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Case Study | Gruppenweite IT-Projekte und ihre Tücken

Es ist eine geradezu typische Situation: Die ausländische Konzernmutter beschließt die Einführung einer neuen HR-Software in allen Ländergesellschaften zu einem bestimmten Stichtag, der in nicht allzu ferner Zukunft liegt. Die Konzerngesellschaften in den einzelnen Ländern stehen vor einem Dilemma: Einerseits ist die Erwartungshaltung der Konzernspitze kommuniziert, der Einführungstermin steht – zumindest aus deren Sicht – unveränderlich fest. Andererseits gilt es, zahlreiche rechtliche und praktische Hürden auf nationaler Ebene zu nehmen.

Schnell sein, aber gleichzeitig sorgfältig und überlegt agieren

Auch unser deutscher Mandant befand sich in dieser Zwickmühle. Um den von der ausländischen Konzernspitze gewünschten Einführungsstichtag der HR-Software überhaupt halten zu können, war schnelles Handeln gefordert, ohne dabei jedoch die nötige Sorgfalt außer Acht zu lassen. Im ersten Schritt musste der Sachverhalt weiter aufgeklärt und in eine aussagekräftige Dokumentation überführt werden, unter Einbeziehung der IT-Abteilung des Mandanten und (soweit erforderlich) des Softwareanbieters selbst (d. h.: Welche Module der Software sollen genutzt werden? Welche Schnittstellen zu anderen IT-Lösungen gibt es? Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet und für welche Zwecke? Welche Auswertungen, Reports, Kontrollen etc. ermöglicht die Software? Erfolgt eine Übermittlung der Daten an weitere Konzerngesellschaften, ggf. ins Ausland? Etc.). Neben der Unterstützung bei der Sachverhaltsaufklärung bestand unsere wesentliche Aufgabe zu diesem Zeitpunkt darin, den ersten Entwurf einer Betriebsvereinbarung zur Einführung der HR-Software zu erstellen. Denn Softwaretools sind quasi der „Musterfall“ technischer Überwachungseinrichtungen, bei deren Einführung dem Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht zusteht. 

Nur: Wie sage ich es meinem Betriebsrat?

Klar war aber auch, dass der Betriebsrat des Mandanten von dem geplanten „Überfall“ (knappe Zeitschiene bis zur geplanten Einführung der Software) wenig begeistert sein würde. Hier galt es, den Betriebsrat behutsam „abzuholen“, ihm die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit der Einführung der HR-Software zu vermitteln und ihn bestmöglich über den bestmöglichen Nutzungsumfang und die beabsichtigten Nutzungszwecke der Software aufzuklären. Dies geschah im Wege einer Infoveranstaltung für die Betriebsratsmitglieder, in deren Rahmen die wesentlichen „Key Facts“ anhand einer PowerPoint-Präsentation vorgestellt und Rückfragen beantwortet wurden. So gelang es, den Betriebsrat davon zu überzeugen, dass eine moderne Unternehmensführung ohne eine zeitgemäße HR-Software faktisch ausgeschlossen ist – eine gute Ausgangslage für den weiteren Prozess!

Gut verhandelt ist halb gewonnen!

Kurz darauf wurde dem Betriebsrat der von uns erstellte Entwurf der Betriebsvereinbarung vorgelegt. Dabei war dem Mandanten aufgrund unserer Beratung schon im Vorfeld klar, welche Regelungsinhalte vom Betriebsrat „durchgewunken“ und welche auf erheblichen Widerstand stoßen würden. Und so war es wenig überraschend, dass intensiv über die Sicherstellung des Beschäftigtendatenschutzes, die Möglichkeiten einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle und das Zugriffs- und Berechtigungskonzept gestritten wurde. Das vom Betriebsrat geforderte umfassende Beweisverwertungsverbot bei einer Missachtung der Vorgaben der Betriebsvereinbarung konnte glücklicherweise ebenso abgewendet werden wie der Ausschluss ganzer Softwaremodule, die der Betriebsrat (zunächst) als problematisch angesehen hatte. Ganz ohne Zugeständnisse ging es dann aber doch nicht: Der Arbeitgeber erklärte sich zu einem umfassenden Schulungspaket bereit und musste zudem zusichern, dass eine Übermittlung von Beschäftigtendaten in Drittländer nicht ohne vorherige Rücksprache mit dem Betriebsrat erfolgt.  

