Master Vendor – Aktuelle Best Practice im Bereich der Ar­beit­neh­mer­über­las­sung

Im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung* hat sich das Master-Vendor‑Modell zunehmend als Best Practice etabliert. Es bündelt die Zusammenarbeit mit mehreren Personaldienstleistern durch Digitalisierung und den Master als Hauptansprechpartner und kann deshalb Prozesse bei der Abstimmung und beim Vertragsmanagement spürbar vereinfachen. Unternehmen, die in größerem Umfang Zeitarbeitnehmer einsetzen und dabei mit verschiedenen Personaldienstleistern zusammenarbeiten, sollten prüfen, ob die Einführung dieses Modells für sie Optimierungspotentiale birgt. 

Arbeitnehmerüberlassung: Herausforderungen beim Einsatz mehrerer Personaldienstleister

Viele Unternehmen tun sich in der Praxis schwer, optimierte Gesamtkonzepte für die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern und die Anforderung von Zeitarbeitnehmern zu entwickeln. Schwierigkeiten treten typischerweise auf, wenn der Bedarf nach Zeitarbeitskräften so groß ist, dass dieser nicht mehr durch einen Personaldienstleister gedeckt werden kann und das Unternehmen deshalb laufend bei unterschiedlichen Personaldienstleistern anfragen muss, um seinen Bedarf zu erfüllen. Häufig ergeben sich dann folgende Herausforderungen: 

• Zeitaufwendige Abstimmung mit Personaldienstleistern: Für den Einkauf und die Personalabteilung ist es oft zeit- und arbeitsintensiv, verschiedene Personaldienstleister zu kontaktieren und die Verfügbarkeit geeigneter Arbeitskräfte abzustimmen.
• Hoher Vertrags‑ und Formularaufwand: Sodann sind vor jedem Einsatz von Zeitarbeitnehmern mindestens textförmliche Arbeitnehmerüberlassungsverträge  abzuschließen, die die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und die überlassenen Zeitarbeitnehmer benennen (§ 1 Abs. 1 Sätze 5, 6 i.V.m. § 12 Abs. 1 AÜG). Viele Personaldienstleister arbeiten dabei mit eigenen, umfangreichen Musterformularen. Auf der Kundenseite steht häufig nur begrenzt Zeit zur Verfügung, diese im Detail zu prüfen und die rechtlichen Hintergründe vollständig nachzuvollziehen. Bereits die Abstimmung und die Unterzeichnung binden erhebliche Ressourcen. In der Praxis kann es deshalb vorkommen, dass die Daten des Vertrags „rückdatiert“ werden, um gegenüber Aufsichtsbehörden einen verspäteten Abschluss zu kaschieren (vgl. § 16 Abs. 1 Nr. 1c, 1d AÜG). Im Ergebnis bestehen mit jedem einzelnen Personaldienstleister unterschiedliche vertragliche Regelungen nebeneinander. Auf Kundenseite ist vielfach schwer nachvollziehbar, welches Vertragsregime für welchen Zeitarbeitnehmer gilt. Dies führt zu Problemen, etwa dann, wenn Einsätze beendet oder Zeitarbeitnehmer übernommen und fest angestellt werden sollen.
• Intransparente Preisgestaltung: Die Preisgestaltung der Personaldienstleister ist häufig nur eingeschränkt transparent. Üblicherweise werden die Verrechnungssätze komplex aus Lohn- und Lohnnebenkosten sowie einem Deckungsbeitrag abgeleitet, wobei das GVP/DGB-Tarifwerk, der Gleichstellungsgrundsatz (equal pay) und branchenabhängige Sonderregelungen eine Rolle spielen. Deren Logik wird auf Kundenseite oft nicht verstanden. Potenzielle Optimierungsspielräume können dann nicht genutzt werden.
• Unzureichende Prüfung: Die Seriosität der beteiligten Personaldienstleister wird z.T. unzureichend geprüft, etwa im Hinblick auf das Vorliegen einer Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, die hinreichende Liquidität und eine ordnungsgemäße Vergütung der Zeitarbeitnehmer. Im Falle einer Insolvenz des Personaldienstleisters droht die Subsidiärhaftung des Kunden für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge (§ 28e Abs. 2 SGB IV). Besitzt der Personaldienstleister keine Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis oder verliert er diese nachträglich, ohne dass der Kunde dies merkt, drohen dem Kunden weitere und gravierendere Konsequenzen, u.a. durch die Fiktion eines Arbeitsverhältnisses durch den illegal überlassenen Arbeitnehmer oder durch Bußgelder.
• Vernachlässigte Geschäftsbeziehungen zu Personaldienstleistern: Der Kunde wünscht sich naturgemäß, dass der Personaldienstleister sein bestes und engagiertes Personal schickt. Ob der Personaldienstleister dies tut, hängt maßgeblich davon ab, wie wertvoll er die wechselseitige Geschäftsbeziehung einschätzt und wie sehr dieser Wunsch nachgehalten wird. Personaldienstleister, die nur gelegentlich als „Notlösung“ kontaktiert werden, haben oft ein begrenztes Interesse daran, sich für eine gute, wechselseitige Geschäftsbeziehung zu engagieren. 

Master-Vendor-Modell: Wie funktioniert es und welche Vorteile bietet es?

