Mitarbeiter anwerben, halten und vor Abwerbung schützen

Wie gewonnen, so zerronnen? Das muss nicht sein!

Bis zum Jahr 2025 wird sich das Arbeitskräftepotenzial in Deutschland um zwei Millionen und bis zum Ende des Jahrzehnts um mehr als 4,5 Millionen Arbeitskräfte verringern, mehr dazu beispielsweise hier. Die Babyboomer beginnen in Rente zu gehen und damit werden jedes Jahr deutlich mehr Personen aus dem Arbeitsmarkt ausscheiden als junge Leute eintreten. Eine Möglichkeit, das Problem zu entschärfen, wäre, ältere Mitarbeiter¹ und Teilzeitbeschäftigte zu motivieren, länger oder mehr zu arbeiten. Auch das Anwerben von Fachkräften aus dem Ausland spielt zunehmend eine Rolle. In jedem Falle müssen Unternehmen in Zukunft mehr Kraft dafür aufwenden, bestehende Mitarbeiter zu halten. Dazu gehört auch das Coaching von Führungskräften und die liberale Gestaltung von Arbeitsbedingungen und Arbeitsumfeld.

Im nachfolgenden Beitrag möchten wir Sie inspirieren. Wir geben Denkanstöße und rechtliche Hinweise zu den Fragestellungen, wie Sie Mitarbeiter effektiv rekrutieren und sie an Ihr Unternehmen binden können. Wir haben außerdem Tipps zur Akquise von Fachkräften im Ausland. Zuletzt erfahren Sie, welche Anwerbe- und Abwerbemethoden statthaft sind.

I. Wie rekrutiere ich Mitarbeiter effektiv? 

Die Möglichkeiten, Mitarbeiter zu rekrutieren, sind vielfältig und können hier nur in einem groben Überblick aufgezeigt werden. Klassische Print-Stellenanzeigen sind mittlerweile ein Auslaufmodell. Neben Online-Jobportalen, Homepages mit Bewerber-Management-Systemen und der Präsenz in sozialen Medien, die allerdings regelmäßig bespielt werden müssen, bieten sich die Teilnahme an Messen sowie Praktikantenprogramme und Workshops für Studenten an.

Bei all dem gilt, dass Recruiting zielgruppenspezifisch ausgelegt sein muss. Hier ist Kreativität gefragt. Nicht immer finden Sie Ihre Talente auf klassischen Bewerbermessen. Suchen Sie beispielsweise Programmierer, sollten Sie sich als Unternehmen vielleicht besser an einem Hackathon beteiligen. Suchen Sie Uni-Absolventen, nehmen Sie Kontakt mit den Universitäten auf, bieten Sie Führungen durch Ihr Unternehmen und Gespräche an, oder besser: Ermöglichen Sie flexible „Testmodelle“ für interessierte Berufseinsteiger auf Basis von Teilzeit oder bezahlten Praktika.

Aktivieren Sie vor allem Ihre Mitarbeiter bei der Suche. Eigene Mitarbeiter sind heutzutage oft gut vernetzt und können beim Auffinden geeigneter Bewerber helfen. Dabei besteht die Möglichkeit, für die Anwerbung eines neuen Kollegen eine Prämie auszuloben. Sprechen Sie auch ältere Mitarbeiter an, länger im Unternehmen zu bleiben, um die sorgfältige Einarbeitung eines jungen Mitarbeiters möglichst positiv zu gestalten und einen optimalen Wissenstransfer zu gewährleisten. Siehe zu den rechtlichen Fragestellungen im Einzelnen unsere CMS-Veröffentlichung „Beschäftigung älterer Arbeitnehmer“.

Zunehmend achten Bewerber bei der Wahl eines zukünftigen Arbeitgebers darauf, ob sie sich mit dem Geschäftsmodell identifizieren können. Auch ist es vielen Bewerbern wichtig, dass das Unternehmen nachhaltig handelt. Anschaulich zeigt sich dies in einer aktuellen Befragung der Jobbörse Stepstone. Dabei gaben unter anderem drei Viertel der Befragten an, dass es für sie wichtig ist, dass Nachhaltigkeit für den Arbeitgeber eine große Rolle spielt. Eine schnelle Umsetzung entsprechender Unternehmensziele kann daher zum Vorteil gegenüber der Konkurrenz werden. Bewerber schließen häufig Unternehmen aus, die nicht ihren Nachhaltigkeitsvorstellungen entsprechen. Gerade junge Talente werden anders kaum noch erreicht. Siehe dazu unsere Blogserie „Sustainability goes HR“.

