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HR-Compliance

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Case Study | Die Weihnachtsüberraschung

Ein Betriebsratswahljahr vor der Tür und ein Betriebsrat, der sämtliche externen Fachkräfte auf die Wahlliste setzen wollte – das war die Ausgangsituation, mit der unsere Mandantin kurz vor der Adventszeit und unmittelbar vor Aufstellung der Wahllisten konfrontiert war. 

Schnell waren wir uns einig, dass der Betriebsrat durch seine Ankündigung ein Thema auf den Tisch gebracht hat, das nicht nur erheblichen Zündstoff innerhalb des Konzerns, sondern auch massive Haftungsrisiken beinhalten kann. Es galt daher, schnell die richtige Strategie zu finden. Insbesondere auch, weil der Betriebsrat nicht nur bloßen Druck auf die Arbeitgeberseite ausüben wollte, sondern überzeugt war, dass es tatsächlich zu einer Fehleinschätzung der Beschäftigungsverhältnisse bei externen Fachkräften in nicht unerheblichem Umfang gekommen sei. 

Wir haben der Mandantin zunächst einen dreiteiligen Projektaufsatz zur „Vergangenheitsbewältigung“ empfohlen. Nach intensiven Gesprächen mit dem Betriebsrat über die Art und Weise der Analyse haben wir direkt damit losgelegt. Der erste Schritt war eine schonungslose Bestandsaufnahme. 

Dazu interviewten wir u. a. zahlreiche unternehmensangehörige Personen persönlich, ebenso das Fremdpersonal. So konnten wir die tatsächlichen Einsatzumstände der externen Fachkräfte ermitteln. Anschließend haben wir diese Umstände einer individuellen rechtlichen Bewertung unterzogen und in eine gesamtheitliche, auch tätigkeitsbezogene Risikostruktur überführt. Neben Handlungsempfehlungen zur Ad-hoc-Bewältigung als kritisch einzustufender Sachverhalte haben wir Gründe für die Fehleinschätzung und -entwicklung zusammengefasst. 

Dann ging es an die Klärung der kritischen Fälle. Aufgrund unserer guten Vorbereitung und eines gemeinsam mit der Mandantin entwickelten stichhaltigen Kommunikationskonzepts gab es nur äußerst wenige Fälle, die nicht schnell einvernehmlich mit den betroffenen Vertragspartnerinnen und -partnern sowie externen Fachkräften geklärt werden konnten. 

So konnten wir uns im Rahmen der Vergangenheitsbewältigung auf die Verhandlungen mit der Deutschen Rentenversicherung sowie der Finanzverwaltung zu möglichen Fällen von Scheinselbstständigkeit konzentrieren. Auch hier gelangten wir schnell zu einer Einigung: eine pauschale Erledigung der Vergangenheit.  

Zurück in die Zukunft

Um nicht nur kurzfristig das bestehende Risiko aufzulösen, sondern ebenfalls für die Zukunft Fremdpersonal-Compliance zu schaffen, haben wir gemeinsam mit unserer Mandantin robuste Strukturen und Prozesse entwickelt und implementiert, die eine nachhaltige Governance-Struktur gewährleisten. Dazu zählen neben der Adaption bereits bestehender Organisationsstrukturen auch optimierte bzw. neue Rahmenbedingungen und Richtlinien, die auf Ergebnisse unserer internen Untersuchung zurückgreifen. Hierzu wurden bspw. bestehende Vertragstemplates und bisher gelebte Vertragsmanagement- und Einkaufsstrukturen angepasst, Musterleistungsbeschreibungen gemeinsam mit den Fachbereichen entwickelt sowie Lösungen für agile Arbeitsformen für die Zusammenarbeit mit externen Fachleuten definiert. Es war uns extrem wichtig, nicht nur abstrakte Grundsätze aufzustellen, sondern passgenaue, praxistaugliche und konkrete Handlungsempfehlungen für die tägliche Arbeit mit den externen Fachkräften zu formulieren. 

