Das bürolose Unternehmen Teil 2
Kollektivarbeitsrechtliche Implikationen: Mitbestimmung und Betriebsrat
Durch die Möglichkeit des „Mobile Office“ können Unternehmen heutzutage teilweise oder auch vollständig auf ihre physischen Büros verzichten. Immer mehr Unternehmen prüfen, ob sie dauerhaft auf mobiles Arbeiten umstellen können. Dabei hat die Aufgabe des physischen Büros und Umstellung auf ein rein mobiles Arbeiten nicht nur Auswirkungen auf die einzelnen Arbeitnehmer und deren individuelles Arbeitsumfeld, sondern bringt auch rechtliche Fragen und Herausforderungen aus kollektivarbeitsrechtlicher Sicht mit sich. Diese betreffen vor allem die Bestimmung des Betriebsbegriffs sowie die Organisation und dahingehende Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats.
Mobiles Arbeiten: Bleibt das Mobile Office ein Betrieb im Sinne des BetrVG?
Eine zentrale Frage bei Aufgabe des physischen Betriebs und Umstellung auf ein Mobile Office ist, ob dieses überhaupt noch als „Betrieb“ im klassischen Sinn zu qualifizieren ist. Von der Bestimmung eines Betriebs (und seiner Größe) hängt maßgeblich ab, ob das Kündigungsschutzgesetz („kündigungsschutzrechtlicher Betrieb“) gilt, ob ein Betriebsrat gebildet werden kann und wie weit seine Zuständigkeiten und Kompetenzen reichen („betriebsverfassungsrechtlicher Betrieb“).
Gibt ein Unternehmen die Vorhaltung physischer Büros auf, so mag dies zwar nicht zum tradierten Verständnis des Betriebsbegriffs passen. Dem Bestehen eines Betriebs im Rechtssinne steht dieser Umstand indes nicht entgegen. Die Rechtsprechung versteht den Betriebsbegriff des Betriebsverfassungsgesetzes („BetrVG“) nämlich funktional und nicht zwingend (nur) räumlich. Maßgeblich ist, ob die Arbeitnehmer in einen organisatorisch abgrenzbaren und eigenständigen betrieblichen Verbund eingegliedert sind und innerhalb dieses Verbunds unter den Weisungen des Arbeitgebers bestimmte arbeitstechnische Zwecke verfolgen.
Für die Bestimmung eines Betriebs nach dem BetrVG ist es – auch im Falle des vollständigen und dauerhaften mobilen Arbeitens – somit entscheidend, dass die Arbeitnehmer in den wesentlichen personellen und sozialen Angelegenheiten einer einheitlichen Leitung unterliegen, die auch über eine zentrale und digitale Infrastruktur organisiert werden kann. Der konkrete Arbeits- und Aufenthaltsort der Belegschaft hat dafür keine maßgebliche Bedeutung. Ein Betrieb kann demnach auch aus Arbeitnehmern bestehen, die räumlich in verschiedenen Städten (mobil) tätig werden.
Das Kündigungsschutzgesetz („KSchG“) enthält (ebenfalls) keine eigenständige Definition des Betriebsbegriffs, sodass der „kündigungsschutzrechtliche Betrieb“ insoweit grundsätzlich an den betriebsverfassungsrechtlichen Betriebsbegriff angelehnt wird.
Für beide Betriebsbegriffe gilt: Sofern der Betrieb bei der Umstellung auf rein mobiles Arbeiten die bisherigen Leitungs- und Organisationsstrukturen beibehält und lediglich das physische Büro aufgegeben wird, bleibt der Betrieb derselbe. Die dem Betrieb zugeordneten Arbeitnehmer ändern sich nicht, was sowohl für die Berechnung von Schwellenwerten nach dem BetrVG und KSchG als auch für die Frage nach dem im Rahmen der Sozialauswahl einzubeziehenden Personenkreis relevant ist.
Anderes kann gelten, wenn – was häufig der Fall ist – nicht nur das physische Büro aufgegeben wird, sondern darüber hinaus die betrieblichen Strukturen verschlankt / verändert werden. Denkbar ist etwa, dass der Arbeitgeber personelle und organisatorische Entscheidungen im Mobile Office für alle (vormals selbstständigen) Betriebseinheiten aus einem „Hauptbetrieb“ heraus trifft. Hier kann es dazu kommen, dass sich neue Betriebe bilden, was nicht nur Auswirkungen auf die betriebliche Zuordnung der Arbeitnehmer, sondern insbesondere auch auf die Zuständigkeit des Betriebsrats hat, die an den jeweiligen (betriebsverfassungsrechtlichen) Betrieb geknüpft ist.
