Auch ohne eigene Büroräume bleibt der Arbeitgeber für Arbeitsschutz und gesetzliche Unfallversicherung verantwortlich. Arbeiten Beschäftigte dauerhaft im Homeoffice oder mobil, müssen Gefährdungsbeurteilung, Ausstattung, Unterweisung und Gesundheitsvorsorge an die dezentrale Arbeitsorganisation angepasst werden. Auch die Notwendigkeit von Helfern* und Beauftragten muss neu bewertet werden: Manche Rollen bleiben unverändert erforderlich, andere können ohne gemeinsame Arbeitsstätte entfallen. Entscheidend ist nicht, ob ein Unternehmen ein Büro hat, sondern welche Gefährdungen bestehen und welche gesetzlichen Pflichten daran anknüpfen.
Arbeitsschutz: kein Büro, kein Problem?
Telearbeit oder mobile Arbeit: Die Ausgestaltung entscheidet
Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gilt an jedem inländischen Arbeitsort. Die Entscheidung, keine eigenen Büroräume mehr vorzuhalten, lässt die Schutzpflichten des Arbeitgebers daher nicht entfallen. Sie macht allerdings eine bewusste Entscheidung darüber erforderlich, wie die Arbeit zu Hause rechtlich und tatsächlich ausgestaltet wird. Ein Telearbeitsplatz im Sinne von § 2 Abs. 7 der Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) liegt vor, wenn der Arbeitgeber im Privatbereich einen festen Bildschirmarbeitsplatz einrichtet, die benötigte Ausstattung einschließlich Mobiliar und Arbeitsmitteln bereitstellt und installiert sowie wöchentliche Arbeitszeit und Dauer der Einrichtung vereinbart. Für einen solchen Arbeitsplatz gelten nach § 1 Abs. 3 ArbStättV bestimmte Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung.
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, handelt es sich regelmäßig um mobile Arbeit – auch wenn sie überwiegend in der Wohnung erbracht wird. Die besonderen Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung greifen dann grundsätzlich nicht. Das Arbeitsschutzgesetz, die Betriebssicherheitsverordnung, das Arbeitszeitgesetz und die Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge gelten aber fort. Entscheidend ist die konkrete Ausgestaltung, nicht die Bezeichnung im Vertrag oder in der Richtlinie.
Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice und bei mobiler Arbeit
Ausgangspunkt bleibt die Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG. Sie muss die tatsächlichen Arbeitsbedingungen erfassen – von Bildschirm, Sitzmöbeln, Beleuchtung, Raumklima und sicheren Arbeitsmitteln bis zu Arbeitsorganisation, Erreichbarkeit, sozialer Isolation und anderen psychischen Belastungen. Ein uneingeschränktes Zutrittsrecht zur Wohnung hat der Arbeitgeber wegen Art. 13 Grundgesetz nicht. In der Praxis können deshalb standardisierte Selbstauskünfte und Checklisten, freiwillig übermittelte Fotos, virtuelle Begehungen oder ein einvernehmlich vereinbarter Vor-Ort-Termin eingesetzt werden. Die Angaben der Beschäftigten bilden dabei die Tatsachengrundlage; bewerten, Maßnahmen festlegen und deren Wirksamkeit kontrollieren muss weiterhin der Arbeitgeber.
Die Gefährdungsbeurteilung ist zudem kein einmaliger Fragebogen. Ändern sich Wohnung, Arbeitsplatz, Arbeitsmittel oder Arbeitsorganisation, muss sie überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Mitwirkungspflichten, Meldewege und Aktualisierungsanlässe sollten daher bereits in der Vereinbarung zur mobilen Arbeit klar geregelt werden. Eine bloße Bestätigung der Beschäftigten, ihr Arbeitsplatz sei sicher und ergonomisch, verlagert die arbeitgeberseitige Verantwortung dagegen nicht.
Ergonomie im Homeoffice: Der Küchentisch ist keine Dauerlösung
Was für gelegentliches mobiles Arbeiten hinnehmbar sein kann, reicht für ein dauerhaft büroloses Modell nicht ohne Weiteres aus. Die Ausstattung muss zur Aufgabe und zur Nutzungsdauer passen. Bei regelmäßiger Bildschirmarbeit gehören dazu insbesondere eine ausreichend große Arbeitsfläche, eine geeignete Sitzmöglichkeit, ein passend aufgestellter Bildschirm, separate Tastatur und Maus sowie ausreichende Beleuchtung und Bewegungsfläche. Der Arbeitgeber muss geeignete Arbeitsmittel bereitstellen oder ihre sichere Verwendung verbindlich organisieren; ein Laptop und der Hinweis auf eigenverantwortliches Arbeiten genügen als Dauerlösung nicht.