Legal-Tech als Bestandteil einer effizienten Analyse sowie als Werkzeug einer Compliance-Organisation 

Aufgrund des erheblichen Zeitdrucks haben wir im Rahmen unserer Status-quo-Risikoanalyse auf unsere eigene Softwarelösung „CMS FPE“ als Vorabanalyse zurückgegriffen. Hierüber erhielten wir ressourcenschonend und innerhalb kürzester Zeit einen validen Eindruck der bestehenden Risikosituation im Konzern hinsichtlich möglicher Scheinselbstständigkeit sowie unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung.

Da CMS FPE sowohl technisch als auch prozessual in der Lage ist, sich in die individuellen Einkaufs- und Bestellprozesse von Unternehmen einbinden zu lassen, haben wir unser Tool in das Konzept für die zukünftigen Compliance-Strukturen aufgenommen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass bereits zu Beginn eines Bestellprozesses die Weichen richtig gestellt werden und ein Risiko für eine Scheinselbstständigkeit oder unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung minimiert wird.

CMS FPE (Einsatz von Fremdpersonal)
Tool für eine schnelle und unkomplizierte Ein­zel­fall­prü­fung

Change-Management, über reine Juristerei hinaus

Aufgrund unserer Erfahrungen in zahlreichen vergleichbaren Projekten wussten wir, dass wir nachhaltige Veränderung forcieren mussten, um die Gefahr, in alte (rechtswidrige) Verhaltensmuster zurückzufallen, zu reduzieren. Um auf eine praxisnahe Compliance im Rahmen eines Change-Management-Prozesses hinzuarbeiten, haben wir gemeinsam mit der Mandantin ein umfangreiches Schulungs- und Workshopkonzept entworfen, das sich in unterschiedlichen Ausprägungen an verschiedene Zielgruppen richtet – vom Vorstand über leitende Angestellte bis hin zu „normalen“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dieses Konzept wurde deutschland- und konzernweit ausgerollt. Es hat maßgeblich zur Sensibilisierung und nachhaltigen Schaffung robuster Fremdpersonal-Compliance beigetragen. Und dazu, dass der Mandantin ähnliche Weihnachtsüberraschungen künftig erspart bleiben dürften.

Der Schlüssel zu HR-Compliance? Vorbereitung, Strukturierung und Praxistauglichkeit.