Mitbestimmung des Betriebsrats bei mobilem Arbeiten
Besteht ein Betriebsrat, wird die mobile Arbeit insbesondere durch Betriebsvereinbarungen zwischen den Betriebsparteien geregelt und ausgestaltet. Diese bilden den maßgeblichen Regelungsrahmen, da die konkrete Ausgestaltung des mobilen Arbeitens entscheidend von den betrieblichen Gegebenheiten sowie den jeweils ausgeübten Tätigkeiten abhängt. Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats können sich dabei insbesondere aus § 87 Abs. 1 Nr. 1, 2, 3, 6, 7 sowie – seit dem 18. Juni 2021 – Nr. 14 BetrVG ergeben. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG erstreckt sich die Mitbestimmung jedoch ausschließlich auf die Frage, „wie“ mobile Arbeit ausgestaltet wird und bezieht sich damit „nur“ auf deren Rahmenbedingungen. Über das „Ob“ der Einführung mobiler Arbeit entscheidet weiterhin allein der Arbeitgeber.
Zu denken ist bei Aufgabe physischer Büros und Einsatz der Arbeitnehmer in einem Mobile Office zudem an die Beteiligung des Betriebsrats gem. § 99 BetrVG im Rahmen von Versetzungen.
Wann wird die Umstellung auf Mobile Office zur Betriebsänderung?
Geht die Einführung mobiler Arbeit über bloße Gestaltungsfragen hinaus und führt sie zu grundlegenden Veränderungen der betrieblichen Organisation, kann eine Betriebsänderung im Sinne der §§ 111 ff. BetrVG vorliegen. Maßgeblich ist, ob die Umstellung ein erhebliches Gewicht erreicht und eine größere Zahl von Arbeitnehmern betrifft. Eine punktuelle Nutzung mobilen Arbeitens genügt hierfür regelmäßig nicht.
Bei vollständiger Aufgabe physischer Bürostandorte spricht dagegen viel für das Vorliegen einer Betriebsänderung. Zwar bleibt der Betrieb – wie dargestellt – auch ohne feste Büroräume grundsätzlich bestehen. Gleichwohl verändern sich die räumliche Organisation, Kommunikationswege, Führungsstrukturen und Arbeitsabläufe grundlegend. Dies kann sowohl als Betriebsverlegung (§ 111 Satz 3 Nr. 2 BetrVG) als auch als grundlegende Änderung der Betriebsorganisation (§ 111 Satz 3 Nr. 4 BetrVG) einzuordnen sein.
Liegt eine Betriebsänderung vor, muss der Arbeitgeber mit dem Betriebsrat über einen Interessenausgleich und gegebenenfalls einen Sozialplan verhandeln. In der Praxis können dabei unter anderem Regelungen zur Kostenübernahme für Strom, Internet oder Arbeitsmittel sowie pauschale Zuschüsse für das Mobile Office eine Rolle spielen.
Wie verändert mobiles Arbeiten die Arbeit des Betriebsrats?
Die Arbeit aus dem Mobile Office stellt auch den Betriebsrat selbst hinsichtlich seiner eigenen Arbeitsweise und der Organisation der Betriebsratsarbeit vor neue Herausforderungen. Betriebsratsarbeit ist nach dem gesetzlichen Leitbild auf eine enge Anbindung an die Belegschaft sowie an die betrieblichen Entscheidungsprozesse ausgerichtet. Eine solche enge Anbindung ist für den Betriebsrat in einer örtlich verteilten Belegschaft deutlich schwieriger zu erreichen und zu erhalten.
Bei einer umfassenden Verlagerung der Arbeit in das Mobile Office droht aus Betriebsratssicht somit eine Schwächung des betrieblichen Austauschs und letztlich seiner mitbestimmungsrechtlichen Position. Zwischen den Arbeitnehmern und dem Betriebsrat können informelle Kommunikationswege, spontane Rückmeldungen und niedrigschwellige Kontaktmöglichkeiten erheblich erschwert sein. Für den Betriebsrat wird es daher umso wichtiger, digitale Kommunikations- und Beteiligungsformate zu schaffen, die für die Arbeitnehmer einfach zugänglich sind und sie motivieren, auch ohne persönlichen Vor-Ort-Kontakt in den Austausch mit dem Betriebsrat zu treten.