Psychische Gesundheit und Arbeitszeit im Homeoffice schützen
Arbeitsschutz erschöpft sich nicht in Ergonomie. Ohne den räumlichen und zeitlichen Rahmen eines Büros steigen die Risiken von Entgrenzung, ständiger Erreichbarkeit, Bewegungsmangel und sozialer Isolation. Erreichbarkeitsfenster, Pausen und Ruhezeiten sollten deshalb klar geregelt werden. Regelmäßige persönliche Gespräche, verlässliche Teamformate und geschulte Führungskräfte helfen, Überlastung oder Rückzug frühzeitig zu erkennen. Im bürolosen Unternehmen wird diese digitale und organisatorische Einbindung selbst zu einem Teil des Gesundheitsschutzes.
Unterweisung und arbeitsmedizinische Vorsorge im Homeoffice
Auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung sind die Beschäftigten arbeitsplatz- und aufgabenbezogen zu unterweisen (§ 12 ArbSchG); die Unterweisung ist an neue Gefährdungen anzupassen und erforderlichenfalls zu wiederholen. Beschäftigte müssen die Weisungen befolgen, Arbeitsmittel bestimmungsgemäß verwenden und erkannte Gefahren melden (§§ 15, 16 ArbSchG). Diese Mitwirkung ist im häuslichen Umfeld unverzichtbar, darf aber nicht dazu führen, dass der Arbeitgeber seine Pflichten auf die Beschäftigten abwälzt. Auch die Angebotsvorsorge für Tätigkeiten an Bildschirmgeräten – einschließlich des Angebots einer angemessenen Untersuchung der Augen und des Sehvermögens – ist im Homeoffice sicherzustellen.
Für die Praxis lässt sich der Arbeitsschutz im bürolosen Unternehmen auf vier Schritte verdichten: Arbeitsbedingungen beurteilen, geeignete Ausstattung und Regeln bereitstellen, Beschäftigte unterweisen und die Wirksamkeit regelmäßig überprüfen. Lassen sich gesundheitsgerechte Bedingungen in einer Wohnung nicht herstellen, muss der Arbeitgeber einen anderen geeigneten Arbeitsort organisieren – etwa einen freigegebenen Coworking-Arbeitsplatz. Dass es kein eigenes Büro gibt, ist kein Grund, erkannte Defizite hinzunehmen.
Helfer und Beauftragte im bürolosen Unternehmen: Was bleibt?
Das Gesetz sieht eine Vielzahl an Sonderrollen und Beauftragten vor, die mit Spezialaufgaben betraut sind, um den Schutz der Arbeitnehmer unter vielerlei Gesichtspunkten zu gewährleisten. Im Bereich des Arbeitsschutzes und der Arbeitssicherheit sind beispielsweise die Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG), der Betriebsarzt (§ 2 ASiG) oder der Sicherheitsbeauftragte (§ 22 SGB VII) zu erwähnen. Im Rahmen der Notfallorganisation gibt es einen Erst-, Brandschutz- und Evakuierungshelfer (§ 10 Abs. 2 ArbSchG) sowie ggf. einen Brandschutzbeauftragten. Weiterhin können – je nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen – u. a. ein Datenschutzbeauftragter (Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG), ein Verantwortlicher für die interne Meldestelle (§ 12 HinSchG) oder ein Inklusionsbeauftragter (§ 181 SGB IX) zu benennen sein.
Welchen Einfluss hat das Fehlen eines physischen Büros auf die Notwendigkeit und die rechtliche Verpflichtung, Helfer und Beauftragte zu bestellen und gegebenenfalls ausbilden zu lassen?
Beratende, operative und gesetzliche Beauftragtenrollen unterscheiden
Zur Beantwortung dieser Frage ist es hilfreich, sich Aufgaben und Funktionen der verschiedenen Rollen zu verdeutlichen. Es lassen sich folgende Kategorien unterscheiden: Beratende Rollen unterstützen den Arbeitgeber fachlich bei der Erfüllung seiner Pflichten, sie analysieren Risiken, empfehlen Maßnahmen und begleiten mit ihrer Expertise die Organisation. Hierzu gehören typischerweise die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Betriebsarzt. Operative Rollen dienen der praktischen Umsetzung von Schutz- und Notfallmaßnahmen im Betriebsalltag. Sie sind typischerweise handlungsnah, situationsbezogen und auf konkrete Abläufe ausgerichtet. Hierzu gehören beispielsweise der Erst-, Brandschutz- und Evakuierungshelfer. Die rechtlich besonders ausgestalteten Beauftragtenrollen gehen über eine bloße Beratungs- oder Hilfsfunktion hinaus. Häufig gibt es hier besondere Anforderungen an Bestellung, Fachkunde, Stellung im Unternehmen, Unabhängigkeit, Dokumentation oder Behördenkontakt. Hierzu gehören z. B. der Datenschutzbeauftragte oder auch der Inklusionsbeauftragte.