Ende gut, alles gut?

Diese (geringfügigen) Einschnitte nahm der Mandant aber gerne in Kauf, hatte er doch sein eigentliches Ziel erreicht: die rechtzeitige Einführung der HR-Software unter Wahrung der Mitbestimmungsrechte seines Betriebsrats. Klar ist aber ebenfalls, dass derartige Projekte auch einen ganz anderen Verlauf (bis hin zur zeit- und kostenintensiven Einigungsstelle) nehmen können, wenn sich der Betriebsrat überrumpelt fühlt und bei ihm der Eindruck entsteht, er solle unter dem Vorwand des „Konzerndrucks“ zu überhasteten Entscheidungen gebracht werden. Arbeitgeber sind daher gut beraten, ihren Betriebsrat trotz knapper Zeitschiene nicht zu sehr zu bedrängen – schließlich führt am Ende des Tages im IT-Bereich kaum ein Weg an ihm vorbei.

Arbeitswelt der Zukunft, Arbeitsrecht der Vergangenheit? Wir lieben die Herausforderung.

Blogserie: Modernes Arbeiten
In unserer Blogserie „Modernes Arbeiten“ beleuchten wir die Einführung...
11/09/2023
CMS Workation Guide
Arbeitgeber stehen steigenden Anforderungen im Zusammenhang mit der Flexibilisierung des Arbeitsplatzes gegenüber. Im Rahmen der Entwicklungen rund um "New Work" ist das Thema „Workation“ von immenser Bedeutung. Der folgende Guide gibt einen Überblick über die arbeits- und steu­er­recht­li­chen Implikationen des mobilen Arbeitens im Ausland und Hinweise zu einer generellen Umsetzbarkeit im Unternehmen. 

