Betriebsratsvergütung: Compliance und Haftungsrisiken für Unternehmen
Die Betriebsratsvergütung birgt erhebliche Compliance- und Haftungsrisiken für Unternehmen und ihre Geschäftsleitung. Bemessungsgrundlage und Höhe der Vergütung von Betriebsratsmitgliedern sind vermehrt Gegenstand gerichtlicher Überprüfung. Daran haben auch die 2024 erfolgten Änderungen von § 37 Abs. 4 und § 78 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) im Anschluss an das aufsehenerregende Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 10. Januar 2023 gegen vier VW-Manager nichts geändert.
Während die arbeitsrechtliche Perspektive in der Diskussion breiten Raum einnimmt, wird die Frage, inwieweit die Ordnungsgemäßheit der Betriebsratsvergütung auch Teil der internen Compliance-Organisation des Arbeitgebers sein sollte, bislang eher stiefmütterlich behandelt. Das ist umso verwunderlicher, als Fehler auf der Arbeitgeberseite sowohl zivil- als auch strafrechtlich erhebliche negative Konsequenzen für die Geschäftsleitung haben können. Hinzu kommt das Risiko einer – ggf. sogar außerordentlichen – Kündigung des Geschäftsführer- bzw. Vorstandsdienstvertrages. Unternehmen sollten deshalb klare Zuständigkeiten, Kontrollmechanismen und Dokumentationsprozesse für die Betriebsratsvergütung etablieren.
Überhöhte Betriebsratsvergütung: Welche Haftungsrisiken drohen der Geschäftsleitung?
Zivilrechtlich können Betriebsratsvergütungen, die gegen das betriebsverfassungsrechtliche Begünstigungsverbot (§ 78 S. 2 BetrVG) verstoßen, nicht nur zur außerordentlichen oder ordentlichen Kündigung des Anstellungsvertrages berechtigen, sondern einen Schadensersatzanspruch des Unternehmens insbesondere gegen die Mitglieder seiner Geschäftsleitung begründen. Im Fokus stehen hier nicht nur die unmittelbar ressortverantwortlichen Personen, z.B. der Personalvorstand*, sondern auch die übrigen Mitglieder der Geschäftsleitung. Sie trifft bei Ressortaufteilung (sogenannte horizontale Delegation) eine Überwachungspflicht.
Eine Haftung der Geschäftsleiter steht ferner auch dann im Raum, wenn die überhöhte Vergütung, wie häufig, nicht unmittelbar durch die Geschäftsleitung schuldhaft veranlasst wurde, sondern durch nachgeordnete Ebenen (sogenannte vertikale Delegation). Denn die Geschäftsleitung trifft neben der hier ebenso bestehenden Überwachungspflicht insbesondere auch eine Pflicht zur Errichtung einer risikoangemessenen Compliance-Organisation, die Gesetzesverstößen vorbeugt. Ist die überhöhte Vergütung als Straftat oder Ordnungswidrigkeit von Beschäftigten unterhalb der Geschäftsleitung zu bewerten (z.B. des Personalleiters), die durch eine angemessene Compliance-Organisation hätte vermieden werden können, begründet dies nicht nur Schadensersatzansprüche des Unternehmens gegen das zuständige oder gar gegen sämtliche Mitglieder der Geschäftsleitung, sondern auch eine bußgeldpflichtige Ordnungswidrigkeit des Unternehmens nach §§ 130, 9 OWiG. Für eine solche Geldbuße haften dem Arbeitgeber bei juristischen Personen deren gesetzliche Vertreter, z.B. Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder.
Strafrechtlich können solche überhöhten Vergütungen auf Ebene der handelnden Personen, die diese Zuwendung gewährt oder zu verantworten haben, eine strafbare Begünstigung gemäß § 119 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG sowie eine Untreuehandlung im Sinne von § 266 Abs. 1 StGB darstellen. Denn laut BGH verletzen Geschäftsleiter ihre Vermögensbetreuungspflicht, wenn einem Betriebsrat ein Arbeitsentgelt oder eine sonstige Leistung bewilligt wird, das gegen das betriebsverfassungsrechtliche Begünstigungsverbot verstößt, weil weder die Vorgaben des § 37 BetrVG noch diejenigen der Rechtsprechung zur weiteren Konkretisierung des § 78 BetrVG beachtet wurden.
Betriebsratsvergütung: Wie eine wirksame Compliance-Organisation Risiken reduziert
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Vorgaben des BetrVG für die Betriebsratsvergütung beachten, bedarf es im Rahmen der Compliance-Organisation eines Zusammenspiels verschiedener Unternehmenseinheiten, die jeweils bestimmte Compliance-Maßnahmen umsetzen. Nur so kann im Hinblick auf das Risikofeld Betriebsratsvergütung Nachlässigkeiten, Interessenkonflikten oder gar kollusivem Zusammenwirken einzelner Personen vorgebeugt werden.