Hinsichtlich der Durchführung der Betriebsratsarbeit regelt § 40 Abs. 2 BetrVG die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, dem Betriebsrat die für seine Tätigkeit erforderlichen Räume sowie die notwendigen sachlichen Mittel und Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung zu stellen. An dieser Vorschrift zeigt sich eindrücklich, dass das BetrVG bislang auf einen physisch vorhandenen Betrieb ausgerichtet ist.
In dem Sonderfall, dass ein Betrieb vollständig ohne physische Büroinfrastruktur organisiert ist, spricht aber vieles dafür, dass der Betriebsrat seine Tätigkeit regelmäßig ebenfalls ohne fest zugewiesene Büroräume ausüben kann. Besteht in bestimmten Situationen gleichwohl ein Bedarf nach physischen Räumlichkeiten, kann in diesen Fällen an flexible Lösungen wie die (zeitweise) Nutzung von „Coworking Spaces“ oder „Shared Offices“ gedacht werden, die nicht nur dem Betriebsrat die Möglichkeit zur Arbeit „vor Ort“ bieten könnten, sondern ggf. auch hieran interessierten Arbeitnehmern. Kann / soll dem Betriebsrat hier kein eigenes Büro zugewiesen werden, ist denkbar, ihm jedenfalls einen abschließbaren Schrank zur Ablage seiner vorhandenen physischen Unterlagen und gegebenenfalls zur Aufbewahrung von Betriebsvereinbarungen zur Verfügung zu stellen.
Entscheidend bleibt dabei jedenfalls, dass der Betriebsrat seine gesetzlichen Aufgaben effektiv wahrnehmen kann und insbesondere die Erreichbarkeit für die Arbeitnehmer sowie die ordnungsgemäße Durchführung seiner Aufgaben sichergestellt wird. Ob dies unter den individuellen Umständen und Gegebenheiten tatsächlich gewährleistet ist, muss in jedem Einzelfall bewertet werden.
Was die Durchführung von Betriebsratssitzungen betrifft, sieht das Gesetz gemäß § 30 Abs. 1 Satz 5 BetrVG – trotz der Erfahrungen aus der Pandemiezeit – weiterhin vor, dass die Sitzungen des Betriebsrats vorrangig in Präsenz zu erfolgen haben. Video- und Telefonkonferenzen sind zwar zulässig, jedoch nur unter den zusätzlichen Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 und 3 BetrVG. Auch hier könnte die Nutzung von „Coworking Spaces“ oder „Shared Offices“ eine Lösung sein.
Ob der Gesetzgeber insoweit in Zukunft für weitere Abhilfe und Klarheit sorgt, bleibt abzuwarten.
Für die gemäß § 77 Abs. 2 Satz 3 BetrVG vorgesehene Auslegung abgeschlossener Betriebsvereinbarungen „an geeigneter Stelle im Betrieb“ dürfte es aber jedenfalls ausreichend sein, sie lediglich digital (z.B. im Intranet) für die Arbeitnehmer zur Einsichtnahme bereitzuhalten.
Was Unternehmen beim vollständigen Mobile Office beachten sollten
Die vollständige Verlagerung der Arbeit in das Mobile Office ist aus kollektivarbeitsrechtlicher Sicht weit mehr als eine Frage der Arbeitsorganisation und sollte frühzeitig geplant werden::
- Unternehmen sollten bereits zu Beginn prüfen, welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats durch die Umorganisation ausgelöst werden können.
- Insbesondere mögliche Beteiligungsrechte nach §§ 111 ff. BetrVG sollten frühzeitig analysiert und Verhandlungen entsprechend vorbereitet werden.
- Auch die Arbeitsweise des Betriebsrats muss an ein vollständig mobiles Unternehmen angepasst werden. Digitale Kommunikationswege und praktikable organisatorische Lösungen gewinnen dabei an Bedeutung.
- Eine frühzeitige und vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat erleichtert die rechtssichere Umsetzung eines vollständig mobilen Arbeitsmodells.
