FAQ | Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten

Vielfach werden Begriffe wie „Homeoffice“, „Telearbeit“ und „mobiles Arbeiten“ synonym verwendet. Es ist jedoch zu beachten:

• „Telearbeit“ zeichnet sich durch fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Arbeitnehmer aus, für die der Arbeitgeber eine mit dem Arbeitnehmer vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn (i) Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und (ii) die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Arbeitnehmers bereitgestellt und installiert ist. Findet die Telearbeit ausschließlich von zu Hause aus statt, so dass der Arbeitnehmer keinen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen hat, spricht man auch von „häuslicher Telearbeit“. Soll hingegen abwechselnd von zu Hause aus und im Betrieb die Arbeitsleistung erbracht werden, liegt „alternierende Telearbeit“ vor.
• Von „Mobiler Arbeit“ spricht man, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung mittels eines mobilen Endgeräts (Smartphone, Tablet, Laptop) von unterwegs (z. B. von einem Kunden aus oder auf Reisen) oder von einem anderen beliebigen Ort aus erbringt. Das kann auch seine Wohnung sein.
• „Homeoffice“ ist ein umgangssprachlicher Begriff, der häufig für beide zuvor beschriebenen Arbeitsformen genutzt wird und somit zunächst keinen Anknüpfungspunkt für eine rechtliche Einordnung bietet.

Unabhängig davon, ob die Arbeit von zu Hause, unterwegs oder im Büro erledigt wird, handelt es sich um Arbeitszeit. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gilt für alle Arbeitsformen – und damit auch die Höchstarbeitszeitgrenze von grundsätzlich acht Stunden pro Tag. Eine Ausweitung der Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden pro Tag ist möglich, wenn die Differenz innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen ausgeglichen wird.

Zu beachten ist zudem die in § 5 ArbZG vorgesehene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach Beendigung und vor Wiederaufnahme der Arbeit. Ob diese z. B. durch das Lesen einer E-Mail am späten Abend unterbrochen wird, ist umstritten. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einer Entscheidung vom 23. August 2023 (5 AZR 349/22) festgestellt, dass vereinbarte leistungssichernde Nebenpflichten – wie die Kenntnisnahme von SMS zu flexiblen Dienstplänen – keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes darstellen, woraus gefolgert werden könnte, dass auch die Ruhezeit durch geringfügige Unterbrechungen nicht unterbrochen wird. Dies wird immer eine Frage des konkreten Einzelfalls sein. Ob und wenn ja, wann es insoweit zu einer Klarstellung im Rahmen einer Überarbeitung des ArbZG durch den Gesetzgeber kommt, ist derzeit nicht absehbar.

Moderne Arbeitsformen sind nicht zu verwechseln mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. Die Arbeit ist daher zu genau den gleichen Zeiten zu erbringen, wie dies im Betrieb der Fall wäre. Veränderungen des Arbeitszeitrahmens müssen daher zusätzlich zur Telearbeit bzw. mobilen Arbeit – ggf. gemeinsam mit einer vorhandenen Arbeitnehmervertretung – entwickelt und eingeführt werden.

Ein Arbeitszeitbetrug liegt dann vor, wenn der Arbeitnehmer vorgibt, vertraglich geschuldete Arbeitsleistung zu erbringen, dies tatsächlich jedoch gar nicht oder in einem zu geringen Umfang tut. Der Arbeitnehmer täuscht also Arbeitszeit vor, um die Bezahlung zu erhalten. Erfasst der Arbeitnehmer im Zeiterfassungssystem Zeiträume als Arbeitszeit, obwohl er in diesen Zeiträumen nicht gearbeitet hat, sondern z. B. einer privaten Beschäftigung nachgegangen ist, handelt es sich um einen Arbeitszeitbetrug.

Ein Arbeitszeitbetrug ist Pflichtverletzung und Vertrauensbruch in einem und berechtigt den Arbeitgeber – gegebenenfalls nach Abmahnung – zu einer ordentlichen verhaltensbedingten oder je nach Umständen auch zu einer fristlosen Kündigung. Das große Problem für Unternehmen ist, dass sie den Arbeitszeitbetrug nachweisen müssen. Dies gelingt meist nur dann ohne Schwierigkeiten, wenn die (i) Arbeitszeiten ganz genau festgelegt sind und (ii) durch den Arbeitnehmer auch erfasst werden müssen sowie (iii) dem Arbeitnehmer tatsächlich nachgewiesen werden kann, dass er zu den dort dokumentierten Zeiten nicht gearbeitet hat. Insoweit müsste z. B. dargelegt und bewiesen werden können, dass der Arbeitnehmer bestimmte Arbeitsergebnisse nicht erbracht hat oder nicht erreichbar war.

