Der Ver­schmel­zungs­ver­trag: Vom Entwurf bis zur Eintragung

Bevor eine Verschmelzung vollzogen und zum Handelsregister angemeldet werden kann, ist eine Reihe von Dokumenten zu entwerfen. Daneben sind weitere Schritte vorzubereiten, auf die wir im Folgenden eingehen.

Vorbereitungsphase – der Entwurf des Verschmelzungsvertrags

Am Anfang des Prozesses wird meist der Entwurf des Verschmelzungsvertrags stehen. Soweit ein Aufsichtsrat oder Beirat in einer der beteiligten Gesellschaften besteht, müssen diese Gremien dem Vorhaben als solchem in der Regel bereits zugestimmt haben. Zusammen mit dem Verschmelzungsvertrag können die Zustimmungsbeschlüsse der Gesellschafter der beteiligten Rechtsträger vorbereitet werden. In diese können auch etwaige Verzichtserklärungen aufgenommen werden. All dies gilt auch für den – praktisch häufigsten – Fall der Verschmelzung im Konzern.

Im Rahmen der Entwurfserstellung wird in aller Regel mit den steuerlichen Beratern der Stichtag für die steuerliche und bilanzielle Rückwirkung der Verschmelzung zu klären sein.

Auf den Verschmelzungsbericht kann verzichtet werden

Grundsätzlich sieht das Gesetz die Erstattung eines Verschmelzungsberichts (schriftlich mit notariell beglaubigten Unterschriften) durch die Geschäftsleitung an die Anteilseigner vor. Auf diesem Wege können sie sich ein genaues Bild von dem Vorhaben machen.

Gegenstand des Berichts ist insbesondere die Angemessenheit des Umtauschverhältnisses zwischen den Anteilen an dem übertragenden Rechtsträger zu den Anteilen am übernehmenden Rechtsträger. Da die Erstellung des Verschmelzungsberichts zeit- und kostenintensiv ist, wird hierauf häufig (in Konzernsituationen in aller Regel) verzichtet.

Außerdem ist der Bericht nicht erforderlich, wenn eine 100%ige Tochtergesellschaft auf die Mutter verschmolzen wird. Gleiches gilt, wenn alle Gesellschafter einer an der Verschmelzung beteiligten Personengesellschaft zur Geschäftsführung in dieser Personengesellschaft berechtigt sind.

Auch möglich: Verzicht auf Prüfung und Prüfbericht

Darüber hinaus ist eine Prüfung der Verschmelzung und die Erstattung eines entsprechenden Prüfberichts vorgesehen. Dies soll insbesondere das angemessene Umtauschverhältnis sicherstellen. Wie bei dem Verschmelzungsbericht besteht insoweit jedoch eine Verzichtsmöglichkeit.

Zudem sind Prüfung und Berichterstattung nicht notwendig bei der Verschmelzung einer 100%igen Tochtergesellschaft. In diesem Fall werden der Muttergesellschaft auch keine Anteile an sich selbst gewährt. Die Anteilsgewährung ist auch dann nicht erforderlich, wenn hierauf ausdrücklich verzichtet wird. Darüber hinaus gibt es noch einige Sonderfälle, in denen auch keine Anteilsgewährung erforderlich ist, auf die hier nicht näher eingegangen werden soll.

An einer Verschmelzung sind stets zwei Rechtsträger und deren jeweilige Gesellschafterversammlungen beteiligt. Daher wird es sich in der Regel anbieten, auch Vollmachten vorzubereiten, um so nicht die Geschäftsleitung aller Gesellschaften in die Beurkundung einbinden zu müssen. Die Vollmachten sind notariell zu beglaubigen.

Beteiligung des Betriebsrats

Sobald der Entwurf des Verschmelzungsvertrags final abgestimmt vorliegt, ist er dem Betriebsrat zuzuleiten. Die Zuleitung dient in erster Linie der Information der Arbeitnehmer über das Vorhaben. Der Betriebsrat muss den Vertragsentwurf spätestens einen Monat und einen Tag vor der Versammlung der Anteilsinhaber, die über die Verschmelzung beschließen, erhalten.

Dem Betriebsrat kann auch der bereits abgeschlossene Vertrag zugeleitet werden. Um die Monatsfrist für die Erstellung von Anlagen etc. nutzen zu können, bietet sich jedoch die Zuleitung des Entwurfs praktisch an. Eine Möglichkeit zur Blockade der Verschmelzung durch den Betriebsrat besteht nicht.

Gerade in größeren Unternehmensgruppen kann die Identifikation des „richtigen″ Betriebsrats (Konzernbetriebsrat, Gesamtbetriebsrat, Einzelbetriebsrat) eine genauere Analyse erfordern. Ist diese abgeschlossen, wird der Entwurf dem entsprechenden Betriebsratsvorsitzenden übermittelt. Die Entwürfe der Zustimmungsbeschlüsse sowie die Bilanz müssen nicht zur Verfügung gestellt werden.