Welche Helfer und Beauftragten ohne Büro erforderlich bleiben
Auch im Falle eines bürolosen Unternehmens, in dem alle Mitarbeiter ausschließlich im Homeoffice tätig sind, bleibt der Arbeitgeber – wie dargestellt – für die Organisation von Arbeitsschutz und Compliance verantwortlich. Allerdings ändert sich das Gefährdungsbild bzw. der Gefährdungsschwerpunkt: Klassische Büropflichten zu Verkehrswegen, Fluchtwegen, Feuerlöschern, Sanitätsraum oder Präsenzorganisation haben keinen Gegenstand mehr. Themen wie Bildschirmarbeit, Ergonomie, psychische Belastung, Arbeitszeit, Unterweisung, sichere IT-Nutzung, Datenschutz und Dokumentation bleiben bestehen, dürften sogar an Bedeutung gewinnen.
Für die Frage, ob die Rolle eines Helfers oder Beauftragten auch im bürolosen Unternehmen bestehen bleibt, hilft folgende Unterscheidung: Hat die Rolle keinen Ortsbezug, sondern knüpft an Beschäftigte und Prozesse an, bleibt sie bestehen. Hat die Rolle Ortsbezug und knüpft an die Betriebsstätte oder physische Notfallorganisation an, kann sie entfallen, wenn eine solche Infrastruktur tatsächlich nicht mehr existiert.
Konkret bedeutet dies: Beratende Rollen wie die Fachkraft für Arbeitssicherheit (§ 5 ASiG) oder der Betriebsarzt (§ 2 ASiG) bleiben selbstverständlich auch in einem bürolosen Szenario bestehen. Dabei dürften sich ihre Aufgaben aber verschieben: Die Fachkraft für Arbeitssicherheit wird weniger Gefährdungsbeurteilungen oder Beratungen vor Ort am konkreten Arbeitsplatz vornehmen und stattdessen mehr „aus der Ferne“ agieren. Konkrete Vor-Ort-Termine können, abhängig von der Gefährdungsbeurteilung und mit Einverständnis des Mitarbeiters, auch weiterhin erfolgen. Der Betriebsarzt behält seine beratende Funktion für den Arbeitgeber; arbeitsmedizinische Vorsorge und erforderliche Untersuchungen sind weiterhin organisatorisch sicherzustellen und können etwa in seiner Praxis stattfinden.
Operative Rollen, die an die Hilfestellung bei Notfällen im Büro anknüpfen, wie Erst-, Brandschutz- und Evakuierungshelfer, können in einem bürolosen Szenario entfallen. Rechtlich lässt sich dies auch mit dem Wortlaut der einschlägigen Norm begründen: Nach § 10 Abs. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber entsprechend der Art der Arbeitsstätte und der Tätigkeiten sowie der Zahl der Beschäftigten die Maßnahmen zu treffen, die zur Ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung der Beschäftigten erforderlich sind. Die Verpflichtungen des Arbeitgebers knüpfen also an die Art der Arbeitsstätte und die Zahl der Beschäftigten an. Unter diesen Voraussetzungen kann die Verpflichtung, diese Rollen zu besetzen, entfallen.
Gesetzlich besonders ausgestaltete Beauftragtenrollen, die nicht an das physische Büro, sondern an besondere Gefährdungslagen anknüpfen, wie z.B. die Rolle des Datenschutzbeauftragten oder des Inklusionsbeauftragten, behalten demgegenüber auch ohne physisches Büro ihre Bedeutung. Ob eine Bestellung erforderlich ist, richtet sich weiterhin nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen.
Gesetzliche Unfallversicherung gilt auch im Homeoffice
Wesentlich ist für Beschäftigte, dass Tätigkeiten im Homeoffice und bei mobiler Arbeit nach § 8 Abs. 1 Satz 3 Siebtes Buch Sozialgesetzbuch (SGB VII) grundsätzlich im selben Umfang versichert sind wie Tätigkeiten in der Betriebsstätte. Mit dieser Gleichstellung hat der Gesetzgeber 2021 auf die Unsicherheiten reagiert, die die ältere Rechtsprechung zur Arbeit im häuslichen Bereich geprägt hatte. Es besteht nun Klarheit, dass neben der eigentlichen Arbeitsausführung auch unmittelbar betriebsdienliche Wege innerhalb der Wohnung, die der Aufnahme, Fortsetzung oder Beendigung der Arbeit dienen, versichert sind.
