Quo vadis, Arbeitszeiterfassung?

Die EuGH-Entscheidung

Am 14. Mai 2019 (Az. C-55/18) hat der EuGH eine Grundsatzentscheidung zum Thema Arbeitszeiterfassung getroffen:

Ausgangspunkt des Urteils war eine Vorlagefrage des spanischen Nationalen Gerichtshofs. Das spanische Recht enthält eine mit § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) vergleichbare Regelung, nach der der Arbeitgeber (nur) verpflichtet ist, die Überstunden seiner Mitarbeiter zu dokumentieren. Die Arbeitnehmerseite vertrat in dem Verfahren die Auffassung, dass dies nicht ausreiche; die Arbeitszeit der Mitarbeiter sei vollumfänglich aufzuzeichnen. Dies folge aus Art. 3, 5 und 6 der Europäischen Arbeitszeitrichtlinie (2003/88/EG) sowie aus Art. 31 Abs. 2 der Grundrechtecharta (GRC).

Der EuGH bestätigte dies und entschied, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der täglichen effektiven Arbeitszeit einzurichten. Dies ergebe sich bereits daraus, dass die Mitgliedstaaten die „erforderlichen Maßnahmen“ zur Einhaltung der in der Arbeitszeitrichtlinie aufgestellten Mindestvorschriften gewährleisten müssen. Nur auf diese Weise könne das Ziel, einen wirksamen Schutz der Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer sicherzustellen, erreicht werden. Andernfalls könne nicht garantiert werden, dass die zeitlichen Beschränkungen der Arbeitszeitrichtlinie und die in ihr verbürgten Arbeitnehmerrechte tatsächlich beachtet würden. Weitere Details zu dieser EuGH-Entscheidung finden Sie hier in unserem Blogbeitrag.

Wie ist die Gesetzeslage derzeit in Deutschland?

Nach gegenwärtiger Rechtslage ist der Arbeitgeber allgemein gemäß § 16 Abs. 2 ArbZG lediglich zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten verpflichtet, die die in § 3 S. 1 ArbZG normierte Regelarbeitszeit von acht Stunden pro Tag überschreiten.

Der Verstoß gegen diese Aufzeichnungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit gemäß § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG dar und wird mit einem Bußgeld sanktioniert.

In einigen Sonderbereichen gibt es aber bereits jetzt schon weiter gehende gesetzliche Aufzeichnungspflichten. Im Einzelnen:

1. § 17 MiLoGregelt die Erfassung der Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter und Beschäftigter der in § 2 a SchwArbG genannten Wirtschaftszweige.
2. § 21 a Abs. 8 ArbZG bestimmt Aufzeichnungspflichten für den Straßenverkehrsbereich.
3. § 8 OffshoreArbZV enthält eine Aufzeichnungspflicht hinsichtlich der gesamten Arbeitszeit sowie hinsichtlich des Ausgleichs der Mehrarbeit über acht Stunden und der Ersatzruhetage für Sonntags- und Feiertagsbeschäftigung.
4. § 50 SeeArbG regelt die Aufzeichnungspflicht bzgl. täglicher Arbeits- und Ruhezeiten für jedes Besatzungsmitglied.
5. § 17 c AÜG verpflichtet den Entleiher unter bestimmten Umständen, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit des Leiharbeitnehmers aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
6. § 6 GSA Fleisch schreibt vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Zeitarbeitnehmern in der Fleischindustrie elektronisch zu erfassen ist. Diese Aufzeichnungspflicht entspricht am ehesten den Vorgaben des EuGH.

Gemäß § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat einen Auskunftsanspruch bzgl. der täglichen Arbeitszeiten. Dieser umfasst nach bisheriger Rechtsprechung des BAG die Informationen, die zur Überwachung von Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten nach dem ArbZG notwendig sind, insbesondere die Auskünfte über Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit an jedem Arbeitstag sowie die Auskunft über Über- und Unterschreitungen der regelmäßigen betrieblichen Wochenarbeitszeit. Hingegen bezieht sich der Auskunftsanspruch des Betriebsrates nicht auf die Dauer der täglichen Arbeitszeit oder die Frage, ob eine Überschreitung der regelmäßigen Wochenarbeitszeit auf freiwilliger oder angeordneter Mehrarbeit beruht. Hieraus ergibt sich für den Betriebsrat nicht die Möglichkeit, direkt eine Arbeitszeitdokumentation zu verlangen oder bei der Frage der Ausgestaltung der Erfassung der Arbeitszeiten mitzuwirken.