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15/07/2024
Be­triebs­rats­wah­len in Matrixstrukturen
Gefährden Matrixstrukturen die Wirksamkeit von Be­triebs­rats­wah­len? Erfahren Sie mehr in unseren Blogbeitrag
09/07/2024
EuGH zur Gewährung von Ruhezeit
Die tägliche Ruhezeit ist zusätzlich zur wöchentlichen Ruhezeit und sofort im Anschluss an jede Arbeitsphase zu gewähren. 
02/07/2024
CMS begleitet IT-Konzern Bechtle bei Übernahme von Magnetic Media Network
Stuttgart, 02.07.2024 – Die Bechtle AG, mit Hauptsitz in Neckarsulm, erwirbt die italienische Magnetic Media Network S.p.A. (MMN), mit Hauptsitz in Trezzo sull‘Adda bei Mailand und einem weiteren Standort in Roncade nahe Venedig. Der 1989 gegründete IT-Dienstleister zählt nach Un­ter­neh­mens­an­ga­ben zu den führenden IT-Sys­tem­häu­sern in Italien. Das Unternehmen mit rund 100 Mitarbeitenden erzielte im Geschäftsjahr 2022/23 einen Umsatz von rund 68,6 Millionen Euro. Mit der Übernahme stärkt Bechtle seine bisherige Marktposition in Italien deutlich und baut darüber hinaus seine europäische Partnerschaft mit Apple weiter aus. Über weitere Details der Transaktion haben die Beteiligten Stillschweigen vereinbart. Ein deutsch-ita­lie­ni­sches CMS-Team um Lead Partner Dr. Tobias Schneider hat die Bechtle AG bei dieser Akquisition umfassend rechtlich beraten. Der im MDAX sowie TecDAX notierte IT-Konzern Bechtle ist langjähriger Mandant von CMS und setzt regelmäßig auf die Expertise von Teams um CMS-Partner Schneider. So beriet CMS Bechtle zuletzt unter anderem bei der Expansion in den Niederladen durch die Akquisition des VMware- und Soft­ware-Spe­zia­lis­ten Fondo ICT Professionals B.V. sowie in Frankreich durch den Kauf des IT-Systemhauses Apixit S.A.S. CMS Deutschland Dr. Tobias Schneider, Lead Partner, Corporate/M&A CMS Italien Dietmar Zischg, Lead Partner Ita­li­en Ales­san­dro Sassone, Senior Associate, beide Corporate/M&A Federico Rafaelli, Partner Lorenzo Serena, Senior Associate, beide Tax Alessandra Boati, Counsel, Em­ploy­ment  Cris­ti­na Melentieva, Senior Associate, Real Es­tate­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
01/07/2024
CMS berät Krone Gruppe bei Beteiligung an Schwarzmüller Gruppe
Die Krone Gruppe gibt ihre Beteiligung an der Schwarzmüller Gruppe und die damit einhergehende industrielle Partnerschaft in der europäischen Nutz­fahr­zeug­in­dus­trie bekannt. Beraten wurde sie hierbei von einem internationalen Team der Wirt­schafts­kanz­lei CMS.
27/06/2024
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Wir freuen uns, gemeinsam mit Microsoft aktuelle Entwicklungen und Her­aus­for­de­run­gen rund um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Arbeitswelt zu ...
27/06/2024
Ar­beits­recht­li­che Aspekte im Rahmen einer Sanierung nach dem StaRUG
Das StaRUG eignet sich insbesondere für finanzielle, weniger für personelle, Re­struk­tu­rie­run­gen
25/06/2024
Freistellung ungeimpfter Beschäftigter im Gesundheitswesen war rechtmäßig
Dürfen Arbeitgeber im Gesundheitswesen ungeimpfte Beschäftigte unbezahlt freistellen? Urteile der Arbeitsgerichte Dresden bzw. Gießen unterscheiden sich
19/06/2024
CMS berät die Haufe Group beim Verkauf von Haufe-Lexware Real Estate an...
