Wett­be­werbs­fä­hi­ge Belegschaften – effiziente Trans­for­ma­ti­ons­pro­zes­se, Nutzung von Frei­wil­li­gen­pro­gram­men und Vermeidung von Fallstricken in So­zi­al­plank­lau­seln

Transformationsprozesse – jedenfalls solche, die mit gravierenden Änderungen (insbesondere der Arbeitsbedingungen) für die *Mitarbeiter oder einem nicht nur marginalen Personalabbau verbunden sind – lösen als Betriebsänderung im Sinne des BetrVG die Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertreter aus. Diese sind umfassend zu informieren, und mit ihnen sind die Maßnahmen vollständig zu beraten. Mit dem zuständigen Gremium ist über einen Interessenausgleich zu verhandeln und ein Sozialplan abzuschließen, §§ 111 ff. BetrVG. Der Interessenausgleich regelt das Ob, Wann und Wie der Maßnahme (vornehmlich auch, welche Arbeitsplätze betroffen sind). Im Sozialplan werden den Mitarbeitern, die von den im Interessenausgleich geregelten Maßnahmen betroffen sind, Leistungen zur Milderung der (wirtschaftlichen) Nachteile gewährt – klassischerweise Abfindungen.

Daneben ist bei Massenentlassungen das formalisierte Konsultationsverfahren einzuhalten und vor Ausspruch von Kündigungen und Abschluss von Aufhebungsverträgen die Massenentlassungsanzeige zu erstatten, §§ 17 ff. KSchG.

Die Umsetzung der Maßnahmen kann einseitig durch arbeitgeberseitige Kündigungen erfolgen, aber auch einvernehmlich mit den Mitarbeitern durch Aufhebungsverträge. Im Rahmen von Freiwilligenprogrammen erfolgt die Trennung von Mitarbeitern ausschließlich im Weg der einvernehmlichen Lösung (d.h. durch den Abschluss von Aufhebungsverträgen) – ein solches Freiwilligenprogramm kann auch der weiteren Umsetzung durch spätere betriebsbedingte Kündigungen vorgelagert sein. Manchmal gelingt es aber auch bereits allein durch die Freiwilligenprogramme, das notwendige Abbauziel zu erreichen.

Dabei liegen die Vorteile der einvernehmlichen Trennung auf der Hand: Rechtssicherheit durch Vermeidung langwieriger gerichtlicher Auseinandersetzungen über die Wirksamkeit von Kündigungen; Trennung unabhängig von etwaigen Einschränkungen im Rahmen der Sozialauswahl oder aufgrund besonderen Kündigungsschutzes, Imagevorteile, etc. Zudem gelingt die Umsetzung von Kosteneinsparpotentialen im Rahmen eines Freiwilligenprogrammes in der Regel kurzfristiger. Grund hierfür ist sicherlich auch, dass mit den Arbeitnehmervertretern eine Einigung zu den Modalitäten einvernehmlichen Ausscheidens einfacher gefunden werden kann als zu den Voraussetzungen und der Umsetzung von betriebsbedingten Kündigungen und der Milderung deren Folgen.

Auch wenn die Umsetzung von Freiwilligenprogrammen in der Regel etwas zügiger möglich ist als Verhandlungen zu betriebsbedingten Kündigungen, ist das Gelingen beider Vorgehensweisen von einer guten Vorbereitung abhängig.

In der Regel sind Restrukturierungsprogramme vor allem kostentreibend. Die kaufmännischen Überlegungen müssen – sollen Einsparpotentiale auch über Personalanpassungen generiert werden – in arbeitsrechtliche Kategorien übersetzt werden. Eine Kosteneinsparung von 20 % rechtfertigt arbeitsrechtlich nicht den Abbau von 20 % der Arbeitsplätze, selbst wenn dies zur Umsetzung des angestrebten Einsparziels führen würde. Vielmehr muss im Einzelnen geprüft werden, welcher Beschäftigungsbedarf konkret entfällt bzw. eingespart werden kann. Erst daraus kann sich dann der Wegfall von Arbeitsplätzen und damit die Grundlage für einen betriebsbedingten Abbau ergeben.