In Branchen mit besonders starkem Fachkräftemangel werden teilweise sog. Signing-Boni gezahlt, es wird also letztlich eine Art Willkommensprämie ausgeschüttet. Manchmal werden auch Führungskräfte auf diese Art und Weise rekrutiert. Wenn Sie über so etwas nachdenken, können Sie entsprechende Rückzahlungsklauseln vorhalten für den Fall, dass der angeworbene Mitarbeiter Sie frühzeitig wieder verlässt.

II. Wie binde ich meine Mitarbeiter an das Unternehmen?

Um bestehende Arbeitnehmer zu halten und neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen, sind attraktive Arbeitsbedingungen mittlerweile essentiell. Gute Arbeitsbedingungen steigern aber auch die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter!

Die Trendence Studie zu Young Professionals 2019 – die größte Studie dieser Art in Deutschland – hat ergeben, dass der wichtigste Faktor für die Zufriedenheit, zusammen mit der Arbeitsstelle, der Führungsstil des Vorgesetzten ist. Als zweitwichtigster Punkt wurde das Gehalt genannt.

Aus der Bevölkerungsbefragung (Arbeitsmotivation 2019) der ManpowerGroup Deutschland folgt ebenfalls, dass ein gutes Verhältnis zum Vorgesetzten der wichtigste Faktor zur Arbeitsmotivation ist. Bei ersten Anzeichen, dass Führungskräfte Defizite haben, sollten deshalb schon im Eigeninteresse Sofortmaßnahmen ergriffen werden. Professionelle Coachings, die auf moderne Lernmethoden zurückgreifen, können hier zu erstaunlichen Erfolgen führen – und dienen mittelfristig der Mitarbeiterzufriedenheit. Direkt an zweiter Stelle wurden in der Befragung schon im Jahr 2019 flexible Arbeitszeiten genannt. Durch die Corona-Krise dürfte dieses Thema weiter in den Fokus gerückt sein.

Im Folgenden stellen wir Ihnen exemplarisch einige wichtige Eckpunkte zur Optimierung Ihrer Arbeitsbedingungen vor:

1. Das Arbeitsentgelt

Neben der Höhe des Gehalts ist vielen Mitarbeitern heutzutage die Transparenz der Gehaltsstrukturen wichtig. Den Young Professionals kommt es zudem häufig darauf an, erkennen zu können, welchen Beitrag die eigene Arbeitsleistung für das Unternehmen und seine Ziele hat. Um den Bedürfnissen der jüngeren Mitarbeiter gerecht zu werden, sollten attraktive, flexible und motivierende Vergütungsstrukturen entwickelt werden, die die Mitarbeiter ggf. auch am Erfolg des Unternehmens beteiligen. Zu denken ist etwa an individuelle Zielvereinbarungen, Teamboni, Mitarbeiterbeteiligungsprogramme oder (einmalige) Sonderzahlungen für besondere Leistungen. Aber auch Wahlmöglichkeiten zwischen Freizeit und Gehalt werden inzwischen hoch geschätzt, beispielsweise mehr Urlaub gegen weniger Entgelt.

2. Die Gestaltung der Arbeitszeit

Ein Schlüsselthema für ein attraktives Arbeitsumfeld dürfte das der flexiblen Arbeitszeit sein. Ob Gleitzeit, Arbeitszeitautonomie oder Vertrauensarbeitszeit: Alle Formen kommen den Wünschen Ihrer Mitarbeiter nach Selbstbestimmung und Flexibilität entgegen und werden von ihnen bei der Wahl ihres künftigen Arbeitgebers mit berücksichtigt. Zudem sollte Aufwand in Flexibilisierungsmöglichkeiten der Arbeitszeitsysteme von solchen Mitarbeitern gesteckt werden, die arbeitsstättengebunden arbeiten und deshalb von mobilem Arbeiten nicht profitieren können.