Berlin, 20.06.2024 – Die Haufe Group S.E., ein führender B2B-Anbieter für integrierte Unternehmens- und Ar­beits­platz­lö­sun­gen, hat mit Aareon, einem der führenden Anbieter von SaaS-Lösungen für die Im­mo­bi­li­en­wirt­schaft, einen Vertrag zur vollständigen Übernahme der Haufe-Lexware Real Estate AG abgeschlossen. Durch die Übernahme sollen die bestehenden ERP-Soft­ware­lö­sun­gen für die Immobilien- und Woh­nungs­wirt­schaft der Haufe-Lexware Real Estate AG in das Produktportfolio der Aareon-Gruppe überführt werden. Der Vollzug der Transaktion wird für Ende Juni 2024 erwartet. Ein CMS-Team unter der Leitung der beiden Partner Jesko Nobiling und Dr. Jörg Zätzsch hat die Haufe Group bei dieser Transaktion umfassend rechtlich sowie steuerrechtlich beraten. Die Haufe Group setzt regelmäßig auf die Beratung durch Teams um die beiden CMS-Partner, so zuletzt etwa beim Verkauf des Um­an­tis-Ta­lent­ma­nage­ments an das Schweizer Soft­ware-Un­ter­neh­men Abacus Research AG und den Verkauf des Steu­er­erklä­rungs-Start­ups Steuerbot GmbH an die Taxfix SE. CMS Deutschland Dr. Jörg Zätzsch, Lead Partner, Corporate/M&A Jesko Nobiling, Lead Partner, Tax Dr. Karsten Heider, Partner Dr. Friedrich von Spee, Counsel Dr. Kevin Schmidt, Senior As­so­cia­te Made­line Göbel, Senior Associate Dr. Maximilian Koch, Senior Associate Dr. Sven Möller, Associate Nadine Fröhlich, Project Manager, alle Corporate/M&A Mariya Ivanova, Senior As­so­cia­te Alex­an­der Selentin, Associate, beide Tax Dr. Alexandra Otto, Partner Patricia Jares, Principal Counsel, beide Labor, Employment & Pensions Dr. Ole Jani, Partner Dr. Huy Do Chi, Counsel, beide IP Dr. Rolf Hempel, Partner Martin Cholewa, Counsel, beide Antitrust, Competition & Trade Prof. Dr. Malte Grützmacher, Partner Julia Bald, Associate, beide TMC Dr. Mirko Zorn, Principal Counsel, Real Estate & Public Birgit Wagner, Smart Ope­ra­ti­ons­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
19/06/2024
Fehler im Mas­sen­ent­las­sungs­ver­fah­ren und ihre Auswirkungen – Erneute Vorlage...
Nun ist es abermals der 6. Senat des BAG, der dem EuGH (Beschluss v. 23. Mai 2024 – 6 AZR 152/22 (A)) Fragen zum Verfahren der Mas­sen­ent­las­sungs­an­zei­ge vorgelegt hat. 
17/06/2024
CMS begleitet Star Capital bei der Übernahme von Nextbike von Tier Mobility
Frankfurt/Main – Der von Star Capital Partnership LLP beratene STAR IV Fund hat die Mehrheit an der Nextbike GmbH von der Tier Mobility SE erworben. Nextbike ist ein führender Entwickler und Anbieter von innovativen urbanen Bike-Sha­ring-Lö­sun­gen in Europa. Star Capital hat sich zusammen mit dem Managementteam an Nextbike beteiligt. Ein internationales CMS-Team unter der Führung des Lead-Partners Markus Herz hat Star Capital bei dieser Transaktion umfassend rechtlich beraten. Unterstützt wurde CMS Deutschland unter anderem von CMS Spanien, Polen, Schweden und Österreich. Nextbike, mit Hauptsitz in Leipzig, wurde 2004 gegründet und bietet unter anderem öffentliche Bike-Sha­ring-Sys­te­me im Auftrag von Ver­kehrs­be­trie­ben, Städten und öffentlichen Einrichtungen an. Bisher ist das weltweit agierende Unternehmen in über 300 Städten mit rund 115.000 Fahrrädern vertreten. Star Capital Partnership LLP, mit Hauptsitz in London, investiert als Pri­va­te-Equi­ty-In­ves­tor in Unternehmen und Assets mit einem Unternehmenswert zwischen 50 Millionen und eine Milliarde Euro. CMS Deutschland Markus Herz, Lead Partner Dr. Tobias Kilian, Of Counsel Dominik von Zehmen, Counsel Hanno Brandt, Senior Associate Lorenz Liebsch, Senior Associate, alle Corporate/M&A Dr. Boris Alles, Partner Dela Herr, Senior Associate, beide Labor, Employment & Pensions  Dr. Markus Pfaff, Partner Hatice Akyel, Counsel Till Komma, Counsel, alle Banking & Finance Dr. Thomas Hirse, Partner Thomas Fröhlich, Coun­sel Se­bas­ti­an Vautz, Senior Associate Lisa Dietrich, Associate, alle IP Philippe Heinzke, Partner Sara Kapur, Associate, beide TMC Julian Buhr, Legal Coor­di­na­tor Con­rad Gräwe, Legal Coordinator, beide Smart Operations CMS Österreich Florian Mayer, Partner Stefan Paulmayer, Partner Rebecca Herlitz, Associate CMS Polen Błażej Zagórski, Partner Piotr Stenko, Counsel Dr. Magdalena Zmyslowska, Coun­sel Mag­da­le­na Piszewska, Senior As­soica­te Krzy­sz­tof Sikora, Senior As­so­cia­te Łu­ka­sz Duchiński, As­so­cia­te Se­bas­ti­an Łyś, As­so­cia­te We­r­o­ni­ka Burek CMS Spanien Elena Alcázar Cuartero Jose Luis Díez Mar­tín Ale­jan­dra Martin Benitez Paula Espinosa Montalbán Juan Moreno Alfonso Codes Calatrava CMS Schweden Henrik Aurelius, Counsel Noah Taha, As­so­cia­te­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