Geschäftsleitung: Betriebsratsvergütung aktiv steuern und überwachen
Generell gilt: Die Geschäftsleitung sollte die Vergütungsentwicklung von Betriebsratsmitgliedern nicht allein reaktiv behandeln, d.h. auf Forderungen von Betriebsratsmitgliedern nach Erhöhung ihrer Vergütung (nur) reagieren. Vielmehr sollte die Geschäftsleitung die Personalabteilung anweisen, aktiv für jedes Betriebsratsmitglied relevante Vergleichsgruppen zu bilden, um sich so laufend ein Bild von der Entwicklung der relevanten Vergütungen machen zu können. Ergeben sich personelle Veränderungen innerhalb der Vergleichsgruppe (bspw. durch Gruppenmitglieder, die das Unternehmen verlassen), so sollte die Personalabteilung prüfen, ob eine Anpassung der Vergleichsgruppe geboten ist.
Ferner sollte die Geschäftsleitung bedenken, ob der Abschluss einer Betriebsvereinbarung über die Bildung relevanter Vergleichsgruppen sinnvoll und möglich ist. Gemäß der 2024 eingefügten Regelung des § 37 Abs. 4 S. 4 und 5 BetrVG sind solche Betriebsvereinbarungen nur auf grobe Fehlerhaftigkeit überprüfbar.
Personalabteilung: Betriebsratsvergütung rechtssicher umsetzen und dokumentieren
Unterhalb der Geschäftsleitungsebene ist üblicherweise die Personalabteilung für die rechtmäßige Vergütung von Betriebsratsmitgliedern zuständig. Hierzu zählt neben einer sorgfältigen Prüfung insbesondere auch die ordnungsgemäße Dokumentation aller mit dem Thema Betriebsratsvergütung zusammenhängenden Vorgänge.
Da die Personalabteilung typischerweise in vielen Konstellationen ihres Verantwortungsbereichs auf die konstruktive Mitarbeit des Betriebsrats angewiesen ist, können sich hieraus Interessenkonflikte ergeben. Hinzu kommt, dass die Handhabung auch des vom Gesetzgeber reformierten Rechtsrahmens des BetrVG im Einzelfall schwierig sein und komplizierte Rechtsfragen aufwerfen kann. Daher ist es stets notwendig, bei Änderungen des Vergütungssystems oder bei konkreten Entscheidungen zur Vergütung einzelner Betriebsratsmitglieder im Rahmen eines Vier-Augen-Prinzips interne oder externe Rechtsanwälte einzubeziehen. Hat das Unternehmen eine eigene Compliance-Abteilung, sollte auch diese in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Besonders kritische Vergütungsentscheidungen sollten auf die Ebene der Geschäftsleitung eskaliert werden, etwa bei außergewöhnlichen Gehaltssprüngen, Beförderungen während der Freistellung usw..
Rechtsabteilung: Betriebsratsvergütung nach dem BetrVG rechtlich prüfen
Die betriebsverfassungsrechtliche Beurteilung von Fragen der Betriebsratsvergütung muss generell durch einen Rechtsexperten erfolgen, also typischerweise durch die interne Rechtsabteilung oder einen Arbeitsrechtler in der Personalabteilung selbst. Keinesfalls darf sich die Personalabteilung auf eigene Einschätzungen juristisch nicht qualifizierter Mitarbeiter verlassen, mögen diese auch häufig viel Erfahrung mit dem Thema Betriebsratsvergütung haben. Sofern sich der Inhouse-Jurist nach eigener Prüfung bei der Beurteilung von Einzelfällen rechtlich oder tatsächlich unsicher ist, sollte externer fachlicher Rat eingeholt werden. In jedem Fall sollte eine ordentliche Dokumentation zum Nachweis der notwendigen Sorgfalt vorgehalten werden, mit der die Vergütungsentscheidung getroffen wurde.
Sind Mitglieder der Geschäftsleitung unmittelbar in den Entscheidungsprozess eingebunden, sollte nach den Grundsätzen der ISION-Entscheidung des BGH eine unabhängige interne oder externe rechtliche Expertise eingeholt werden, die auf einer vollständigen Tatsachengrundlage beruht. Jedenfalls strafrechtlich dürfte dies im Regelfall gegen einen (Eventual)Vorsatz der beteiligten Geschäftsleiter sprechen – also gegen die Annahme, dass sie eine rechtswidrig überhöhte Betriebsratsvergütung zumindest billigend in Kauf genommen haben. Sollte ein Gericht im Nachhinein zu der Einschätzung gelangen, dass die versprochene oder gezahlte Betriebsratsvergütung überhöht gewesen sei. Aber auch zivilrechtlich dürfte bei Einhaltung eines solchen Vorgehens eine schadenersatzbegründende Pflichtverletzung oder jedenfalls ein Verschulden im Regelfall ausgeschlossen sein.