Betriebsratsvorsitzender muss den Erhalt des Vertrags(entwurfs) quittieren

Bei Zuleitung des Verschmelzungsvertrags oder seines Entwurfs ist darauf zu achten, dass der Betriebsratsvorsitzende den Empfang mit Datum quittiert. Diese Bestätigung ist der späteren Anmeldung zum Handelsregister beizufügen und dient dem Nachweis der rechtzeitigen Zuleitung.

Sollte der Betriebsrat auf die Einhaltung der Frist oder auf die Zuleitung insgesamt verzichten, so ist dies durch ein vom Vorsitzenden unterzeichnetes Schreiben zu dokumentieren. In Betrieben ohne Betriebsrat entfällt die Pflicht zur Zuleitung. Die Geschäftsleiter haben dann schriftlich zu erklären, dass kein Betriebsrat besteht.

Zudem ist darauf zu achten, dass der Entwurf nach der Zuleitung an den Betriebsrat nicht mehr in den Teilen, die Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur oder die Arbeitsbedingungen haben, verändert wird. Eine Änderung des Vertragsentwurfs in diesen Teilen würde sonst die Monatsfrist erneut auslösen.

Notarielle Beurkundung erforderlich

Der Verschmelzungsvertrag muss notariell beurkundet werden. Das gilt auch für die zustimmenden Gesellschafterbeschlüsse und ggf. abgegebene Verzichtserklärungen. Die Beurkundung kann in einer oder in mehreren Urkunden geschehen. Auch kann die Zustimmung zu dem Entwurf oder dem bereits beurkundeten Verschmelzungsvertrag erfolgen. Aus praktischen Erwägungen werden Verschmelzungsvertrag und Zustimmungsbeschlüsse jedoch häufig in einer Urkunde zusammengefasst.

Soweit es sich um eine Verschmelzung im Konzern handelt, werden in der Regel Verzichtserklärungen im Hinblick auf die Erstattung eines Verschmelzungsberichts, eine Verschmelzungsprüfung sowie einen Verschmelzungsprüfungsbericht zu erreichen sein. Zudem sollten die Gesellschafterversammlungen auch noch auf Abfindungs- und Austrittsrechte sowie Rechtsmittel verzichten.

Anmeldung zum Handelsregister

Die Verschmelzung ist sowohl zum Handelsregister des übernehmenden wie auch zum Handelsregister des übertragenden Rechtsträgers durch die jeweilige Geschäftsleitung anzumelden.

Dem Handelsregister ist der beurkundete Verschmelzungsvertrag mit allen Anlagen inklusive der Zustimmungsbeschlüsse, des Verschmelzungsberichts, des Verschmelzungsprüfungsberichts sowie aller ggf. abgegebenen Verzichtserklärungen vorzulegen. Zudem ist der Anmeldung die Bestätigung des Betriebsratsvorsitzenden über die rechtzeitige Zuleitung beizufügen – oder der entsprechende Verzicht bzw. die Erklärung der Geschäftsleitung, dass kein Betriebsrat besteht.

Weiterhin ist für die Anmeldung die Schlussbilanz des übertragenden Rechtsträgers erforderlich. Diese darf im Zeitpunkt der Anmeldung nicht älter als acht Monate sein. Soweit das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, bedeutet dies praktisch, dass die Anmeldung bis zum 31. August erfolgen muss.

Liegen alle Unterlagen vor, erfolgt die Eintragung zuerst im Handelsregister des übertragenden Rechtsträgers. Wirksam wird sie jedoch erst mit der Eintragung beim übernehmenden Rechtsträger. Der übertragende Rechtsträger erlischt in der Folge.

Unsere Beitragsreihe stellt wichtige Aspekte rund um das Umwandlungsrecht nach dem UmwG vor. Hier zeigen wir die Möglichkeiten einer Unternehmensumstrukturierung auf, stellen einzelne Aspekte heraus, schildern Herausforderungen und skizzieren die ein oder andere Lösungsidee. Bisher erschienen ist ein Überblick über die umwandlungsrechtliche Verschmelzung, ein Beitrag zum Verschmelzungsvertrag sowie zum Formwechsel. Weiter haben wir die Möglichkeiten im Rahmen einer Unternehmensspaltung, die partielle Gesamtrechtsnachfolge sowie den Ablauf einer Spaltung erläutert. Zuletzt sind wir auf die Schlussbilanz sowie die Besteuerung von Umwandlungen eingegangen und haben die arbeitsrechtlichen Besonderheiten bei der Umwandlung dargestellt.