Die Digitalisierung schreitet auch im Gesellschaftsrecht voran – wir stellen die Möglichkeiten der Online-Gründungen, der digitalen Beschlussfassungen und zur Erstellung elektronischer Signaturen vor.
Die Corona-Pandemie hatte nicht nur erhebliche Auswirkungen auf Gesellschaft und Wirtschaft, sondern auch auf das Recht. Durch die Kontaktbeschränkungen waren digitale Lösungen auch in den Bereichen gefragt, die traditionell von einem persönlichen Austausch geprägt waren. Zentrales Element der COVID-19-Gesetzgebung im Gesellschaftsrecht war es, die Möglichkeit virtueller Hauptversammlungen zu schaffen bzw. im hier besonders interessierenden GmbH-Recht die schriftliche Beschlussfassung (Umlaufverfahren) zu vereinfachen. Die entsprechenden Regelungen traten im April 2020 in Kraft und galten bis Ende August 2022.
Die Corona-Gesetzgebung traf auf einen anderen bedeutenden Trend unserer Zeit, das Thema Nachhaltigkeit. Ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung, die mit Corona einherging, ist der schonende Umgang mit Ressourcen – Papierberge und unnötige Reisen werden im besten Fall vermieden. Dies gilt natürlich auch bei gesellschaftsrechtlich relevanten Vorgängen.
Auf europäischer Ebene wurde das Thema Digitalisierung im Gesellschaftsrecht vorrangig mit dem Ziel aufgenommen, dass der wettbewerbsfähige Binnenmarkt wirksam funktioniert, darüber hinaus modernisiert und administrativ optimiert wird sowie Wettbewerbsfähigkeit, Vertrauenswürdigkeit und Transparenz von Gesellschaften sichergestellt werden können. Als Teil des „Company Law Package“ wurde daher 2019 die Digitalisierungsrichtlinie beschlossen, die spätestens bis zum 1. August 2022 in nationales Recht umzusetzen war. Deutschland hat sehr pünktlich und recht umfassend reagiert und mit dem DiRUG (Geltung ab dem 1. August 2022) und dem DiREG (Geltung ab dem 1. August 2023) einige digitale Möglichkeiten im deutschen GmbH-Recht eröffnet, die im Folgenden kurz beleuchtet werden.
Digitalisierung rund um die GmbH
Seit dem 1. August 2022 ist es in Deutschland möglich, eine GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) online (als Bargründung) zu gründen. Die zur Online-Gründung erforderliche Beurkundung erfolgt dabei mittels Videokommunikation gegenüber Notarinnen und Notaren über ein von der Bundesnotarkammer neu implementiertes Videokommunikationssystem. Zu der technischen Ausstattung sowie der Frage, welche eIDs und Ausweisdokumente für die Teilnahme am Online-Verfahren benötigt werden, finden Sie in diesem Blog-Beitrag weitere Hinweise. Ab dem 1. August 2023 können einige Sachgründungen ebenfalls online vorgenommen werden.
Auch die Beglaubigung von Handelsregisteranmeldungen für Kapitalgesellschaften und durch Einzelkaufleute kann seit dem 1. August 2022 im Online-Verfahren durchgeführt werden. Das persönliche Erscheinen bei der Notarin oder dem Notar ist nicht mehr erforderlich, wenn der Unterzeichner die technischen und rechtlichen Anforderungen hierfür erfüllt.