Neben der Flexibilisierung der Arbeitszeit sind aber auch Entgegenkommen bei Arbeitszeitverringerungs- oder -erhöhungswünschen für viele Arbeitnehmer wichtig. Zwar hat der Gesetzgeber etwa durch TzBfG, BEEG, PflegeZG und FPfZG bereits die Leitplanken dafür gesetzt. Diese Gesetze müssen in den Unternehmen aber auch wohlwollend und diskriminierungsfrei mit Leben gefüllt werden.

Schließlich ist auch das Angebot eines bezahlten oder unbezahlten Sabbaticals eine Gestaltungsoption, die die Attraktivität eines Arbeitgebers steigern kann.

3. Der Arbeitsort

Während der Corona-Krise hat das Thema Homeoffice eine neue Dynamik erfahren. Aber auch abgesehen davon wird der Ruf nach örtlich flexiblen Arbeitsmodellen immer lauter. Denn lange Anfahrtszeiten ins Büro sind oftmals sehr belastend – nicht nur für die Umwelt. Vielfach finden Arbeitnehmer zu Hause auch eher die nötige Ruhe, um bestimmte Arbeiten fertigzustellen. In Zeiten der explodierenden Immobilien- und Mietpreise ermöglicht eine gute Homeoffice-Regelung Beschäftigten außerdem, einen weiteren Kreis für die Suche nach einer geeigneten Wohnung zu ziehen. Und schließlich ist es ungemein praktisch, wenn man den Handwerker oder den Spediteur während der Arbeitszeit empfangen kann, ohne dafür einen Urlaubstag nehmen zu müssen. Sie als Arbeitgeber können Büroflächen einsparen („desk sharing“) und als Unternehmen auch direkt einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, wenn zumindest ein Teil der Pendeltage mit dem PKW entfällt. Viele Arbeitnehmer, die sich jetzt bewerben, schauen ganz genau hin, ob der Arbeitgeber ihnen diese Flexibilität zugesteht, und wenden sich bei zu starren Regelungen im Zweifelsfall ab. Rechtlich birgt das Thema allerdings einige Fallstricke – lesen Sie hierzu unsere FAQ „Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten“.

Letztes Jahr hatte Bundesarbeitsminister Heil erfolglos versucht, einen Anspruch auf Homeoffice gesetzlich zu verankern. Es ist wahrscheinlich, dass sich die neue Regierung dieses Themas nochmal annehmen wird.

4. Die Arbeitsweise

Ein echter Anreiz gerade für jüngere Mitarbeiter ist die Einführung agiler Formen der Zusammenarbeit. Klassische Unternehmenshierarchien mit Linienorganisation oder Pyramidenstruktur sind oft nicht mehr geeignet, um schnell und flexibel auf veränderte Kundenerwartungen reagieren zu können. In agilen Netzwerkorganisationen werden streng hierarchische Betriebslinien aufgelöst und durch flexibel zusammengesetzte Teams ersetzt. Diese Teams werden spezifisch für die konkrete Aufgabe zusammengestellt und arbeiten weitgehend eigenverantwortlich. In den Grenzen des Arbeitszeitgesetzes kann es bei solchen Formen auch zu Arbeitszeitverdichtungen und -spitzen kommen. Die bekannteste agile Arbeitsweise ist das Scrum. Zu den Begrifflichkeiten und Besonderheiten dieser Arbeitsweisen siehe unseren Blogbeitrag „Schon gehört? Scrum, agile HR und Turker?“.

Häufig spielt bei diesen Arbeitsformen auch eine neue räumliche Arbeitsumgebung eine Rolle, wie etwa das Open Space Office.

Neben dem Thema Arbeitszeit sind bei dieser Arbeitsweise aus arbeitsrechtlicher Sicht Direktionsrecht und Beteiligungsrechte des Betriebsrats – etwa wegen erforderlicher Versetzungen nach § 99 BetrVG – zu beachten.