In allen anderen Fällen wird es in aller Regel um Verdachtsfälle gehen. In solchen Situationen sind Arbeitgeber grundsätzlich gut beraten, abgestuft vorzugehen: (i) Durchführung eines Mitarbeitergesprächs, ggf. mit klarer Zielsetzung für die Zukunft, (ii) Einschränkung bzw. Beendigung der Telearbeit/mobilen Arbeit, (iii) Ergreifung von Überwachungsmaßnahmen, wobei deren Einsatz mit Blick auf den hiermit verbundenen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht bzw. in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung stets kritisch und vorab überprüft werden sollte. Zudem sind insoweit Mitbestimmungsrechte eines ggf. existierenden Betriebsrats zu berücksichtigen.

Siehe hierzu auch unsere Blogbeiträge Jiggler & Co – Arbeitszeitbetrug im Homeoffice sowie Arbeitszeitbetrug in der Raucherpause.

Technische Möglichkeiten zur Arbeitnehmerüberwachung gibt es viele. Neben dem Einsatz eines sogenannten Keyloggers, der die Tastatureingaben der Arbeitnehmer speichert, ist es möglich, E-Mail-Verläufe oder Zugriffe auf Internet/Intranet zu kontrollieren. Ohne Probleme lässt sich darüber erfassen, wann der Arbeitnehmer sich in das Firmennetz eingeloggt und wieder ausgeloggt hat. Messenger-Dienste wie MS Teams, Zoom oder Slack können zudem anzeigen, wann Arbeitnehmer aktiv am PC arbeiten und wann die Arbeit ruht.

Doch längst nicht alles, was technisch möglich ist, ist auch rechtlich erlaubt. Die Rechtsprechung verbietet jedenfalls eine lücken- und anlasslose Überwachung. Das gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer Kenntnis von der Überwachung hat. Außerdem muss stets der Rückgriff auf „mildere Mittel“ in Betracht gezogen werden. Der Einsatz (technischer) Überwachungsmaßnahmen bedarf daher einer genauen, vorherigen Prüfung in jeweiligem Einzelfall sowie – soweit vorhanden – der Einbindung des Betriebsrats.

Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) enthält nur sehr allgemein gehaltene Arbeitsschutzvorschriften. § 18 ArbSchG ermächtigt die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrats jedoch zum Erlass von detaillierten Verordnungen. Eine solche ist die Arbeitsstättenverordnung. Dabei ist insbesondere Anhang 6 zu beachten, welcher konkrete Anforderungen an Bildschirmarbeitsplätze aufstellt. Der Arbeitgeber muss beispielsweise dafür sorgen, dass der Arbeitsplatz ausreichend Raum für wechselnde Arbeitshaltungen hergibt, dass Bildschirme so aufgestellt sind, dass die Oberflächen frei von Blendungen/Reflexionen sind und dass die Arbeitsfläche vor der Tastatur ein Auflegen der Handballen ermöglicht. § 2 Abs. 7 ArbStättV bestimmt jedoch ausdrücklich, dass diese Verordnung (nur) für den Telearbeitsplatz gilt. Die mobile Arbeit ist hiervon nicht umfasst.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass für die mobile Arbeit der Arbeitsschutz keine Rolle spielt. Auch bei mobiler Arbeit ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Arbeitsschutz zu beachten und einzuhalten. Grundsätzlich bedarf es daher auch der Einhaltung folgender arbeitsschutzrechtlicher Pflichten:

• Durchführung einer Gefährdungsbeurteilung gem. § 5 ArbSchG;
• Unterweisung der Arbeitnehmer gem. § 12 ArbSchG;
  Orientierung an Anhang 6 der Arbeitsstättenverordnung (Verordnungsgeber wollte eine Einschränkung der früheren Bildschirmarbeitsverordnung durch Integration in die Arbeitsstättenverordnung gerade nicht).