Darüber hinaus hat Deutschland sich dafür entschieden, auch die Möglichkeit virtueller Gesellschafterversammlungen gesetzlich im GmbH-Recht zu verankern. Bisher konnten virtuelle Versammlungen nach überwiegender Auffassung nur durchgeführt werden, wenn die Satzung dies ausdrücklich zuließ. Andernfalls war eine virtuelle Gesellschafterversammlung nicht zulässig, selbst wenn sich sämtliche Gesellschafter hiermit einverstanden erklärt hatten. Seit dem 1. August 2022 ist dies anders: Gesellschafterversammlungen können fernmündlich oder mittels Videokommunikation abgehalten werden, wenn sämtliche Gesellschafter in Textform ihr Einverständnis erklären – hierbei genügt eine einfache elektronische Signatur, also beispielsweise eine E-Mail. Zulässig sind damit Gesellschafterversammlungen, bei denen die Gesellschafter gleichzeitig mittels Telefonkonferenz oder Videokommunikation in Echtzeit teilnehmen, oder eine gemischte virtuelle Versammlung, bei der einzelne Gesellschafter per Videokonferenz, andere nur per Audioschaltung teilnehmen. Auch die gemischte Versammlung, bei der einzelne Gesellschafter in Präsenz teilnehmen und andere per Telefon oder Videokonferenz zugeschaltet werden, dürfte ab sofort zulässig sein, wenn sich die Gesellschafter mit dieser Durchführung einverstanden erklären. Ab dem 1. August 2023 können darüber hinaus sogar einige satzungsändernde Gesellschafterbeschlüsse, wie beispielsweise die Änderung der Firma oder des Sitzes, online beurkundet werden, sofern sie einstimmig oder von einem Alleingesellschafter gefasst werden.
Registereinsicht – online und kostenlos
Auch in registerrechtlicher Hinsicht gibt es seit August einige Neuerungen. So erfolgen Bekanntmachungen von Eintragungen in das Handelsregister nur noch durch die erstmalige Abrufbarkeit der entsprechenden Informationen über das Registerportal der Länder. Daneben sind zudem die Registerinhalte aus dem Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- und Vereinsregister online für jedermann kostenlos verfügbar.
Aber auch Einreichungen zum Register werden vereinfacht. So können Aufsichtsratslisten und Gesellschafterlisten (mit qualifizierter elektronischer Signatur) digital beim Handelsregister eingereicht werden.
Elektronische Signaturen bei gesellschaftsrechtlich relevanten Dokumenten
Digitale Beschlussfassungen und Online-Handelsregistereinreichungen sind nur dann echt digital, wenn sie elektronisch signiert werden. Im Zusammenhang mit den oben beschriebenen Neuerungen ist daher in jedem Fall genau zu prüfen, ob und, wenn ja, wie gesellschaftsrechtlich relevante Dokumente statt handschriftlich auch elektronisch signiert werden können. Die Möglichkeiten hängen hier von dem jeweiligen Dokument sowie der Art der elektronischen Signatur ab. Details zu einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen und deren Anwendungsbereichen, insbesondere im gesellschaftsrechtlichen Kontext, finden Sie in diesem Blog-Beitrag.
Ausblick und Praxistipp
Es wird weitergehen – so viel ist sicher. Beispielsweise hat die Kommission bereits Anfang 2022 eine öffentliche Konsultation zum Thema Modernisierung des digitalen Gesellschaftsrechts durchgeführt und möchte mittelfristig das Gesellschaftsrecht der EU weiter an die fortschreitenden digitalen Entwicklungen anpassen. Im Commission work programme 2023 heißt es dazu: “Our initiative on further expanding and upgrading the use of digital tools and processes in company law will enhance transparency around companies in the single market, simplify administrative and judicial procedures and facilitate the cross-border expansion of companies.”
Spätestens jetzt sollte jede Gesellschaft schon einmal die Voraussetzungen für die Nutzung der aktuellen digitalen Möglichkeiten schaffen, also die entsprechenden Ausweisdokumente sowie elektronischen Signaturen und Zugänge zu den notwendigen Portalen vorhalten. So können Gesellschafterlisten und Aufsichtsratslisten schnell elektronisch beim Handelsregister eingereicht werden. Daneben sollten Satzung, Geschäftsordnung und die gesellschaftsinternen Abläufe so gestaltet werden, dass digitale Tools rechtssicher zum Einsatz kommen können. Auch das Beteiligungsmanagement kann unter Einsatz digitaler Tools erfolgen.
Dieser Artikel ist Teil des Update Gesellschaftsrechtliche Gestaltung, das Sie hier abonnieren können.