14/06/2024
CMS berät ein Konsortium aus Swiss Life und Vesper bei der Übernahme von...
Düsseldorf – Ein internationales und mul­ti­dis­zi­pli­nä­res CMS-Team hat ein Konsortium aus Swiss Life Asset Managers, im Auftrag ihrer In­fra­struk­tur­fonds, und Vesper Next Generation Infrastructure Fund I SCSp beim Erwerb sämtlicher Anteile an RAD-x SAS, einer führenden paneuropäischen Plattform für diagnostische Bildgebung, vom Pri­va­te-Equi­ty-In­ves­tor Gilde Healthcare beraten. RAD-x ist einer der führenden Anbieter von diagnostischer Bildgebung in Deutschland und der Schweiz. Durch seinen kontinuierlichen Fokus auf Technologie und Innovation bleibt RAD-x an der Spitze der diagnostischen Bildgebung und bietet seinen Patienten qualitativ hochwertige und zuverlässige diagnostische Dienst­leis­tun­gen. Die 2011 gegründete In­fra­struc­tu­re-Equi­ty-Platt­form von Swiss Life Asset Managers verwaltet für ihre Kunden und Partner ein Vermögen von über zehn Milliarden Euro und umfasst 75 In­fra­struk­tur­in­ves­ti­tio­nen in den Bereichen Energie, Kommunikation, Transport, regulierte Ver­sor­gungs­un­ter­neh­men, soziale Infrastruktur und erneuerbare Energien. Der Next Generation Infrastructure Fund I von Vesper Infrastructure Partners ist ein geschlossener alternativer Investmentfonds, mit Sitz in Luxemburg, der von Sanne LIS verwaltet wird. Er verfolgt In­ves­ti­ti­ons­mög­lich­kei­ten im In­fra­struk­tur­be­reich, einschließlich Lösungen für gesundes Wohnen. CMS Deutschland Dr. Sebastian Becker, Partner Ole Gunnar Weyand, Senior Associate Nina Becker, As­so­cia­te Ca­ro­li­ne Rolf, Associate Greta Ludewig, Associate, alle Private Equity/M&A Dr. Martin Friedberg, Partner Dr. Hendrik Arendt, Senior Associate, beide Tax Dr. Angela Emmert, Partner Lennard Lürwer, Counsel Daniel Hennig, Counsel Dr. Mario Brungs, Counsel Dr. Yannick Schmitter, Associate, alle Employment Law Dr. Andreas Hofelich, Partner, Pensions Dr. André Frischemeier, Partner Thomas Schaak, Senior Associate Dr. Dirk Schmidbauer, Associate, alle Finance Kai Neuhaus, Partner Dr. Björn Herbers, Partner Moritz Pottek, Counsel David Rappenglück, Associate, alle Antitrust and Foreign Investment Control Dr. Roland Wiring, Partner Philippe Heinzke, Partner Dr. Siham Hidar, Senior As­so­cia­te Se­bas­ti­an Vautz, Senior Associate Noah Rodenkirchen, Associate, alle IP Maike Füchtmann, Senior Associate, Real Estate & Public CMS UK Narinder Jugpal, Partner Ben Mc­Par­land Jen­ni­fer Ross, alle Private Equity/M&A Patrick Donegan, Partner Andreas Göller, beide Finance CMS Frankreich Thomas Hains, Part­ner An­ne-Flo­re Millet Louise Paysant  CMS Schweiz Stephan Werlen, Part­ner Fer­di­nand Ble­zin­ger­Pres­se­kon­takt pres­se@cms-hs. com
12/06/2024
Podcast CMS To Go | Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gun­gen und -benefits
Willkommen zurück zu einer neuen Folge „Einfach Arbeitsrecht“. In dieser Folge sprechen Julia Prokop und Dr. Benedikt Forschner zu einem Thema, das in Zeiten des Fach­kräf­te­man­gels besondere Aufmerksamkeit genießt: Mit­ar­bei­ter­be­tei­li­gun­gen und Mit­ar­bei­ter­be­ne­fits. Erfahren Sie, was bei deren Einführung  zu beachten ist, welche Arten es gibt und welche (rechtlichen) Stolpersteine damit einhergehen können. Jetzt reinhören!