Unsere Checkliste: Was tun, wenn die Staats­an­walt­schaft vor der Türe steht

So oder zumindest so ähnlich könnte es klingen, wenn tatsächlich staatliche Behörden (wie zum Beispiel die Staatsanwaltschaft, das Bundeskartellamt oder die Steuerfahndung) in Verdachtsmomenten vor den Türen Ihres Unternehmens stehen:

Guten Tag, mein Name ist Max Mustermann von der Staatsanwaltschaft Musterhausen. Wir haben Hinweise auf weitreichende Korruptionsfälle und Geldwäsche in Ihrem Unternehmen, weshalb wir Ihr Unternehmen jetzt durchsuchen werden.

Häufig erwischt eine Durchsuchung die Unternehmen eiskalt. Wenn Sie dann auch noch unvorbereitet sind, kann sich das für das weitere Verfahren nachteilig auswirken. Ein Übermaß an Kooperation kann zu einer Ausweitung des Verfahrens führen. Fehlende Kooperation kann sich strafschärfend auswirken und schlimmstenfalls weitere Sanktionen nach sich ziehen.

Eine Durchsuchung im Unternehmen will vorbereitet sein

Eine gute Vorbereitung auf eine mögliche Durchsuchung und ein schnelles Handeln sind unumgänglich.

Sind Sie auf unangekündigte Durchsuchungen vorbereitet? Kennen Sie die rechtlichen Rahmenbedingungen? Haben Sie Notfallpläne und können Fragen zu Ihrer Infrastruktur im Unternehmen beantworten?

Diese und weitere Fragen sollten sich die Verantwortlichen in regelmäßigem Abstand stellen. Sie sollten angemessene Notfallpläne bereitstellen und mit den betroffenen Stellen im Unternehmen kommunizieren. Nur so ist Ihr Unternehmen auf unangekündigte Durchsuchungen gut vorbereitet. Bestenfalls sollten Sie eine Durchsuchungssituation mit Ihrem Team üben (sog. Mock Dawn Raid).

Die Checkliste: Eine Vorbereitung für den Ernstfall

Das Compliance & Forensic Services-Team von CMS Deutschland hat, – basierend auf den Erfahrungen bei der Begleitung von behördlichen Durchsuchungen – eine „Checkliste für behördliche Durchsuchungen″ entwickelt.

Unterteilt in vier Fragenkomplexe, enthält die Checkliste alle relevanten Fragen, die Unternehmen in Verdachtsmomenten beantworten müssen:

1. Notfallpläne: Fragt von der Existenz der Notfallpläne bis hin zur internen Verteilung und regelmäßigen Aktualisierung.
2. Geschäftsführung, Mitarbeiter, Rechtsanwälte: Fragt nach den internen(Haupt-)Ansprechpartnern über Kommunikation und externer Unterstützung.
3. Archivierung von Unterlagen, IT: Fragt nach den Gegebenheiten der IT-Infrastruktur und -Richtlinien in Ihrem Unternehmen.
4. Haustechnik, Kapazitäten: Fragt nach ausreichenden internen Ressourcen für die nahtlose Begleitung der behördlichen Untersuchung.

Unser Team hofft, dass Ihnen die Checkliste weiterhilft und die Diskussion zu diesem wichtigen Thema in Ihrem Unternehmen anregt. Kommen Sie jederzeit gerne auf uns zurück, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen sollten.

1. Notfallpläne

• Gibt es Notfallpläne für den Empfang, die Geschäftsführung, die IT und sonstige Abteilungen?
• Sind die Notfallpläne im Unternehmen ausreichend verteilt und jederzeit greifbar? Sind Vertreter benannt und die Kontakte schnell greifbar?
• Sind die Notfallpläne intern besprochen und ist das entsprechende Verhalten ausreichend geübt?
• Werden die Notfallpläne stets aktuell gehalten? Pläne mit veralteten Telefonnummern gehören in den Reißwolf!
• Werden die Kontaktdaten etwaig einzuschaltender externer Berater regelmäßig aktualisiert?

2. Geschäftsführung, Mitarbeiter, Rechtsanwälte

• Sind jederzeit vertretungsberechtigte Organe/Mitarbeiter im Unternehmen oder zumindest erreichbar?
• Sind die Verantwortlichkeiten der zuständigen Mitarbeiter geklärt und gibt es Vertretungslösungen?
• Sind Unternehmenssprecher/Presse-/Kommunikationsabteilung auf Notfälle vorbereitet? Gibt es bereits Reaktionsstrategien?
• Sind Rechtsanwälte vorab instruiert und können schnell mit ausreichenden Kapazitäten Unterstützung leisten? Sind die aktuellen Telefonnummern leicht auffindbar, z. B. in einem Notfallplan?
• Wurden Abstimmungen mit etwaigen externen Beratern, die im Notfall herbeigerufen werden sollen, vorgenommen?

3. Archivierung von Unterlagen, IT

• In welcher Form, wo und wie lange werden Geschäftsunterlagen archiviert und/oder gespeichert?
• Ist insbesondere die IT auf eine Durchsuchungsmaßnahme ausreichend vorbereitet? Insbesondere: Sind Themenblöcke separiert auf verschiedenen Servern / Platten abgelegt, so dass kein „Totalzugriff″ erfolgen muss?

Gibt es insbesondere ein redundantes System oder andere Lösungen, die die Weiterarbeit ermöglichen, wenn Behörden auf Server und die dort gespeicherten Daten zugreifen?

4. Haustechnik, Kapazitäten

• Gibt es einen gesonderten Raum, den Beamte während einer Durchsuchung für sich nutzen können?
• Gibt es ausreichend Kopierer und Papier sowie eingewiesenes Personal, um Unterlagen vor ihrer Beschlagnahme zu kopieren?
• Gibt es ein Nottelefon und/oder ein Not-E-Mail-System, falls die Telefonanlage und/oder IT ausfällt (oder von den Ermittlungsbehörden abgeschaltet wird) und Mobiltelefonie blockiert wird?

Die Checkliste für behördliche Durchsuchungen gibt es auch als PDF zum Download.