Basics Aufsichtsratssitzung (9): Die Arbeitssprache des Aufsichtsrates
In unserer Serie beantworten wir heute die Frage, welche Sprache der Aufsichtsrat spricht oder sprechen sollte.
Muss im Aufsichtsrat die Arbeitssprache Deutsch sein?
In der Praxis wird hier als Fremdsprache regelmäßig Englisch gewählt. Eine gesetzliche Regelung für die Festlegung einer Arbeitssprache im Aufsichtsrat besteht nicht. Da es sich bei der Bestimmung einer Arbeitssprache um eine typische, organisatorische Einzelfrage der Aufsichtsratssitzungen handelt, ist der richtige Regelungsort zweckmäßigerweise nicht die Satzung der Aktiengesellschaft, sondern die Geschäftsordnung des Aufsichtsrates. Eine Fremdsprache kann dort als Arbeitssprache verankert werden.
Muss jedes Aufsichtsratsmitglied die festgelegte Arbeitssprache beherrschen?
Die Festlegung einer Arbeitssprache im Aufsichtsrat hat nicht zur Folge, dass Mitglieder des Aufsichtsrates diese Sprache auch im Sinne einer Mindestqualifikation (§ 100 Abs. 1 AktG) beherrschen müssen. Wird die Aufsichtsratssitzung in einer Fremdsprache abgehalten, so muss aber auf jeden Fall sichergestellt werden, dass jedes Mitglied der Besprechung folgen kann. Hierzu behilft man sich mit der Übersetzung von Arbeitsunterlagen und dem simultanen Dolmetschen der Wortbeiträge, was allerdings zu Mehrkosten, einer erheblich längeren Vorlaufzeit bei der Bereitstellung von Unterlagen sowie einer potenziellen Gefährdung der Geheimhaltung führt. Mindestens in der Arbeitssprache müssen die Sitzungsunterlagen sowie das Protokoll der Sitzung vorliegen.
Arbeitssprache im Aufsichtsrat und Dritte
Eine Außenwirkung kommt der Bestimmung einer Arbeitssprache nicht zu. Gegenüber Dritten (insbesondere dem Handelsregister) bleibt die Geschäfts- und Arbeitssprache der Gesellschaft und des Aufsichtsrates weiterhin Deutsch. Allerdings kann der Aufsichtsrat, wenn er die Gesellschaft vertritt, die Festlegung der Arbeitssprache auch im Verhältnis zu Dritten vertraglich vereinbaren. Vor allem Abschlussprüfern kann damit aufgegeben werden, ggf. eine zusätzliche Fassung ihrer Berichte in der gewählten Arbeitssprache zu erstellen. Zu beachten ist, dass bei Beschlüssen, die beim Handelsregister einzureichen sind (z. B. Beschlüsse über die Bestellung des Vorstandes), eine von einem vereidigten Übersetzer gefertigte Übersetzung der Beschlüsse beizufügen ist. Hilfreich ist es auch, juristische Fachbegriffe in deutscher Sprache in Klammern zu dem englischen Ausdruck in den Beschlüssen zur Verdeutlichung hinzuzufügen.
Beim nächsten Mal in dieser Serie: Das Sitzungsprotokoll
Zu Teil 1 der Serie: Wer lädt wie wann ein?
Zu Teil 2 der Serie: Wie muss die Einladung gestaltet sein?
Zu Teil 3 der Serie: Beschluss und Beschlussfähigkeit
Zu Teil 4 der Serie: Mehrheiten bei der Beschlussfassung
Zu Teil 5 der Serie: Dürfen Dritte anwesend sein?
Zu Teil 6 der Serie: Vertretung bei Beschlüssen
Zu Teil 7 der Serie: Beschlüsse ohne Sitzungen
Zu Teil 8 der Serie: Verfahrensfehler