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07/05/2024
22. CMS-Ar­beits­rechts­kon­gress
Effizienz, Schnelligkeit und Wett­be­werbs­fä­hig­keit
26/03/2024
CMS berät SEFE umfassend beim Erwerb der WIGA-Gruppe
Hamburg – Die SEFE Securing Energy for Europe GmbH (SEFE) erwirbt sämtliche Ge­schäfts­an­tei­le an der WIGA Transport Be­tei­li­gungs-GmbH & Co. KG (WIGA) von ihrem bisherigen Co-Ge­sell­schaf­ter Wintershall Dea AG. Die Transaktion steht noch unter dem Vorbehalt der kar­tell­recht­li­chen Freigabe. Die SEFE steht im vollständigen Eigentum der Bundesrepublik Deutschland. In der WIGA sind die beiden regulierten Gas­fern­netz­be­trei­ber GASCADE Gastransport GmbH und NEL Gastransport GmbH gebündelt. Diese betreiben eines der größten Hoch­druck­gas­net­ze in Deutschland mit rund 4.150 Kilometern Länge. Die Netze spielen eine Schlüsselrolle für die europäische En­er­gie­si­cher­heit und für die grüne Energiewende. Mit der Transaktion steigert SEFE ihre Bedeutung für eine sichere und verlässliche En­er­gie­ver­sor­gung sowie ihre Was­ser­stoff-Kom­pe­tenz in Deutschland und Eu­ro­pa.„Stra­te­gisch stärken wir SEFE als eigenständiges und unabhängiges Mid­stream-Un­ter­neh­men durch die vollständige Übernahme der Ge­sell­schaf­ter­an­tei­le an WIGA entscheidend“, kommentiert der Vorsitzende des SE­FE-Auf­sichts­ra­tes, Reinhard Gorenflos, die Ver­ein­ba­rung.„Mit SEFE als Al­lein­ge­sell­schaf­te­rin der WIGA wäre sichergestellt, dass GASCADE die bestehende leistungsfähige Infrastruktur zukünftig auf Wasserstoff umstellen kann und so die grüne Energiewende vorangetrieben wird. Die Trans­port­in­fra­struk­tur ist Dreh- und Angelpunkt der künftigen Was­ser­stoff-Wert­schöp­fungs­ket­te“, betont Dr. Egbert Laege, CEO von SEFE. „Die beiden Toch­ter­un­ter­neh­men der WIGA, GASCADE und NEL, werden auch zukünftig unverändert unabhängig agieren und ihre Kapazitäten transparent und dis­kri­mi­nie­rungs­frei ver­mark­ten.“Dr. Christian Ohlms, CFO von SEFE, verweist auf den Stellenwert der WIGA in Bezug auf die Privatisierung der SEFE, die bis Ende 2028 umgesetzt sein soll: „Mit dieser Transaktion, die voraussichtlich im Sommer 2024 abgeschlossen sein wird, stärken wir auch unsere Vermögensbasis. Es gilt, SEFE langfristig finanziell stabil wei­ter­zu­ent­wi­ckeln.“Ein multinationales CMS-Team um den Hamburger Partner Dr. Holger Kraft hat SEFE umfassend beim Erwerb der WIGA beraten. Dazu gehörten, neben einer umfangreichen Due Diligence der gesamten WIGA-Gruppe – einschließlich der energierechtlich regulierten Gesellschaften GASCADE und NEL –, die Verhandlung des An­teils­kauf­ver­tra­ges sowie separater Vereinbarungen mit den Gesellschaftern der Wintershall Dea AG. Schwerpunkte der Beratung waren, neben der Verhandlung der Trans­ak­ti­ons­ver­trä­ge, die Absicherung der Transaktion durch mehrere W&I-Versicherungen, einschließlich der Verhandlung der Policen, regulatorische Themen des Gasnetzbetriebs sowie weitere öf­fent­lich-recht­li­che The­men­stel­lun­gen. CMS Deutschland hat hierbei in enger Abstimmung mit den CMS-Kanzleien im Vereinigten Königreich und Luxemburg sowie der US-ame­ri­ka­ni­schen Kanzlei Faegre Drinker Biddle & Reath LLP zu­sam­men­ge­ar­bei­tet. CMS beriet in den Jahren 2022 und 2023 bereits die Bun­des­netz­agen­tur und das Bun­des­mi­nis­te­ri­um für Wirtschaft und Klimaschutz bei der Treuhand über die SEFE und deren anschließende Verstaatlichung im Wege von Ka­pi­tal­maß­nah­men. Auf dieser erfolgreichen Zusammenarbeit baute diese Transaktion als Folgemandat auf.