HR-Compliance
Case Study | Die Weihnachtsüberraschung
Ein Betriebsratswahljahr vor der Tür und ein Betriebsrat, der sämtliche externen Fachkräfte auf die Wahlliste setzen wollte – das war die Ausgangsituation, mit der unsere Mandantin kurz vor der Adventszeit und unmittelbar vor Aufstellung der Wahllisten konfrontiert war.
Schnell waren wir uns einig, dass der Betriebsrat durch seine Ankündigung ein Thema auf den Tisch gebracht hat, das nicht nur erheblichen Zündstoff innerhalb des Konzerns, sondern auch massive Haftungsrisiken beinhalten kann. Es galt daher, schnell die richtige Strategie zu finden. Insbesondere auch, weil der Betriebsrat nicht nur bloßen Druck auf die Arbeitgeberseite ausüben wollte, sondern überzeugt war, dass es tatsächlich zu einer Fehleinschätzung der Beschäftigungsverhältnisse bei externen Fachkräften in nicht unerheblichem Umfang gekommen sei.
Wir haben der Mandantin zunächst einen dreiteiligen Projektaufsatz zur „Vergangenheitsbewältigung“ empfohlen. Nach intensiven Gesprächen mit dem Betriebsrat über die Art und Weise der Analyse haben wir direkt damit losgelegt. Der erste Schritt war eine schonungslose Bestandsaufnahme.
Dazu interviewten wir u. a. zahlreiche unternehmensangehörige Personen persönlich, ebenso das Fremdpersonal. So konnten wir die tatsächlichen Einsatzumstände der externen Fachkräfte ermitteln. Anschließend haben wir diese Umstände einer individuellen rechtlichen Bewertung unterzogen und in eine gesamtheitliche, auch tätigkeitsbezogene Risikostruktur überführt. Neben Handlungsempfehlungen zur Ad-hoc-Bewältigung als kritisch einzustufender Sachverhalte haben wir Gründe für die Fehleinschätzung und -entwicklung zusammengefasst.
Dann ging es an die Klärung der kritischen Fälle. Aufgrund unserer guten Vorbereitung und eines gemeinsam mit der Mandantin entwickelten stichhaltigen Kommunikationskonzepts gab es nur äußerst wenige Fälle, die nicht schnell einvernehmlich mit den betroffenen Vertragspartnerinnen und -partnern sowie externen Fachkräften geklärt werden konnten.
So konnten wir uns im Rahmen der Vergangenheitsbewältigung auf die Verhandlungen mit der Deutschen Rentenversicherung sowie der Finanzverwaltung zu möglichen Fällen von Scheinselbstständigkeit konzentrieren. Auch hier gelangten wir schnell zu einer Einigung: eine pauschale Erledigung der Vergangenheit.
Zurück in die Zukunft
Um nicht nur kurzfristig das bestehende Risiko aufzulösen, sondern ebenfalls für die Zukunft Fremdpersonal-Compliance zu schaffen, haben wir gemeinsam mit unserer Mandantin robuste Strukturen und Prozesse entwickelt und implementiert, die eine nachhaltige Governance-Struktur gewährleisten. Dazu zählen neben der Adaption bereits bestehender Organisationsstrukturen auch optimierte bzw. neue Rahmenbedingungen und Richtlinien, die auf Ergebnisse unserer internen Untersuchung zurückgreifen. Hierzu wurden bspw. bestehende Vertragstemplates und bisher gelebte Vertragsmanagement- und Einkaufsstrukturen angepasst, Musterleistungsbeschreibungen gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelt sowie Lösungen für agile Arbeitsformen für die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten definiert. Es war uns extrem wichtig, nicht nur abstrakte Grundsätze aufzustellen, sondern passgenaue, praxistaugliche und konkrete Handlungsempfehlungen für die tägliche Arbeit mit den externen Fachkräften zu formulieren.
Legal-Tech als Bestandteil einer effizienten Analyse sowie als Werkzeug einer Compliance-Organisation
Aufgrund des erheblichen Zeitdrucks haben wir im Rahmen unserer Status-quo-Risikoanalyse auf unsere eigene Softwarelösung „CMS FPE“ als Vorabanalyse zurückgegriffen. Hierüber erhielten wir ressourcenschonend und innerhalb kürzester Zeit einen validen Eindruck der bestehenden Risikosituation im Konzern hinsichtlich möglicher Scheinselbstständigkeit sowie unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung.
Da CMS FPE sowohl technisch als auch prozessual in der Lage ist, sich in die individuellen Einkaufs- und Bestellprozesse von Unternehmen einbinden zu lassen, haben wir unser Tool in das Konzept für die zukünftigen Compliance-Strukturen aufgenommen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass bereits zu Beginn eines Bestellprozesses die Weichen richtig gestellt werden und ein Risiko für eine Scheinselbstständigkeit oder unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung minimiert wird.
Change-Management, über reine Juristerei hinaus
Aufgrund unserer Erfahrungen in zahlreichen vergleichbaren Projekten wussten wir, dass wir nachhaltige Veränderung forcieren mussten, um die Gefahr, in alte (rechtswidrige) Verhaltensmuster zurückzufallen, zu reduzieren. Um auf eine praxisnahe Compliance im Rahmen eines Change-Management-Prozesses hinzuarbeiten, haben wir gemeinsam mit der Mandantin ein umfangreiches Schulungs- und Workshopkonzept entworfen, das sich in unterschiedlichen Ausprägungen an verschiedene Zielgruppen richtet – vom Vorstand über leitende Angestellte bis hin zu „normalen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dieses Konzept wurde deutschland- und konzernweit ausgerollt. Es hat maßgeblich zur Sensibilisierung und nachhaltigen Schaffung robuster Fremdpersonal-Compliance beigetragen. Und dazu, dass der Mandantin ähnliche Weihnachtsüberraschungen künftig erspart bleiben dürften.
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