Informationsrechte im digitalen Zeitalter
Jeder Gesellschafter kann jederzeit Einsicht in Unterlagen seiner Gesellschaft beantragen. Das digitale Zeitalter stellt an die Geschäftsführung völlig neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt.
Einsichtsrecht in digitale Unterlagen
Jeder Gesellschafter darf grundsätzlich jederzeit Einsicht in sämtliche schriftlich oder elektronisch verkörperten Unterlagen seiner Gesellschaft nehmen. Hierdurch wird insbesondere nicht-geschäftsführenden Gesellschaftern die Möglichkeit eröffnet, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse der Gesellschaft zu verschaffen.
Das Einsichtsrecht erstreckt sich nicht nur auf schriftlich sondern auch auf elektronisch verkörperte Unterlagen. Im Zuge des digitalen Zeitalters ist es somit zu einer erheblichen Zunahme des Umfangs einsichtsfähiger Unterlagen gekommen. Damit ist gleichzeitig die Gefahr eines Missbrauchs des Einsichtsrechts durch feindliche Gesellschafter gestiegen. In der Verwaltung der elektronisch geführten Korrespondenz gilt es daher folgende „Spielregeln″ zu beachten.
1. Private und geschäftliche Korrespondenz trennen
Vorgelegt werden müssen sämtliche im Unternehmen und mit Dritten ausgetauschten E-Mails mit geschäftlichem Bezug – auch dann, wenn die Korrespondenz teilweise privaten Inhalt hat. Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen jedoch private E-Mails von Mitarbeitern dem Gesellschafter nicht zur Einsicht vorgelegt werden. Es empfiehlt sich daher, in der alltäglichen Korrespondenz strikt zwischen geschäftlich und privat zu trennen und die Mitarbeiter, sofern ihnen private Korrespondenz gestattet ist, entsprechend anzuweisen.
2. Löschen von E-Mails
Grundsätzlich dürfen geschäftliche E-Mails gelöscht werden. Der Gesellschafter hat keinen Anspruch darauf, dass Korrespondenz für ihn zur Einsicht aufbewahrt wird. Etwas anderes gilt jedoch für E-Mails, die ein konkretes Handelsgeschäft betreffen. Diese Handelsbriefe müssen bereits im öffentlichen Interesse für sechs Jahre aufbewahrt werden. Auf die Einhaltung dieser Vorgaben hat auch der einzelne Gesellschafter einen Anspruch: Er kann verlangen, dass Handelsbriefe ihm für sechs Jahre zur Einsicht zur Verfügung stehen. Werden Handelsbriefe rechtswidrig gelöscht, kann sich der Geschäftsführer der Urkundenunter drückung strafbar machen.
3. Nutzung privater E-Mail Accounts
Geschäftliche Korrespondenz kann auch über private E-Mail-Accounts geführt werden, solange die jeweiligen Provider ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes gewährleisten. Gängige Provider begegnen insoweit keinen Bedenken. Jedoch darf durch die Nutzung privater E-Mail Accounts dem Gesellschafter nicht die Einsicht in geschäftliche Korrespondenz verweigert werden. Der Gesellschafter kann Vorlage der über private E-Mail Accounts geführten Geschäftskorrespondenz und ggf. auch eines Inhaltsverzeichnisses des Accounts verlangen. Von der Nutzung privater E-Mail Accounts für geschäftliche Korrespondenz ist daher abzuraten.
Gewährung der Einsichtsrechte in digitaler Form
Die Geschäftsführung kann wählen, ob sie dem Gesellschafter die Einsicht digital oder in Papierform gewähren möchte. Die Gewährung der Einsichtnahme in digitaler Form führt regelmäßig zu einem erheblich geringeren Aufwand und spart unnötige Kosten. Ein USB-Stick lässt sich leichter übergeben, als tausende oder gar zehntausende E-Mails von Mitarbeitern des Unternehmens.
Doch birgt diese Art der Einsichtnahme auch nicht zu unterschätzende Risiken für die Gesellschaft: Digital eingesehene Dokumente könnten kopiert und nachträglich manipuliert werden. Sie lassen sich beliebig vervielfältigen und leicht einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen. Ferner lässt sich im Streitfall der Nachweis über die Erfüllung eines Einsichtsbegehrens nicht so leicht erbringen. Ein streitsüchtiger Minderheitsgesellschafter wird im Nachhinein behaupten, bestimmte Dateien seien zum Zeitpunkt der Einsichtsgewährung nicht auf dem Datenträger gespeichert gewesen. Der Geschäftsführung ist daher zu empfehlen, besonders gesellschaftsfeindlichen Gesellschaftern die Einsichtnahme nur in Papierform zu gewähren – auch wenn die hierdurch anfallenden höheren Kosten von der Gesellschaft zu tragen sind.
Konsequenzen für die Praxis
Die Geschäftsführung hat zu beachten, dass jede schriftlich oder elektronisch geführte Korrespondenz den Gesellschaftern auf Verlangen zur Einsicht vorgelegt werden muss. Geschäftliche und private Korrespondenz ist daher strikt zu trennen. E-Mails, die Handelsgeschäfte betreffen, müssen für sechs Jahre archiviert werden. Private E-Mail-Accounts sollten nicht genutzt werden. Die Einsichtnahme kann digital erfolgen, solange die Missbrauchsgefahr als gering eingeschätzt wird. In besonders kritischen Fällen sollte die Einsicht jedoch nur in Papierform gewährt werden.