5. Weiterbildungsmöglichkeiten

Wenn Sie als Unternehmen nicht mehr beliebig auf neue spezialisierte Arbeitskräfte auf dem Arbeitsmarkt zurückgreifen können, sollten Sie auch erwägen, Ihre Bestandsbeschäftigten fortzubilden.

Juristisch bedeutsam sind in diesem Zusammenhang vor allem die sog. „Rückzahlungsklauseln“ im Hinblick auf Fortbildungskosten. Scheidet ein Mitarbeiter nach Absolvieren einer Fortbildung aus, so können Sie unter Umständen die Fortbildungskosten zurückfordern, wenn Sie eine entsprechende Vereinbarung mit ihm getroffen haben. Nach der BAG-Rechtsprechung sind solche Vereinbarungen statthaft, wenn eine bestimmte Bindungsdauer nicht überschritten wird.

Wichtig zu wissen ist weiterhin, dass unter Vorliegen bestimmter Voraussetzungen sowohl Unternehmen als auch Beschäftigte von der Bundesagentur für Arbeit unterstützt werden und die Möglichkeit besteht, dass die Bundesagentur Weiterbildungen von Arbeitnehmern bezuschusst.

Die Leistungen der Weiterbildungsförderung der Bundesagentur für Arbeit richten sich zwar zunächst an Arbeitslose oder von Arbeitslosigkeit Bedrohte, aber – bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen für eine Förderung – auch an Arbeitnehmer in einem Beschäftigungsverhältnis. Das gilt zum Beispiel für Beschäftigte ohne oder mit einem nicht mehr verwertbaren Berufsabschluss, da sie ein überdurchschnittlich hohes Arbeitslosigkeitsrisiko haben, sowie für Beschäftigte, die sich für anspruchsvollere oder spezielle berufliche Aufgaben qualifizieren oder ihren Beruf wechseln möchten. Darüber hinaus können die Agenturen für Arbeit auch Beschäftigte fördern, die Transferkurzarbeitergeld beziehen. Mehr dazu finden Sie in unserem FAQ „Weiterbildung und Fördermöglichkeiten“ durch die Arbeitsagentur.

6. Investieren in gute Führungskräfte

Wie bereits erwähnt: Ein gutes Verhältnis zum Vorgesetzten ist für viele der wichtigste Faktor zur Arbeitsmotivation. Aber Führen muss zuweilen gelernt werden. Dazu gehört auch, Generationenkonflikte oder kulturelle Unterschiede zu überbrücken. Daher können Investitionen in professionelle Coachings und ggf. auch Feedbacksysteme von den Mitarbeitern einer Führungskraft an deren Vorgesetzten sinnvolle Tools sein, um die Zufriedenheit und letztlich Effizienz der Beschäftigten zu steigern.

7. Trendthema: Nachhaltigkeit im Unternehmen

Das zuvor bereits kurz erwähnte Thema „Nachhaltigkeit“ ist auch für Ihre Bestandsmitarbeiter inzwischen von besonderer Bedeutung. Arbeitnehmer, die sich mit der Unternehmensphilosophie besser identifizieren können, werden sich seltener nach neuen Arbeitgebern umschauen. Dies verringert die Fluktuation im Unternehmen und fördert die Motivation. So führen nachhaltige Benefits wie beispielsweise Firmen-E-Bikes oder Job-Tickets und eine gute Work-Life-Balance zu einer höheren Zufriedenheit der Belegschaft. Siehe dazu im Einzelnen unsere Blogserie „Sustainability goes HR“.

III. Welche Wege gibt es zur Akquise von Fachkräften im Ausland?

Für sehr viele Branchen ist die Akquise ausländischer Arbeitnehmer der wichtigste Ansatzpunkt zur Behebung des Arbeitskräftemangels. EU-Bürger dürfen jedenfalls unbeschränkt in Deutschland arbeiten. Aktuelle Informationen für die Beschäftigung von EU-Bürgern finden Sie im Portal der Bundesregierung für Fachkräfte aus dem Ausland. Die aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen für Nicht-EU-Bürger sind in dieser Broschüre der Bundesagentur für Arbeit beschrieben. Sie sind sehr komplex und insbesondere abhängig davon, ob mit dem betreffenden Heimatland des Arbeitswilligen ein besonderes Abkommen besteht.