Im Einzelnen bedeutet also die Vorbereitung von Transformationsprozessen:

• Die Ziele der Transformation müssen definiert werden. Dabei sind die kaufmännischen Erwartungen in arbeitsrechtliche Folgen herunterzubrechen. Die Ist-Situation ist der Soll-(Zukunfts)-Gestaltung im Hinblick auf einzelne Bereiche, aber auch konkretisiert auf einzelne Arbeitsplätze gegenüberzustellen.
• Der Wegfall des konkreten Beschäftigungsbedarfs ist zu analysieren. Weitere Maßnahmen (Verlagerung, Nutzung von Synergieeffekten, Automatisierungen etc.) sind zu ermitteln und deren arbeitsrechtsrechtlichen Folgen zu definieren.
• Hieraus ist das ganz konkrete Soll-Bild mit den zur Umsetzung erforderlichen Maßnahmen und der hierfür erforderlichen Timeline zu definieren.
• Bei der Budgetermittlung zur Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen sind nicht nur Abfindungszahlungen zu berücksichtigen, sondern u.a. auch mögliche Tariferhöhungen, Kosten der Verhandlungsdauer und Kündigungsfristen, Auswirkungen von Verzögerungen sowie mit der Umsetzung verbundene Beratungskosten und vieles mehr einzukalkulieren.
• Auch die für die Vorbereitung und Umsetzung der Verhandlungen benötigten Ressourcen sind sorgfältig zu planen. Das betrifft nicht nur die internen Mitarbeiter aus Personal- und Controlling-Abteilungen, sondern auch die zeitliche Verfügbarkeit von Betriebsräten, Rechtsanwälten und anderen Beteiligten.
• Es gilt, einen realistischen Maßnahmen- und Zeitplan zu erstellen, der die rechtlichen und tatsächlichen Grundlagen berücksichtigt, etwa bestehende Betriebsvereinbarungen und tarifvertragliche Regelungen.
• Bevor die Verhandlungen mit den Arbeitnehmervertretungen beginnen, sollten alle Informationen zusammengestellt und Dokumente vorbereitet sein. Hierzu gehört auch die Vorbereitung der Kommunikation.

Ein Freiwilligenprogramm ist ein Weg, um die Mitarbeiterzahl in einem Unternehmen sozialverträglich zu reduzieren. Typische Inhalte von Freiwilligenprogrammen sind:

• Feste Konditionen für die Berechnung von Abfindungen im Rahmen von Aufhebungsverträgen,
• Modalitäten von Vorruhestands- bzw. Altersteilzeitlösungen,
• Regelungen zur Outplacement-Unterstützung,
• Regelungen zu sonstigen Qualifizierungsmaßnahmen,
• Einbindung einer externen Transfergesellschaft.

Daneben enthalten Freiwilligenprogramme häufig Verfahrensregeln

• D.h. eine Definition des Zeitraums, innerhalb dessen das Ausscheiden nach Maßgabe des Programms möglich ist,
• ggf. Regelung dazu, dass sich interessierte Mitarbeiter melden können, aber auch, dass eine Ansprache durch den Arbeitgeber möglich ist,
• das Timing, innerhalb dessen ein Aufhebungsvertragsangebot unterbreitet wird – und auch anzunehmen ist.

In Bezug auf den Geltungsbereich ist für das Freiwilligenprogramm zu entscheiden, ob jeder Mitarbeiter an dem Freiwilligenprogramm teilnehmen soll, oder ggf. nur Mitarbeiter bestimmter Abteilungen. Weiter ist festzulegen, ob jeder Mitarbeiter, der gerne ausscheiden möchte, einen Anspruch auf Leistungen nach dem Freiwilligenprogramm hat, oder ob es vielmehr einer doppelten Freiwilligkeit bedarf, d.h. der Arbeitgeber zustimmen muss, dass der konkret interessierte Arbeitnehmer auch nach dem Freiwilligenprogramm ausscheiden kann. Fehlt es an der Vereinbarung der doppelten Freiwilligkeit, besteht das erhebliche Risiko für den Arbeitgeber, mit dem Freiwilligenprogramm auch die Leistungsträger zu verlieren. Dies gilt es zu vermeiden. Freilich bleibt es jedem Arbeitnehmer unbenommen, von sich aus zu kündigen. Mitarbeiter, die der Arbeitgeber aber nicht verlieren möchte, auch noch eine Abfindung gewähren zu müssen, ist jedoch in der Regel nicht sinnvoll.

