Die Gültigkeit von virtuellen Gesellschafterversammlungen, Verwaltungsratssitzungen und elektronischer Signatur

1. Virtuelle Gesellschafterversammlungen und Verwaltungsratssitzungen

Alle spanischen Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, in den ersten sechs Monaten eines jeden Geschäftsjahres mindestens eine ordentliche Gesellschafterversammlung abzuhalten, um die Geschäftsführung zu entlasten sowie den Jahresabschluss sowie die Gewinnverwendung zu genehmigen. Darüber hinaus ist der Verwaltungsrat verpflichtet, mindestens einmal im Quartal zusammenzutreten.

Die Neufassung des Kapitalgesellschaftengesetzes (KGG), welches durch Königliches Gesetzesdekret 1/2010 vom 2. Juli verabschiedet wurde, ermöglichte zwar die Abhaltung von virtuellen Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften, sofern die Satzung dies vorsah. Die entsprechenden Regelungen erhielten jedoch erst durch die pandemiebedingten Mobilitätseinschränkungen und  schwierigkeiten besondere Relevanz, weil physische Versammlungen in dieser Zeit nicht mehr stattfinden durften. Angesichts dieses Problems wurden weitere Übergangsregelungen geschaffen, die einerseits virtuelle Gesellschafterversammlungen und andererseits auch ohne entsprechende Satzungsregelungen Beschlussfassungen auch im schriftlichen Umlaufverfahren ermöglichten. 

Inzwischen hat der Gesetzgeber diese Möglichkeiten durch die Aufnahme des Artikels 182 bis KGG gesetzlich verankert, sodass spanische Kapitalgesellschaften zukünftig dauerhaft, also unabhängig von der Pandemie, von der virtuellen Gesellschafterversammlung als zusätzliche Form der Versammlung Gebrauch machen können. Darüber hinaus kann in der Satzung geregelt werden, dass Gesellschafterversammlungen ausschließlich virtuell abgehalten werden, sofern die Identifikation und Legitimation der Gesellschafter gewährleistet ist und alle Gesellschafter teilnehmen können. Die Gesellschafterversammlung gilt dann als am Gesellschaftssitz abgehalten. Die entsprechende Satzungsänderung bedarf der Zustimmung von mindestens zwei Dritteln des anwesenden oder vertretenen Gesellschafters. 

Obwohl das KGG keine neuen Bestimmungen für Vorstandssitzungen enthält, ist es gängige Praxis, in die Satzung Bestimmungen aufzunehmen, die die Abhaltung von Sitzungen auf elektronischem Wege ermöglichen.

2. Elektronische Signatur

Des Weiteren wurde mit der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) sowie dem Gesetz 6/2020 vom 11. November, das bestimmte Aspekte elektronischer Vertrauensdienste regelt, die Verwendung der elektronischen Signatur flexibler gestaltet, indem ihr die gleiche rechtliche Gültigkeit wie einer physischen Unterschrift auf Papier verliehen wurde. Das bietet die Möglichkeit, Dokumente sicher und rechtswirksam auf elektronischem Wege zu unterzeichnen.

Obwohl es verschiedene Arten elektronischer Signaturen gibt (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte), wird im Falle von Gesellschafts- und Vertragsdokumenten in der Regel eine fortgeschrittene elektronische Signatur verlangt, die (i) eindeutig mit dem Unterzeichner verknüpft sein, (ii) die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen, (iii) unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt worden sein muss, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann, und (iv) mit den im Dokument unterzeichneten Daten verknüpft sein muss, um eine nachträgliche Änderung derselben zu verhindern. In Spanien sind Signaturit und DocuSign die in der Praxis am häufigsten verwendeten Plattformen für die elektronische Signatur von Verträgen.

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