnissen der beteiligten Wahlvorstände und Projektleitungen auszurichten.
Das deutlichste Feedback zum Projekterfolg gab die Projektleitung selbst: Auf die Frage, ob CMS Election bei der nächsten Aufsichtsratswahl erneut eingesetzt werden würde, lautete die Antwort prompt: „Ja.“
Aufsichtsratswahlen digital und rechtssicher organisieren
CMS Election unterstützt Unternehmen und Wahlvorstände bei der digitalen Organisation arbeitnehmerseitiger Aufsichtsratswahlen – mit klaren Prozessen, Fristen, Wählerlisten und rechtlicher Begleitung. Gemeinsam machen wir Ihre Aufsichtsratswahl einfach, sicher und effizient.