Die derzeitige Gesetzeslage in Deutschland bleibt mithin in den meisten Bereichen hinter den Anforderungen des EuGH, ein System zur Erfassung der täglichen effektiven Arbeitszeit einzurichten, zurück.

Bislang keine Umsetzung der EuGH-Entscheidung in Deutschland

Der deutsche Gesetzgeber ist somit aufgefordert, die Vorgaben des EuGH im deutschen Recht umzusetzen. Dies ist bislang aber nicht erfolgt, wenngleich Debatten dazu bereits laufen (siehe dazu unten). Offen ist nun vor allem, ob die Entscheidung jetzt schon unmittelbar wirkt und welche Pflichten für Arbeitgeber in diesem Fall hieraus resultieren würden. Das ArbG Emden sorgt insoweit für Unruhe.

Unsicherheitsfaktor ArbG Emden

Zwei aktuelle Entscheidungen des ArbG Emden lassen hellhörig werden:

Das Gericht bejahte in seinem ersten Urteil vom 20. Februar 2020 (Az. 2 Ca 94/19) eine unmittelbare Auswirkung der Entscheidung des EuGH auf die Arbeitgeber in Deutschland. Sofern ein Mitarbeiter die Vergütung von Überstunden geltend mache und einklage, könne der Arbeitgeber seiner sogenannten sekundären Beweislast nur entsprechen, wenn er seiner sich aus Art. 31 Abs. 2 der GRC ergebenden Pflicht zur Einrichtung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems nachgekommen sei. Der Arbeitgeber könne die seitens des Mitarbeiters geltend gemachten und dargelegten Überstunden nur dann widerlegen, wenn er ein System zur Arbeitszeiterfassung vorhalte, das den Vorgaben und Anforderungen des EuGH entspreche. Das Urteil ist mittlerweile rechtskräftig. Siehe dazu im Detail unseren Blogbeitrag.

Am 24. September 2020 (Az. 2 Ca 144/20) hat dieselbe Kammer des ArbG Emden erneut ein Urteil auf Basis der Entscheidung des EuGH aus Mai 2019 gefällt. Im Ergebnis bleibt die 2. Kammer des ArbG Emden dabei, dass bereits gegenwärtig eine Pflicht der Unternehmen besteht, die durch den EuGH gesetzten Anforderungen an das Arbeitszeiterfassungssystem umzusetzen. Die Begründung ist jedoch eine andere als im Februar. Siehe auch dazu unseren Blogbeitrag.

Auch wenn gleichsam gewichtige Gründe gegen eine unmittelbare Anwendung und damit auch gegen eine bereits jetzt bestehende Rechtspflicht des Arbeitgebers zur Arbeitszeiterfassung angeführt werden können und es sich bisher nur um ein einzelnes erstinstanzliches Gericht handelt, das diese Auffassung vertritt: Es besteht das Risiko, dass Arbeitnehmer sich hierauf berufen und dies als „Druckmittel“ gegenüber ihren Arbeitgebern nutzen. Für Letztere bedeutet dies unter Umständen Beweisschwierigkeiten in von Arbeitnehmern angestrengten Vergütungsprozessen.

Auswirkungen für die betriebliche Praxis – Beweisschwierigkeiten in Vergütungsprozessen

Vor allem um die zuvor beschriebenen Beweisschwierigkeiten in Vergütungsprozessen zu vermeiden, sind Unternehmen gut beraten, bereits jetzt Vorsicht walten zu lassen und die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter möglichst konkret zu erfassen. Dabei sollten jedenfalls Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die wöchentliche Arbeitszeit und deren Verteilung auf die Wochentage dokumentiert werden. Diese Mindestanforderungen sollten auch bei der Einrichtung neuer Arbeitszeiterfassungssysteme und bei der Verhandlung entsprechender Betriebsvereinbarungen beachtet werden. Wer keine Implementierung eines neuen Systems plant, muss in jedem Fall überprüfen, ob die bisher genutzten Verfahren den durch das EuGH-Urteil aufgestellten Anforderungen genügen, und im Zweifel entsprechend nachrüsten.

Fraglich ist zudem, ob vor dem Hintergrund des EuGH-Urteils Arbeitgeber die Aufzeichnungspflichten nach dem ArbZG auf ihre Mitarbeiter delegieren dürfen. Der EuGH hat diese Frage in seinem Urteil offengelassen. Wir gehen derzeit davon aus, dass dies zulässig bleiben wird, sodass beispielsweise (digitale) „Stechuhr“-Systeme unterstützen können. Allerdings ist auch eine abweichende Ansicht vertretbar, sodass genau beobachtet werden muss, was der deutsche Gesetzgeber nun plant.