Spezielle Online-Jobbörsen helfen Ihnen übrigens bei der Suche im Ausland, etwa die Börse „Make it in Germany“, die ebenfalls die Bundesagentur für Arbeit bereithält.

Spannend ist, welche Pläne unsere Regierung in spe zu diesem Thema hat. Zwei der drei Ampelfraktionen forderten in ihren Wahlprogrammen, dass die Einwanderung von Fachkräften durch ein Punktesystem erleichtert werden soll. Es besteht also die Hoffnung, dass die neue Regierung den Markt so erweitern wird, um dem inländischen Mangel an gutem Personal entgegenzuwirken. 

IV. Welche Anwerbe- bzw. Abwerbemethoden sind statthaft?

Stellt sich zum Schluss die Frage, wie Sie sich als Unternehmer vor der Abwerbung von Mitarbeitern schützen können. Müssen Sie beispielsweise dulden, dass Headhunter während der Arbeitszeit Ihre Beschäftigten kontaktieren? Da das Abwerben von Mitarbeitern Ausdruck der freien Marktwirtschaft ist, ist dies tatsächlich in einem gewissen Umfang hinzunehmen. Aber es gibt Grenzen. Ein Anruf bei einem Arbeitnehmer muss nur hingenommen werden, wenn er lediglich „der ersten kurzen Kontaktaufnahme“ dient. Wann dies der Fall ist, lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Abwerben von Arbeitnehmern über das private Mobiltelefon“. Unzulässig ist es darüber hinaus, wenn der Headhunter am Empfang oder gegenüber der Assistenz falsche Aussagen hinsichtlich seiner Identität oder in Bezug auf den Kontaktversuch macht.

Auch die dienstliche E-Mail-Adresse ist für Abwerbeversuche tabu. Headhunter / andere Arbeitgeber müssen sich bei der Kontaktaufnahme auf die sozialen Netzwerke oder die privaten E-Mail-Adressen beschränken.

Überschreitet der Abwerber diese Maßstäbe, kann sich das Unternehmen wehren, indem es einen Unterlassungsanspruch durchsetzt. Aber auch Schadensersatzansprüche können möglich sein, wenn ein kausaler finanzieller Schaden entstanden ist. Das Verhalten eines von ihm beauftragten Headhunters muss sich das Unternehmen dabei zurechnen lassen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Blogbeitrag „Die Spielregeln im Kampf um qualifiziertes Personal“.

Die Gefahr der Abwerbung droht jedoch nicht nur von außen. Nicht selten versuchen auch Ihre eigenen Mitarbeiter, andere Kollegen abzuwerben, vor allem dann, wenn sie (innerlich) bereits gekündigt haben. Während der Dauer des Arbeitsverhältnisses, also bis zum Ablauf der Kündigungsfrist, ist dies strikt verboten. Das folgt aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht. Sie können in solchen Fällen dem rekrutierenden Mitarbeiter kündigen (sofern dies nicht schon zuvor geschehen ist), einen Anspruch auf Unterlassung oder gegebenenfalls auch Schadensersatzansprüche geltend machen. Bei wichtigen Mitarbeitern kann im Vorfeld die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots helfen.

Doch jenseits dieser rechtlichen Möglichkeiten gilt: Der beste Schutz vor Abwanderung besteht in einem guten Arbeitsumfeld!

¹ Gemeint sind Beschäftigte jeder Geschlechtsidentität. Lediglich der leichteren Lesbarkeit halber wird künftig bei allen Bezeichnungen nur noch die grammatikalisch männliche Form verwendet.

Dieser Artikel ist Teil des Update Arbeitsrecht, das Sie hier abonnieren können. Bei Fragen zum Artikel kontaktieren Sie gerne das Redaktionsteam Arbeitsrecht (Dr. Alexander Bissels, Dr. Stefanie Klein-Jahns, Dr. Franziska Reiß und Sören Seidel) unter: Update-Arbeitsrecht@cms-hs.com.