Das Master‑Vendor‑Modell richtet sich vor allem an Unternehmen, die regelmäßig und in größerem Umfang Zeitarbeitnehmer verschiedener Personaldienstleister einsetzen und ihre Abläufe effizient strukturieren möchten.  Der Kunde überträgt dabei die Koordination sämtlicher Einsätze von Zeitarbeitnehmern auf einen externen Dienstleister, den sogenannten Master.  Dieser ist in der Regel ein etabliertes, großes Unternehmen aus der Personaldienstleisterbranche, das seinerseits oftmals selbst Zeitarbeitnehmer an den Kunden überlässt. Der Master übernimmt dann die Abstimmung und Vertragsgestaltung mit allen weiteren Personaldienstleistern, die in diesem Vertragsmodell als sog. „Co-Lieferanten“ bezeichnet werden. Das Master-Vendor-Modell hat insbesondere die folgenden Vorteile: 

• Digitalisierte Steuerung der Zeitarbeitnehmerprozesse: Der Master sorgt zunächst dafür, dass alle Prozesse einheitlich und (inzwischen) digital ablaufen. Personaldienstleister, die dem Kunden künftig Zeitarbeitnehmer überlassen wollen, melden sich über Accounts in einer gemeinsamen Oberfläche eines Vendor-Management-Systems (VMS) an und stimmen dort sämtliche Schritte ab – von der Bedarfsmeldung über ihre Angebote bis hin zum Vertragsschluss. Der telefonische Abstimmungsaufwand wird damit deutlich reduziert. Es entsteht ein zentraler, digital abgebildeter Zeitarbeitnehmer-Pool. Personaldienstleister bewerten die Einbindung in das VMS grundsätzlich positiv, da ein entsprechender Einsatz den Abstimmungsaufwand für ihre Personaldisponenten deutlich reduziert.
• Einheitliche Vertrags‑ und Preisgestaltung: Die Vertragsbedingungen werden auf Grundlage standardisierter, ausgewogener Rahmenverträge vereinheitlicht und damit für alle Beteiligten nachvollziehbar und akzeptabel gestaltet.  In vielen Fällen lässt sich auch die Preisstruktur harmonisieren; zumindest erhält der Kunde zügig vergleichbare, konkurrierende Angebote.
• Vergütungsmodell mit Service Fee: Der Master erhält üblicherweise eine Service Fee, die die Co-Lieferanten auf Basis der Umsätze zahlen, die sie mit dem Kunden in diesem Modell erzielen.
• Branchenkundiger Verhandlungspartner: Die Co-Lieferanten verhandeln – neben dem Kunden – maßgeblich mit einem anerkannten Unternehmen ihrer eigenen Branche, das ihre Geschäftstätigkeit und Kalkulationslogik versteht.  Häufig besteht ein Interesse, diese Beziehung dauerhaft zu pflegen, etwa weil der Master auch bei weiteren Kunden als zentraler Dienstleister tätig sein kann.
• Standardisiertes Monitoring: Üblicherweise übernimmt der Master die Überprüfung der Co-Lieferanten, sowohl mit Blick auf die Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis, die ordnungsgemäße Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Liquidität.
• Transparente Einsätze und Reportings: Über das VMS verfügt der Kunde jederzeit über einen datenbasierten Gesamtüberblick zu allen Einsätzen von Zeitarbeitnehmern.  Die generierten Reportings können beispielsweise für das Controlling oder zur transparenten Information der Betriebsräte genutzt werden.
• Standardisierte Einarbeitung der Zeitarbeitnehmer: Der Einarbeitungsprozess für Zeitarbeitnehmer sämtlicher Personaldienstleister kann vereinheitlicht werden, etwa durch den Einsatz eines On‑Site‑Managers des Masters. 

Master-Vendor-Modell: Rechtliche Anforderungen nach AÜG und DSGVO

Die Vertragsgestaltung im Master-Vendor-Modell ist komplex. Vier Beteiligte – Kunde, Master, Co-Lieferanten und Zeitarbeitnehmer – sind durch unterschiedliche Vertragsbeziehungen verknüpft. Auf allen Ebenen müssen die Vorgaben des AÜG eingehalten werden. Zentral ist das Verbot der Kettenüberlassung (§ 1 Abs. 1 Satz 3 AÜG). Der Master darf die Arbeitnehmerüberlassungsverträge mit den Co-Lieferanten nicht im eigenen Namen schließen und deren Zeitarbeitnehmer direkt an den Kunden überlassen; stattdessen muss er entsprechende Verträge zwischen dem Kunden und den Co-Lieferanten vermitteln. Diese rechtsgestalterischen Herausforderungen sind aber lösbar. Bei einer guten Vertragsgestaltung wirkt sich diese rechtliche Komplexität auf die praktische Zusammenarbeit kaum aus.

Da innerhalb des VMS eine Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen eine noch größere Zahl personenbezogener Daten von Zeitarbeitnehmern gemeinsam verarbeiten, sollten die Verträge und die Prozesse auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht sorgfältig aufgesetzt werden. Die beteiligten Unternehmen können als jeweils eigenständige Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, als gemeinsame Verantwortliche nach Art. 4 Nr. 7 i.V.m. Art. 26 DSGVO oder als Auftragsverarbeiter gem. Art. 4 Nr. 8 i.V.m. Art. 28 DSGVO an den Datenverarbeitungen beteiligt sein. Welche datenschutzrechtliche Rolle den Beteiligten zukommt, hängt wesentlich von der konkreten Ausgestaltung der einzelnen Beziehungen der jeweiligen Beteiligten in der Praxis ab. In jedem Fall müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der personenbezogenen Daten implementiert werden. Insgesamt sollte die datenschutzrechtliche Lösung nachvollziehbar, verständlich und in der praktischen Handhabung unkompliziert sein, damit alle beteiligten Unternehmen diese akzeptieren und umsetzen können. 

*Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.