Wichtig und zu beachten ist: Die Umsetzung von Freiwilligenprogrammen stellt in der Regel eine Betriebsänderungen dar. Nur weil die Mitarbeiter einvernehmlich ausscheiden, bedeutet dies nicht, dass die Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertreter nicht zu beachten sind. Andernfalls drohen die Konsequenzen, die auch sonst gelten, wenn eine Betriebsänderung unter Verstoß gegen die Beteiligungsrechte umgesetzt wird. Grundsätzlich gilt also, den Betriebsrat auch bei Freiwilligenprogrammen rechtzeitig und umfassend im Sinne der §§ 111 ff. BetrVG einzubeziehen. Von den Beteiligungsrechten nicht erfasst ist allerdings, was der Arbeitgeber im Rahmen des Freiwilligenprogramms konkret anbietet. Gleichwohl ist auch dies in der Regel Gegenstand der Vereinbarung mit dem Betriebsrat, denn so wird die notwendige Transparenz und damit das Vertrauen der Belegschaft geschaffen, welches für eine erfolgreiche Nutzung eines Freiwilligenprogramms erforderlich ist. Die größten Erfolgsaussichten hat ein Konzept, das von allen Seiten unterstützt wird.

Wichtig: Auch Aufhebungsvereinbarungen gelten als Entlassungen im Sinne des § 17 KSchG, sodass die Konsultations- und Anzeigepflichten eingehalten werden sollten.

Sowohl bei der Konkretisierung der Freiwilligenprogramme und Festlegung der Leistungen als auch bei der Definition der Sozialplanklauseln gilt es, Fallstricke zu vermeiden, da „Fehler“ in der Regel für die Arbeitgeberseite teuer werden. Drei wichtige Punkte möchten wir nachfolgend beispielhaft herausgreifen:

• Abfindungsberechnung – Definition des Entgeltbezugspunktes: 
  • Sowohl für das Freiwilligenprogramm als auch bei der Trennung aufgrund betriebsbedingter Kündigung kommt der Definition der Abfindungsberechnung für die Budgetkalkulation und letztlich für die Kosten der Umsetzung eine entscheidende Bedeutung zu. Die Betriebsparteien sind hier in der Gestaltung (in den Grenzen der Gleichbehandlungsvorgaben und des Verbots der Diskriminierung) im Wesentlichen frei. Für den Arbeitgeber ist es jedoch entscheidend, dass die Parameter, die bei der Budget-Erstellung und den Kalkulationen zugrunde gelegt wurden, so auch im Freiwilligenprogramm bzw. der Sozialplanklausel zur Abfindungsberechnung definiert sind. 
  • Es kommt also entscheidend darauf an, welche Parameter in die Berechnung einzubeziehen sind. In der Regel erfolgt die Berechnung der Abfindung nach folgender Formel:
    Betriebszugehörigkeit * Faktor * Bruttomonatsentgelt     
    (seltener wird statt des Faktors ein Divisor genutzt, da dieser auch für die Mitarbeiter schwieriger zu verstehen und nachzuvollziehen ist).
  • Entscheidendes Element ist neben dem Faktor (dessen Höhe u.a. von Region, Branche, Historie und Besonderheiten des Unternehmens abhängig ist) und der Betriebszugehörigkeit (hierzu sogleich) das Bruttomonatsentgelt. Es macht einen entscheidenden Unterschied, ob z.B. „nur“ auf das tarifliche Grundgehalt abgestellt wird, oder alle monatlichen Zulagen, Überstunden und Zuschläge, Sonderleistungen, Tantieme, Urlaubs- und Weihnachtsgeld etc. in die Abfindungsberechnung einbezogen werden. Natürlich ist es Bestreben der Arbeitnehmervertreter, hier möglichst alle Vergütungselemente zu berücksichtigen, während das Interesse auf Arbeitgeberseite in der Regel darin besteht, möglichst nur auf das Grundgehalt abzustellen. Letzteres ist vor allem auch weniger Schwankungen unterworfen, sodass eine sichere Budgetierung leichter fällt.
  • Maßgeblich ist auch, auf welchen Zeitpunkt für die Berechnung abgestellt wird. Denn wird z.B. auf das Grundgehalt zum Zeitpunkt des Ausscheidens des Mitarbeiters abgestellt, kann eine zwischenzeitlich eingetretene Tariferhöhung zu einer entsprechenden (ggf. unerwarteten) Erhöhung der arbeitgeberseitigen Kosten führen. Um diese Risiken zu vermeiden, kann es sich empfehlen, auf einen bestimmten Stichtag abzustellen.
     