Auch die sich aus der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) ergebenden Pflichten des Arbeitgebers finden bei mobiler Arbeit Anwendung. Diese Verordnung regelt die Verwendung von Arbeitsmitteln. Letztere müssen sicher sein und soweit nötig, gewartet und geprüft werden. Die Verordnung sieht neben einer eigenen Gefährdungsbeurteilung (§ 3 Abs. 2 BetrSichV) auch die Freigabepflicht von Arbeitsmitteln vor (§ 5 Abs. 4 BetrSichV).

Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz bzw. die Arbeitsschutzvorschriften stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können zudem auch strafrechtliche Relevanz haben.

Das Recht auf Zutritt zur Wohnung des Arbeitnehmers wird vor allem im Zusammenhang mit der erforderlichen Gefährdungsbeurteilung (siehe oben) diskutiert. Ob zu diesem Zweck eine Begehung des häuslichen Arbeitsplatzes erforderlich ist oder ob diese durch die Zurverfügungstellung einer Frageliste ersetzt werden kann, ist umstritten und höchstrichterlich bislang nicht entschieden. Darüber hinaus ist in Bezug auf die Wohnung des Arbeitnehmers der besondere Schutz durch Art. 13 GG zu beachten. Daher ist der Arbeitgeber gut beraten, wenn er sich ein Zutrittsrecht vertraglich zusichern lässt. Allerdings ist zu beachten: Es ist unklar, ob eine solche Regelung wirksam wäre. Problematisch kann hier insbesondere die Tatsache sein, dass weitere Personen in der Wohnung leben, die einem Zugang durch den Arbeitgeber nicht zustimmen. Soweit der Arbeitnehmer mit einer Begehung nicht einverstanden ist, sollte der Arbeitgeber dies jedenfalls unbedingt dokumentieren und die erforderlichen Auskünfte mittels eines Fragebogens (Checkliste) ermitteln sowie sich gegebenenfalls auch Fotos vom Arbeitsplatz übermitteln lassen.

Nein, in Deutschland gibt es bislang keinen gesetzlich verankerten Rechtsanspruch auf Telearbeit bzw. mobile Arbeit. Allerdings können Regelungen zur mobilen Arbeit teilweise im Arbeitsvertrag oder auch in kollektivrechtlichen Vereinbarungen (Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag) verankert sein.

Im Übrigen ist zu beachten: Die aktuelle Regierung hatte sich im Koalitionsvertrag die Regelung des mobilen Arbeitens auf die Fahne geschrieben und ein Gesetz zur mobilen Arbeit angekündigt. Mit einer Umsetzung in der aktuellen Legislaturperiode dürfte jedoch nicht mehr zu rechnen sein.

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die mobile Arbeit nicht einseitig anordnen. Er kann zwar über Inhalt, Ort und Zeit der zu erbringenden Arbeitsleistung im Rahmen seines Weisungsrechts nach § 106 GewO bestimmen, dabei aber einen Arbeitnehmer nicht dazu anhalten, die Arbeitsleistung zukünftig z. B. von zu Hause auszuführen. Eine derartige einseitige Anordnung ist nicht möglich (vgl. LAG Berlin-Brandenburg vom 14. November 2018 – 17 Sa 562/18). Anders ist dies nur dann, wenn eine entsprechende Vereinbarung im Arbeitsvertrag getroffen wurde oder zwingende Gründe bzw. Ausnahmesituationen (z. B. Gesundheits- und Fürsorgeschutz wie im Falle einer Pandemie) vorliegen.

Für Telearbeit/mobiles Arbeiten gelten die gleichen datenschutzrechtlichen Grundsätze wie in den Räumen des Unternehmens. Es sind nach Art. 32 DSGVO alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen. So sollten die Endgeräte gut geschützt und verschlüsselt sein bzw. es sollte über Tunnellösungen gearbeitet werden. Es muss sichergestellt sein, dass Familienangehörige keinen Zugriff auf den Firmen-PC haben und nicht lesen können, was auf dem Bildschirm erscheint. Telefonate sollten weder von Familienangehörigen noch von Nachbarn oder von digitalen Sprachassistenten wie Alexa mitgehört werden können. Passwörter müssen verschlossen aufbewahrt werden und Papierunterlagen mit vertraulichen Inhalten dürfen nicht (ungeschreddert) in der privaten Papiertonne landen. Wird auf Reisen gearbeitet, sollte das Laptop unbedingt mit Sichtschutzfolien geschützt werden.