Auswirkungen für die betriebliche Praxis – Bußgelder und Strafen

Zu bedenken ist ferner, dass bereits jetzt schon das Risiko besteht, dass Verfahren gegen Geschäftsführung und obere Führungskräfte wegen möglicher Verstöße gegen die tägliche Höchstarbeitszeit, die Ruhezeiten oder das Verbot von Sonn- oder Feiertagsarbeit eingeleitet werden. Denn das Fehlen der Dokumentation könnte als Versuch bewertet werden, entsprechende Verstöße schwerer erkennbar zu machen. Zum anderen kann der Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG mit einer Geldbuße bis zu EUR 30.000 geahndet werden.

Ein Verstoß gegen die weiter gehenden Vorgaben des EuGH zur Dokumentation ist derzeit zwar noch nicht strafbewehrt. Man wird aber im Auge behalten müssen, dass (aktenkundige) Verstöße, selbst wenn sie nicht geahndet werden können, Auswirkungen auf behördliche Zuverlässigkeitsprüfungen und / oder die Vergabe öffentlicher Aufträge haben könnten.

Auswirkungen auf die Vertrauensarbeitszeit

Offen sind derzeit auch die Auswirkungen der EuGH-Entscheidung auf die sogenannte Vertrauensarbeitszeit. Dieser Begriff umschreibt, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeit weitgehend eigenständig und selbstverantwortlich gestalten können. Der Arbeitgeber gibt allenfalls das Volumen der wöchentlichen oder monatlichen Arbeitszeit vor, nicht aber Beginn und Ende der Arbeitszeit.

Grundsätzlich ist Vertrauensarbeit weiterhin möglich und zulässig. Jedoch birgt die erforderliche Arbeitszeiterfassung sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht zahlreiche Nachteile.

Für den Arbeitgeber kann es durchaus negativ sein, wenn der Arbeitnehmer nun schwarz auf weiß sieht, wie viel Arbeitszeit er tatsächlich aufwendet. Stellt sich heraus, dass er deutlich mehr arbeitet als angenommen, könnte der Wunsch nach einem höheren Verdienst oder einer Reduktion der Arbeitsbelastung laut werden. Auch für Dritte, also etwa für Betriebsrat oder Behörden, wird die geleistete Arbeitszeit visibel. Arbeitszeit, die im Widerspruch zum ArbZG steht, wird nun deutlich erkennbar; der Arbeitgeber muss intervenieren.

Aber auch für Arbeitnehmer kann die erhöhte Visibilität der geleisteten Arbeitszeit negative Konsequenzen haben. Ist ein bestimmter Umfang an Arbeitszeit geschuldet und hat der Arbeitnehmer weniger gearbeitet, als es der Arbeitsvertrag verlangt, so wird dies durch die Arbeitszeiterfassung für den Arbeitgeber nun sichtbar. Aber auch dann, wenn sogar der Umfang der Arbeitszeit in das Belieben des Arbeitnehmers gestellt wird, kann sich die Visibilität der geleisteten Arbeitszeit negativ für den Arbeitnehmer auswirken. Denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist zumindest geeignet, beim Arbeitnehmer die – berechtigte oder unberechtigte – Sorge hervorzurufen, der Arbeitgeber werde seine Entscheidung zur freien Einteilung des Arbeitsumfangs überdenken, wenn er sieht, dass der Arbeitnehmer tatsächlich nur einen Bruchteil der veranschlagten Arbeitszeit benötigt, um seine Aufgaben zu erledigen.

Stand des Gesetzgebungsverfahrens

Derzeit erarbeitet das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Gesetzesvorschlag. Wie dieser aussehen wird, ist trotz zweier in Auftrag gegebener Rechtsgutachten ungewiss. Eine Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung ist jedoch wahrscheinlich. Eventuell wird es Ausnahmen für einzelne Arbeitnehmergruppen geben. Zur Diskussion steht weiter eine Änderung der Berechnung der Höchstarbeitszeit – es könnte zu einer wöchentlichen anstelle der bisherigen täglichen maximalen Arbeitszeit kommen. Wünschenswert wäre, wenn man sich auch der Frage zuwenden würde, was im Einzelnen als „Unterbrechung der Ruhezeit“ im Sinne des § 5 ArbZG zu werten ist. Ist es wirklich zeitgemäß, dass die Lektüre einer eingegangenen E‑Mail die Ruhezeit unterbricht? Wir gehen weiter davon aus, dass auch Sanktionen bei Verstößen vorgesehen werden.