• Definition der Betriebszugehörigkeit: Ähnliche Herausforderungen können sich aus einer fehlenden oder ungenauen Definition der Betriebszugehörigkeit ergeben. Hierzu sollten Regelungen zur (diskriminierungsfreien) Berücksichtigung von Elternzeit und Zeiten der Abwesenheit wegen Ruhens des Arbeitsverhältnisses oder (langjähriger) Arbeitsunfähigkeit getroffen werden. Auch die Frage, ob für die Berechnung der Dauer der Betriebszugehörigkeit auf das (individuelle) Ende des Arbeitsverhältnisses oder einen Stichtag abgestellt wird, beeinflusst das Gesamtbudget.
   
• Ausschluss von Leistungen nach dem Freiwilligenprogramm / Sozialplan: Wichtig ist auch die Definition von Ausschlusstatbeständen. In diesen wird festgelegt, wer von Abfindungen (oder auch anderen Leistungen nach dem Freiwilligenprogramm oder dem Sozialplan) ausgenommen sein soll. 
  • Klassische Ausschlusstatbestände sind etwa der fehlende Kündigungsschutz aufgrund fehlender Mindestbetriebszugehörigkeit, die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufgrund Ablaufs eines befristeten Vertrags oder eine wirksame Vertragsbeendigung aus verhaltens- oder personenbedingten Gründen. 
  • Wichtig ist, einerseits alle Fälle zu erfassen, bei denen unternehmensseitig nicht von einem Abfindungsanspruch ausgegangen wurde (etwa im Hinblick auf Mitarbeiter, die bereits vor Unterzeichnung des Sozialplans einen Aufhebungsvertrag unterzeichnet haben, dessen Beendigung aber nach Abschluss des Freiwilligenprogramms oder Sozialplans liegt). 
  • Ebenso ist sicherzustellen, dass die Ausschlusstatbestände nicht zu einer Diskriminierung führen. So ist es durchaus zulässig, Mitarbeiter von einer Abfindung auszuschließen, die unmittelbar mit dem Ende ihres Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf eine ungekürzte Altersrente haben. Da aber schwerbehinderte Mitarbeiter aufgrund ihrer Schwerbehinderung vorzeitig ungekürzte Altersrente in Anspruch nehmen können, hat die Rechtsprechung in einer derart weit gehaltenen Ausschlussklausel eine mittelbare Diskriminierung von Mitarbeitern mit Schwerbehinderung gesehen (BAG, Urteil vom 11. Oktober 2022 – 1 AZR 129/21). 
  • In Fällen, in denen für Mitarbeiter eine Weiterbeschäftigung in anderen (Konzern-)Unternehmen oder bei einem Erwerber des Betriebsteils (nach § 613a BGB) in Betracht kommt, kann es geboten sein, diese von Abfindungsleistungen auszunehmen. Auch dies gilt es korrekt zu definieren.

Entscheidend ist, dass Anspruchsberechtigte und Berechnungsmodalitäten eindeutig und diskriminierungsfrei definiert sind. Fehler gehen in der Regel zu Lasten des Arbeitgebers und können sehr teuer werden – dies gilt unabhängig davon, ob es sich um die Umsetzung im Rahmen eines Freiwilligenprogramms, oder der Sozialplangestaltung handelt.