Compliance-Abteilung: Betriebsratsvergütung kontrollieren und überwachen
Für größere Unternehmen entspricht die Einrichtung einer Compliance-Abteilung sowie eines spezialisierten Compliance-Beauftragten mit ausreichenden Ressourcen und direktem Berichtsweg an die Geschäftsleitung dem Standard einer risikoangemessenen Compliance-Organisation.
Hinsichtlich des Risikofelds Betriebsratsvergütung sollte die Compliance-Abteilung insbesondere folgende Aufgaben übernehmen:
- Schulung von Mitarbeitern, die mit dem Thema Betriebsratsvergütung befasst sind, sowie auch von Mitgliedern der Geschäftsleitung;
- Entwicklung und Implementierung von unternehmensinternen Richtlinien für die Betriebsratsvergütung;
- interne Untersuchung von Verdachtsfällen;
- laufende Kontrolle, ob Prozesse und Vorgaben des Compliance-Systems eingehalten werden.
Interne Revision: Betriebsratsvergütung regelmäßig und unabhängig prüfen
Die interne Revisionsabteilung sollte eine regelmäßige Prüfung (z.B. alle 2 Jahre) des für die Betriebsratsvergütung operativ unmittelbar zuständigen Personalbereichs durchführen (Vollprüfung). Prüfungsgegenstand müssen dabei insbesondere auch Organisation und konkrete Handhabung der Betriebsratsvergütung sein, z.B.:
- Werden die definierten Prozesse eingehalten?
- Ist die Dokumentation vollständig?
- Sind die Vergleichsgruppenbildungen plausibel?
- Greifen Kontrollmechanismen wie beabsichtigt?
Hinsichtlich des Berichtswegs ist sicherzustellen, dass die Prüfungsergebnisse direkt der Geschäftsleitung bzw. dem Aufsichtsrat vorgelegt werden. Daneben sollte die interne Revisionsabteilung Stichproben hinsichtlich der Betriebsratsvergütung vornehmen.
Betriebsratsvergütung und Aufsichtsratsmandat: Was § 113 AktG verlangt
In Unternehmen mit unternehmerischer Mitbestimmung sind häufig Mitglieder von Betriebsräten auch Mitglied des Aufsichtsrates. § 113 AktG legt fest, dass die Vergütung der Aufsichtsratstätigkeit durch die Gesellschafterversammlung bzw. die Hauptversammlung zu erfolgen hat. Geschäftsleitungen sind daher gut beraten, bereits den Anschein zu vermeiden, dass bei der Festlegung der Arbeitsvergütung des betreffenden Betriebsrates auch dessen Mitgliedschaft im Aufsichtsrat eine Rolle gespielt haben könnte.
Betriebsratsvergütung: Was Geschäftsleitungen für ihre Compliance beachten sollten
- Geschäftsleiter sollten innerhalb der Compliance-Organisation die Thematik der Betriebsratsvergütung zwecks Vermeidung einer (ggf. außerordentlichen) Kündigung und von Schadensersatzhaftung sowie von strafrechtlichen oder ordnungsrechtlichen Konsequenzen gesondert in den Blick nehmen.
- Eine risikoangemessene Compliance-Organisation erfordert dabei ein Zusammenwirken verschiedener Unternehmenseinheiten. Insbesondere ist die Einschaltung der Rechtsabteilung oder anderweitiger arbeitsrechtlicher Expertise erforderlich. Zudem sollte besonderer Wert auf die sorgfältige und fortlaufende Dokumentation von Vergütungsentscheidungen und ihren Gründen sowie auf die Bildung relevanter Vergleichsgruppen für jedes Betriebsratsmitglied gelegt werden. Der Abschluss von Betriebsvereinbarungen für die Bildung von Vergleichsgruppen reduziert rechtliche Angriffsflächen.
- Sind Betriebsratsmitglieder zugleich Mitglieder des Aufsichtsrates, muss die Festlegung der Arbeitsvergütung völlig unabhängig von der Vergütung der Aufsichtsratstätigkeit erfolgen.
*Gemeint sind Personen jeder Geschlechtsidentität. Um der leichteren Lesbarkeit willen wird im Beitrag die grammatikalisch männliche Form verwendet.