Über SEFE:Als integriertes Mid­stream-En­er­gie­un­ter­neh­men mit Hauptsitz in Berlin sorgt SEFE Securing Energy for Europe für die En­er­gie­ver­sor­gungs­si­cher­heit in Deutschland und Europa und treibt die grüne Energiewende voran. SEFE ist im Handel & Port­fo­lio­ma­nage­ment, Vertrieb, Transport sowie in der Speicherung von Energie tätig und hat seine stärkste Präsenz in Deutschland und dem Vereinigten Königreich. SEFE beschäftigt rund 1.500 Mitarbeitende und beliefert über 50.000 Kunden, insbesondere Industriekunden und Stadtwerke in Deutschland und sieben weiteren europäischen Märkten. Mit einem Vertriebsvolumen von rund 200 TWh Strom und Gas spielt SEFE eine zentrale Rolle für die Stabilität der En­er­gie­ver­sor­gung in Deutschland und Europa. Eigentümer der SEFE ist der Bund. CMS Deutschland Dr. Holger Kraft, Lead Partner Dr. Jan Schepke, Partner Matthias Sethmann, Principal Counsel Dr. Dirk Baukholt, Principal Coun­sel Char­lot­te von der Heydt-von Kalckreuth, Counsel Dr. Stefan Kühl, Senior Associate Dr. Paul Kintrup, Senior Associate, alle Corporate/M&A Dr. Rolf Hempel, Partner Dr. Friedrich von Burchard, Partner Nicole Köppen, Senior Associate, alle Regulatory Dr. Hermann Müller, Partner Dr. Arno Görlitz, Associate, beide Public Commercial Law Dr. Martin Mohr, Partner Dr. Olaf Thießen, Principal Counsel, beide Tax Dr. Alexandra Schluck-Amend, Partnerin Manuel Nann, Senior As­so­cia­te Pit-Jo­han­nes Wagner, Associate, alle Res­truc­tu­ring Dr. Andreas Hofelich, Partner Dr. Mario Brungs, Counsel Dr. Lena Pingen, Associate, alle Em­ploy­ment/Pen­si­ons Dr. Fritz von Hammerstein, Partner Jan Gröschel, Senior Associate Heike Weyer, Senior Associate, alle Public Law Dr. Stefan Voß, Partner Tamara Bux, Associate, beide Real Estate Dr. Sebastian Cording, Partner Martin Krause, Partner Dr. Shaya Stender, Associate Joel Coché, Associate, alle Commercial Dr. Julia Runge, Principal Counsel, Finance Dr. Michael Bauer, Part­ner Chris­toff Henrik Soltau, Partner Dr. Robert Bodewig, Senior Associate Luisa Thomasberger, Associate, alle Antitrust, Competition & Trade  CMS Vereinigtes Königreich Russel Hoare, Partner Sam De Silva, Part­ner Jean-Fran­cois Willems, Of Counsel Jennifer Louch, Senior As­so­cia­te Ma­xi­mi­li­an Weaver, Senior Associate Louisa Mottaz, Associate CMS Luxemburg Angelique Eguether, Senior As­so­cia­te Guil­laume Flagollet, Managing Associate Faegre Drinker Biddle & Reath LLP (USA) Mollie D. Sitkowski   Inhouse SEFE Securing Energy for Europe GmbH Dr. Jörg Kammerer Jörn Rim­ke­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
26/03/2024
CMS berät Verkäufer von Cardior Pharmaceuticals bei möglicher Übernahme...
München – CMS berät die Verkäufer von Cardior Pharmaceuticals bei der möglichen Übernahme des Unternehmens durch Novo Nordisk. Novo Nordisk hat zugestimmt, Cardior für bis zu 1,025 Milliarden Euro zu erwerben, einschließlich einer Vorauszahlung und zusätzlicher Zahlungen, wenn bestimmte Ent­wick­lungs­zie­le und kommerzielle Meilensteine erreicht werden. Die Vereinbarung umfasst Cardiors Leitwirkstoff CDR132L, der sich derzeit in der Phase 2 der klinischen Entwicklung zur Behandlung von Herzinsuffizienz befindet. Der Abschluss der Übernahme steht unter dem Vorbehalt der behördlichen Genehmigungen und anderer üblicher Bedingungen. Es wird erwartet, dass er im zweiten Quartal 2024 erfolgt. Ein CMS-Team um die Lead Partner Stefan-Ulrich Müller, Dr. Tilman Weichert und Jörg Schrade hat die Verkäufer von Cardior Pharmaceuticals zu allen rechtlichen Aspekten der Transaktion