Da in Art. 5 Abs. 2 DSGVO vorgeschrieben ist, dass der nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO Verantwortliche, also der Arbeitgeber, (i) für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften verantwortlich ist und (ii) die Einhaltung nachweisen können muss, sollte der Arbeitnehmer klare schriftliche und dokumentierte Anweisungen erhalten.

Die mobile Arbeit bedeutet ein zusätzliches Risiko für Geschäftsgeheimnisse. Genau wie bei Datengeheimnissen besteht die Gefahr, dass Dritte (Mitbewohner, Familienangehörige, Besucher) Zugang zu vertraulichen Dokumenten erhalten, dass digitale Sprachassistenten mithören oder dass unter Umständen private Geräte zur Arbeit eingesetzt werden, die von mehreren Haushaltsangehörigen genutzt werden.

Eine geeignete technische Geheimhaltungsmaßnahme könnte etwa sein, dem Arbeitnehmer zu untersagen, zu Hause mit eigenen Geräten zu arbeiten. Zudem können USB-Ports von dienstlichen Geräten deaktiviert werden, genauso wie private Drucker auf dienstlichen Geräten. Weiter bietet es sich an, Schutzfolien, Kopfhörer oder verschließbare Mappen zur Verfügung zu stellen. Am wichtigsten dürfte aber sein, dass jeder Arbeitnehmer nur auf die Unterlagen Zugriff hat, die er für seine Arbeit tatsächlich auch benötigt.

Geheimhaltungsvereinbarungen in Arbeitsverträgen oder Zusatzvereinbarungen, eine besondere Kennzeichnung geheim zu haltender Informationen oder auch eine spezielle Schulung der Arbeitnehmer zu Gefahren bei mobiler Arbeit stellen geeignete organisatorische Geheimhaltungsmaßnahmen dar.

Das mobile Arbeiten stellt das Unfallversicherungsschutzrecht vor besondere Herausforderungen. Es ist daher zu erwarten, dass insbesondere die Sozialgerichte mit einer Vielzahl von streitigen Fällen in den nächsten Jahren konfrontiert werden. Zugleich ist auch der Gesetzgeber gefragt, der mit der Neufassung von § 8 Abs. 1 S. 3 SGB VII klargestellt hat, dass auch der mobil arbeitende Beschäftigte im „gleichen Umfang wie bei Ausübung der Tätigkeit auf der Unternehmensstätte“ versichert ist.

Im Übrigen gilt: Für Arbeitsunfälle im Sinne des § 8 Abs. 1 SGB VII ist weiterhin konkret in jedem Einzelfall zu prüfen, ob der Verletzte durch eine Verrichtung vor dem fraglichen Unfallereignis den gesetzlichen Tatbestand einer versicherten Tätigkeit erfüllt hat und deshalb Versicherter ist. Insoweit wäre auch bei einem Unfall bei mobiler Arbeit zu prüfen, ob sich dieser im Zusammenhang mit der Verrichtung einer dienstlichen Tätigkeit ereignet hat oder die Verrichtung dem privaten Bereich zuzuordnen ist. Praktisch relevant werden dürften dabei insbesondere bei mobiler Arbeit im häuslichen Umfeld Fälle der gemischten Tätigkeiten sein, also solche Konstellationen, in denen (mindestens) zwei Tätigkeiten gleichzeitig nebeneinander durchgeführt werden, von denen (mindestens) eine versichert ist. Entscheidend wird dann für die Annahme eines Arbeitsunfalls sein, ob gerade die versicherte Tätigkeit zu dem Unfall geführt hat.

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber für die Kosten aufkommen, die entstehen, um den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, seiner Arbeitspflicht nachzukommen. Der Arbeitgeber hat somit die Kosten für den Arbeitsplatz und die essenziellen Arbeitsmittel zu tragen. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer mobil arbeitet. Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmern die erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Soweit es nicht um einen Telearbeitsplatz geht, wird der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz im Betrieb einrichten. Kann der Arbeitnehmer teilweise mobil arbeiten, dürfte es insbesondere um die Zurverfügungstellung einer mobiles Arbeiten ermöglichenden IT-Ausstattung gehen. Erfolgt die mobile Arbeit jedenfalls auch auf Wunsch des Arbeitnehmers, geht die Rechtsprechung davon aus, dass den Arbeitgeber grundsätzlich keine über den betrieblichen Arbeitsplatz hinausgehende Kostentragungspflicht trifft (vgl. BAG vom 12. April 2011 – 9 AZR 14/10). Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber weder die Kosten für einen ggf. vom Arbeitnehmer eingerichteten häuslichen Arbeitsplatz zu tragen noch sich an Miete, Heizungs- und Stromkosten oder für die Telekommunikationsverbindung entstehenden Kosten zu beteiligen hat. Gleichwohl sehen Betriebsvereinbarungen manchmal pauschale Zahlungen für solche Aufwendungen vor. Im Übrigen ist arbeitnehmerseitig zu berücksichtigen: Im Rahmen der Einkommensteuererklärung kann die Homeoffice-Pauschale angesetzt werden, d. h. für jeden Tag, an dem die berufliche Tätigkeit ausschließlich in den privaten Räumlichkeiten ausgeführt wird, wird ein pauschaler Betrag als Werbungskosten in Abzug gebracht.  