Unfallversicherung ohne Büro: Schutz bleibt, Beiträge können sich ändern
Reichweite und Umfang dieses Unfallversicherungsschutzes gelten gleichermaßen, wenn sich alle Beschäftigten im Homeoffice befinden. Die gesetzliche Unfallversicherung ändert sich nicht dadurch, dass es keine betriebliche Präsenzstätte mehr gibt. Das Unternehmen muss weiterhin bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse geführt werden und Beiträge entrichten. Die Beitragshöhe richtet sich nicht nach dem Vorhandensein eines Büros, sondern nach den für den jeweiligen Unfallversicherungsträger geltenden Bemessungsgrundlagen. Eine neue Risikoeinordnung könnte für das bürolose Unternehmen in Betracht kommen, wenn sich nicht nur der Arbeitsort, sondern auch die für die Veranlagung maßgebliche Unternehmenstätigkeit verändert.
Arbeitsunfälle im Homeoffice richtig dokumentieren
Was sich unter praktischen Gesichtspunkten verändert, ist vor allem die Abgrenzung zwischen versicherter beruflicher Tätigkeit und unversicherter Privatsphäre. Im Homeoffice ist diese Trennung oft schwieriger als im Betrieb. Bei einem bürolosen Unternehmen werden derartige Abgrenzungsfragen naturgemäß häufiger auftreten. Weil es keine Kollegen, keine Betriebsräume und keine unmittelbaren Zeugen gibt, kommt es im Falle eines Unfalls stärker darauf an, dass sich der berufliche Zusammenhang nachvollziehen lässt. Relevant sind dann etwa Uhrzeit, konkrete Tätigkeit, Anlass des Weges oder Arbeitsauftrag. Eine saubere Dokumentation des Unfallhergangs ist daher unerlässlich und der Arbeitgeber sollte die Mitarbeiter entsprechend unterweisen.
Fazit: Arbeitsschutz und Unfallversicherung gelten auch ohne Büro
Mit der Aufgabe eigener Büroräume entfällt der gemeinsame Arbeitsort – nicht aber die Verantwortung des Arbeitgebers. Arbeitsschutz und gesetzliche Unfallversicherung folgen den Beschäftigten, den Informationen und den Arbeitsprozessen. Entscheidend ist deshalb, die bisherigen Schutzmechanismen konsequent an eine dauerhaft dezentrale Organisation anzupassen.
To-dos: Arbeitsschutz im bürolosen Unternehmen organisieren
- Arbeitsmodell und zulässige Arbeitsorte festlegen: Unternehmen sollten eindeutig regeln, ob Telearbeit oder mobile Arbeit vorgesehen ist, an welchen Orten gearbeitet werden darf und welche Ausstattung dort erforderlich ist.
- Arbeitsschutz dezentral organisieren: Gefährdungsbeurteilungen, ergonomische Aus-stattung, Unterweisungen, arbeitsmedizinische Vorsorge und der Umgang mit psychi-schen Belastungen müssen an das bürolose Modell angepasst und regelmäßig überprüft werden.
- Helfer und Beauftragte einzeln prüfen: Rollen sollten weder pauschal beibehalten noch pauschal abgeschafft werden. Maßgeblich sind ihre gesetzlichen Voraussetzungen, ihre konkrete Funktion und mögliche Präsenzsituationen – etwa in Coworking-Spaces oder bei gemeinsamen Veranstaltungen.
- Arbeitsunfälle klar dokumentieren: Beschäftigte sollten wissen, wie sie Unfälle im Homeoffice oder bei mobiler Arbeit melden und welche Angaben erforderlich sind, um den beruflichen Zusammenhang nachvollziehbar zu dokumentieren.
- Klare Melde- und Aktualisierungsprozesse schaffen: Veränderungen des Arbeitsplatzes, neue Gefährdungen, Arbeitsschutzmängel und Arbeitsunfälle müssen auch auf Distanz schnell gemeldet, bewertet und dokumentiert werden.
Wer diese Punkte in verbindlichen Regelungen, verständlichen Unterweisungen und funktionierenden Prozessen zusammenführt, schafft eine tragfähige organisatorische Grundlage für die rechtssichere und praktikable Gestaltung eines Unternehmens ohne eigene Büroräume.
*Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.