beraten. Die Cardior Pharmaceuticals GmbH, mit Sitz in Hannover, ist ein führendes bio­phar­ma­zeu­ti­sches Unternehmen im klinischen Stadium, das Pionierarbeit bei der Entdeckung und Entwicklung von RNA-basierten Therapeutika leistet, die Herzkrankheiten verhindern, behandeln oder rückgängig machen sollen. Der therapeutische Ansatz des Unternehmens nutzt cha­rak­te­ris­ti­sche nicht-kodierende RNAs als innovative Plattform, um die Ursachen von Herz­fehl­funk­tio­nen anzugehen. CMS Deutschland Stefan-Ulrich Müller, Lead Partner Dr. Tilman Weichert, Lead Partner Dr. Michael Wangemann, Partner Dr. Kai Wallisch, Partner Dr. Thomas Mühl, Principal Coun­sel Se­bas­ti­an Hummel, Senior As­so­cia­te Vik­to­ria Barthel, Senior As­so­cia­te Ma­rie­loui­se Emmer, Senior Associate Dr. Carl-Friedrich Thoma, Senior Associate Dr. Stefan Kühl, Senior Associate Dr. Alexander Weinhold, Senior Associate Maria Kucher, Associate Jonas Ohmann, Associate Dr. Josephine Doll, Associate Dr. Christian Seeburger, Associate Sonja Schanze, Associate, alle Corporate/M&A Dr. Marie-Luisa Loheide, Associate, Private Clients Jörg Schrade, Lead Partner Eduard Kosavtsev, Senior Associate, beide Tax Stefan Lehr, Partner, Antitrust, Competition & Trade Stefan Lüft, Partner, IP Dr. Benedikt Forschner, Partner, Labor, Employment & Pensions Dr. Markus Kaulartz, Partner Dr. Fiona Savary, Counsel Dr. Felix Glocker, Senior Associate, alle TMC Dr. Tilman Niedermaier, Partner Susanne Schwalb, Partner, beide Dispute Re­so­lu­ti­on­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
25/03/2024
Jiggler & Co – Ar­beits­zeit­be­trug im Homeoffice
Homeoffice erleichtert Ar­beits­zeit­be­trug? – Wir zeigen Ihnen, worauf Arbeitgeber achten sollten und wie Sie mögliche Risiken minimieren können
25/03/2024
CMS berät zu Pro­jekt­fi­nan­zie­rung des landbasierten Terminals in Stade
Hamburg – Die Hanseatic Energy Hub GmbH (HEH) hat Financial Close für die Pro­jekt­fi­nan­zie­rung zur Entwicklung und Realisierung des künftigen Terminals für verflüssigte Gase in Stade erreicht. Das Ge­samt­in­ves­ti­ti­ons­vo­lu­men beträgt rund 1,6 Milliarden Euro. Mit der Erreichung von Financial Close hat die Hanseatic Energy Hub GmbH einen grundlegenden Meilenstein des landbasierten Terminals erzielt. Ein mul­ti­dis­zi­pli­nä­res und standort­über­grei­fen­des CMS-Team um Dr. Hilke Herchen und Dr. Holger Kraft hat die Hanseatic Energy Hub GmbH bei der Fortentwicklung des Projektes und der Vorbereitung zur Erreichung der Pro­jekt­fi­nan­zie­rung beraten. Hiervon umfasst war auch die ge­sell­schafts­recht­li­che Beratung, insbesondere zur weiteren Entwicklung und Optimierung der Corporate Governance. Die Beratung deckte dabei auch Schnittstellen zur Pro­jekt­fi­nan­zie­rung ab. Diese Beratung ist die Fortsetzung einer bisherigen engen Zusammenarbeit zwischen HEH und CMS. Das CMS-Team war seit Beginn des Projektes laufend beratend tätig und hat die Pro­jekt­ent­wick­lung insbesondere in den Bereichen Corporate, Operation & Maintenance und Real Estate begleitet. CMS beriet so bereits zum Beitritt verschiedener Gesellschafter, darunter zuletzt der Enagás S.A. als In­dus­trie­part­ne­rin im Juni 2023. Zur Herstellung der Finanzierung des Projektes hat das CMS-Team eine umfassende Due Di­li­gence-Prü­fung durchgeführt. In einer ersten Ausbaustufe soll im Projekt ab 2027 ein emissionsfreies Terminal in Betrieb genommen werden, dessen Infrastruktur auch für Bio-LNG und Synthetic Natural Gas (SNG) zugelassen ist. Später soll das Projekt auf was­ser­stoff­ba­sier­te Energieträger