Allerdings ist zu beachten: Die Grenzen sind hier fließend. Wenn die Anzahl vorhandener Arbeitsplätze im Unternehmen aufgrund umfangreicher mobiler Tätigkeit stark zurückgefahren wird und ein Arbeitsplatz im Betrieb nicht mehr sicher ist, wird man neu diskutieren müssen. In der Praxis werden in diesem Zusammenhang häufig auch Aufwandspauschalen vereinbart. Zudem wird auch der Arbeitgeber ein Interesse daran haben, das mobile Arbeiten zu ermöglichen, welches jedenfalls die Zurverfügungstellung einer technischen Grundausstattung voraussetzt.

Der Arbeitnehmer muss zu Hause sorgfältig und pfleglich mit den ihm überlassenen Arbeitsmitteln umgehen und dafür Sorge tragen, dass diese nicht durch andere – sich in seiner Wohnung aufhaltende – Personen beschädigt werden. Kommt es zu einem Schadensfall, so gelten die allgemeinen Grundsätze zur Arbeitnehmerhaftung.

Da es an höchstrichterlichen Entscheidungen zu der Frage der wirksamen Beendigung von mobiler Arbeit fehlt und insbesondere zweifelhaft ist, ob eine Beendigung einseitig auf der Basis des arbeitgeberseitigen Direktionsrechts möglich ist, sollte in der der mobilen Arbeit zugrunde liegenden Vereinbarung – Arbeitsvertrag oder sonstige Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer bzw. Betriebsvereinbarung – eine Widerrufsmöglichkeit oder ein Kündigungsrecht vorgesehen werden.

Die Frage, inwieweit ein Unternehmen mobile Arbeit einführen möchte, ist eine unternehmerische Entscheidung, die nicht der Zustimmung des Betriebsrats unterliegt. Dieser kann also die Einführung von Telearbeit / mobiler Arbeit weder verhindern noch erzwingen. Die inhaltliche Ausgestaltung der Telearbeit bzw. von mobiler Arbeit, also das „Wie“, unterliegt indes im Regelfall der Mitbestimmung entsprechend den Vorschriften des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG).

Der Betriebsrat ist zunächst rechtzeitig und umfassend über die Einführung und Ausgestaltung von Telearbeit / mobiler Arbeit bereits im Planungsstadium zu unterrichten (§ 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG). Des Weiteren muss der Betriebsrat über die einzelnen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Arbeitnehmer rechtzeitig informiert werden, sodass er Vorschläge und Bedenken bei der Planung einbringen kann (§ 90 Abs. 1 und 2 BetrVG). Darüber hinaus ist er umfassend über die Personalplanung, also z. B. darüber, wie viele Arbeitnehmer teilnehmen sollen / dürfen oder wie lange die Beschäftigung außerhalb des Betriebs erfolgen soll, zu unterrichten (§ 92 BetrVG). In gewissem Rahmen bestehen hier auch Beratungs- und Vorschlagsrechte. Wird mobile Arbeit in größerem Umfang eingeführt, kann § 111 BetrVG ggf. zu beachten sein, der dem Betriebsrat im Falle des Vorliegens einer Betriebsänderung weitreichendere Unterrichtungs- und Beratungsrechte gewährt.

Soweit es um die konkrete Durchführung von mobiler Arbeit geht, steht dem Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich der Ausgestaltung der entsprechenden Regelungen zu. Überdies können insbesondere Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG bezüglich der Arbeitszeit sowie nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG im Hinblick auf Einführung und Anwendung technischer Überwachungseinrichtungen betroffen sein.