Ungewiss ist jedoch, ob die Koalition in Anbetracht der Corona-Pandemie eine umfassende Reform des ArbZG noch in dieser Legislaturperiode angehen wird.

Aktuelle arbeitszeitrechtliche „Reförmchen“

Kleinere arbeitszeitrechtliche Reformen sind jedoch bereits erfolgt bzw. konkret in Planung:

Wie bereits oben erwähnt, schreibt § 6 GSA Fleisch nunmehr vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Zeitarbeitnehmern in der Fleischindustrie elektronisch und manipulationssicher zu erfassen und elektronisch aufzubewahren sind. Die notwendigen Vor- und Nachbereitungszeiten gelten dabei ausdrücklich auch als Arbeitszeit. Ausgenommen von diesen Verpflichtungen wird lediglich das Fleischhandwerk. Siehe dazu im Detail unseren Blogbeitrag. Diese für die Fleischindustrie geltende Aufzeichnungspflicht entspricht in vielen Teilen den Vorgaben des EuGH. Eventuell könnte diese Regelung also als „Schablone“ für die im ArbZG zu erwartende Regelung dienen.

Darüber hinaus hat das BMAS Ende November 2020 den zweiten Entwurf des Gesetzes zur MAG vorgelegt. Auch hier gibt es Vorschriften, die die Erfassung der Zeit der (mobilen) Arbeit neu regeln sollen. Vorgesehen ist ein neuer § 112 GewO, der bestimmt, dass § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG dahingehend abgewandelt wird, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, Beginn, Ende und Dauer der gesamten Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Zudem kann der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht auf seinen Mitarbeiter delegieren, bleibt aber für die ordnungsgemäße Aufzeichnung verantwortlich.

Der Arbeitskreis der Union „Zukunft der Arbeit“ hat einen „Gegenentwurf“ vorgelegt, nämlich den Gesetzentwurf zur Erleichterung mobiler Arbeit (EMAG). Er setzt sich dafür ein, dass mobiles Arbeiten zukünftig unbürokratisch möglich wird. Der Arbeitskreis schlägt Wochenarbeitszeit-Höchstgrenzen entsprechend der europäischen Arbeitszeitrichtlinie vor. Für mobiles Arbeiten soll davon unabhängig gelten, dass Arbeitnehmer ausschließlich für die Stunden mobilen Arbeitens die großzügigeren Arbeitszeitregelungen für Forschung und Lehre gemäß § 14 Abs. 2 Nr. 2 ArbZG für sich nutzen dürfen. Die Arbeitszeitflexibilisierung beim mobilen Arbeiten soll nur genutzt werden dürfen, wenn der Arbeitgeber ein technisches System für jeden mobil Arbeitenden vorhält, das Zeiten der Nichterreichbarkeit festlegt.

Es bleibt also spannend, wer sich hier im Einzelnen durchsetzen wird.

Tipps für die Praxis

Trotz vieler offener Fragen und Unsicherheiten lässt sich festhalten, dass Arbeitgeber sich jetzt schon mit dem Thema Arbeitszeiterfassung bzw. Kontrolle der Arbeitszeit auseinandersetzen sollten, denn

1. die Entscheidungen des ArbG Emden zeigen, dass die Nichtaufzeichnung von Arbeitszeiten mit prozessualen Risiken behaftet ist.
2. Bußgelder und Strafen drohen unter bestimmten Umständen bereits jetzt wegen möglicher Verstöße gegen die tägliche Höchstarbeitszeit, die Ruhezeiten oder das Verbot von Sonn- oder Feiertagsarbeit. Aktenkundige Verstöße können, selbst wenn sie nicht geahndet werden, zudem Auswirkungen auf behördliche Zuverlässigkeitsprüfungen und / oder die Vergabe öffentlicher Aufträge haben.
3. die Einführung eines Zeiterfassungssystems ist sehr zeitaufwändig – nicht zuletzt im Hinblick auf die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG.
4. sollte in der derzeitigen Corona-Pandemie Kurzarbeitergeld in Anspruch genommen werden, besteht gegenüber der Agentur für Arbeit die Verpflichtung, die Voraussetzungen dafür nachzuweisen. Wesentlicher Bestandteil dieses Nachweises ist eine plausible Dokumentation der Arbeitszeiten.

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