wie Ammoniak umgestellt werden. Die geplante Re­ga­si­fi­zie­rungs­ka­pa­zi­tät beträgt 13,3 Milliarden Kubikmeter pro Jahr und die Aus­spei­se­leis­tung 21,7 Gigawatt. Zudem ist die Hanseatic Energy Hub GmbH seit März 2024 bis zur Inbetriebnahme des landseitigen Terminals Standort einer der fünf von der deutschen Regierung gecharterten schwimmenden Speicher- und Re­ga­si­fi­zie­rungs­ein­hei­ten (FSRU). CMS Deutschland Dr. Hilke Herchen, Lead Partner Dr. Holger Kraft, Lead Partner Matthias Sethmann, Principal Counsel Dr. Luise Pelzer, Counsel Dr. Stefan Kühl, Senior Associate Dr. Carl-Friedrich Thoma, Senior Associate Dr. Josephine Doll, As­so­cia­te Do­mi­nic Zimmer, Associate Dr. Christian Seeburger, Associate, alle Corporate/M&A Dr. Fritz von Hammerstein, Partner Katja Meisel, Senior Associate Jan Gröschel, Senior Associate, alle Per­mit­ting  Mar­tin Krause, Partner Dr. Sebastian Orthmann, Partner Dr. Hans Fabian Kiderlen, Principal Coun­sel Chris­to­pher Schmeckel, Senior Associate Wiebke Westermann, Associate, alle Real Estate Dr. Friedrich von Burchard, Partner, Energy & Climate Change Dorothée Janzen, Part­ner  Chris­toph Zarth, Partner Robin Azinovic, Associate, alle Commercial Dr. Kerstin Block, Partner, Banking & Finance  Dr. Martin Mohr, Partner Dr. Olaf Thießen, Principal Counsel, beide Tax Dr. Sebastian Cording, Partner Dr. Anna Lena Füllsack, Senior Associate, beide TMC Dr. Michael Bauer, Partner Luisa Thomasberger, Associate, beide Antitrust, Competition & Trade Dr. Philipp Nonnenmühlen, Counsel, Labor, Employment & Pensions Dr. Martin Gerecke, Partner, IP Birgit Wagner, Legal Manager, Smart Ope­ra­ti­ons­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
22/03/2024
Nachhaltig Reisen versus Ar­beits­zeit­ge­setz
Um­welt­freund­li­ches Reisen ist häufig zeitaufwändig. Wie verträgt sich das mit den strengen Vorgaben des Ar­beits­zeit­ge­set­zes
18/03/2024
E-Learning | Kor­rup­ti­ons­prä­ven­ti­on – Grundlagen und Praxishinweise
Im geschäftlichen Kontext dienen Zuwendungen wie Geschenke und Einladungen in erster Linie der Förderung und Pflege von Ge­schäfts­be­zie­hun­gen. Nicht erlaubt ist hingegen die Beeinflussung von Ge­schäfts­ent­schei­dun­gen durch übermäßige Zuwendungen. Vielfach besteht Unsicherheit darüber, was im Geschäftsleben „erlaubt“ und was „verboten“ ist. Unser E-Learning zur Kor­rup­ti­ons­prä­ven­ti­on klärt Ihre Mit­ar­bei­ter:in­nen auf und vermittelt praxisnahe Ori­en­tie­rungs­hil­fen für den geschäftlichen Alltag, die den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
18/03/2024
SMS und Anrufe des Arbeitgebers in der Freizeit 
Das BAG entschied jüngst, dass Arbeitnehmer auch außerhalb ihres Dienstes verpflichtet sind, ar­beit­ge­ber­sei­ti­ge Mitteilungen zur Kenntnis zu nehmen
15/03/2024
BAG: Fremd­ge­schäfts­füh­rer können Arbeitnehmer i.S.d. BUrlG sein
Nach einer neueren Entscheidung des Bun­des­ar­beits­ge­richts können auch Fremd­ge­schäfts­füh­rer einer GmbH Arbeitnehmer im Sinne des Bun­des­ur­laubs­ge­set­zes sein
12/03/2024
CMS Employment Week
Transformation Re­struk­tu­rie­run­gen innerhalb und außerhalb der Insolvenz erfolgreich gestalten
11/03/2024
Fort­bil­dungs­kos­ten: Wirksamkeit von Rück­zah­lungs­klau­seln
Die Formulierung „aus vom Arbeitnehmer zu vertretenden Gründen“ in einer Rück­zah­lungs­klau­sel entspricht den Anforderungen der aktuellen Rechtsprechung
07/03/2024
Q&A Vier-Tage-Woche
Dieser Beitrag beantwortet die häufigsten Fragen zur Vier-Tage-Woche (hier: Reduzierung der Arbeitszeit um 20 % bei gleichbleibender Vergütung)