FAQ zur EU-Ent­gelt­trans­pa­renz­richt­li­nie

Die Vorgaben der EU-Entgelttransparenzrichtlinie muss bis spätestens 7. Juni 2026 in nationales Recht umgesetzt werden. Die Bundesregierung plant jedoch eine frühere Umsetzung.

Die Vorgaben gelten grundsätzlich für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Anzahl der Arbeitnehmer wirkt sich jedoch sowohl auf den Startpunkt als auch auf die Häufigkeit der Berichtspflichten aus. Dazu mehr unter Punkt 6.

Da es sich bei der Richtlinie um EU-Recht handelt, müssen die Bestimmungen in allen Mitgliedstaaten der EU umgesetzt werden und finden insofern auch grenzüberschreitend Anwendung.

Die Richtlinie sieht mehrere Maßnahmen vor:

• Regelungen im Bewerbungsverfahren
• Individueller Auskunftsanspruch für Arbeitnehmer
• Informationspflichten für Arbeitgeber
• Berichtspflichten für Arbeitgeber
• Gemeinsame Entgeltbewertung ("Joint Pay Assessment")
• Erhebliche Sanktionen für Arbeitgeber bei Verstößen

Arbeitgeber müssen Stellenbewerbern Informationen zum Einstiegsentgelt oder dessen Spannbreite zur Verfügung stellen, beispielsweise in Stellenausschreibungen. Außerdem ist es Arbeitgebern untersagt, Bewerber nach ihrem aktuellen oder vorherigen Entgelt zu fragen.

Arbeitnehmer können vom Arbeitgeber Auskunft über folgende Punkte verlangen:

• Die individuelle Entgelthöhe
• Die durchschnittliche Entgelthöhe der Arbeitnehmer, die gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht

Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer außerdem jährlich über dieses Auskunftsrecht informieren und ihnen die objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien für die Festlegung ihres Entgelts mitteilen. Diese Informationspflicht besteht nicht für Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern.

Arbeitgeber mit mindestens 100 Arbeitnehmern müssen regelmäßig über das "Gender Pay Gap" berichten:

• Unternehmen mit mindestens 250 Arbeitnehmern ab dem 7. Juni 2027 jährlich
• Unternehmen mit 150 bis 249 Arbeitnehmern ab dem 7. Juni 2027 alle drei Jahre
• Unternehmen mit 100 bis 149 Arbeitnehmern ab dem 7. Juni 2031 alle drei Jahre

Die Berichte sind den Arbeitnehmern, Arbeitnehmervertretungen und Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu stellen und werden durch letztere veröffentlicht.

Bei einem geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle von mindestens 5 % in einer Arbeitnehmergruppe, die gleiche/gleichwertige Arbeit verrichtet, müssen außerdem die Gründe mit den Arbeitnehmervertretern analysiert und ein Aktionsplan ("Joint Pay Assessment") erstellt werden. Dazu mehr unter Punkt 9.

Bei geschlechtsspezifischer Entgeltdiskriminierung haben Arbeitnehmer Anspruch auf Schadensersatz und Entschädigung, einschließlich Nachzahlung von Entgelt und ggf. variabler Vergütung. Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber, der nachweisen muss, dass eine solche geschlechtsspezifische Entgeltdiskriminierung nicht vorliegt. Darüber hinaus können Sanktionen, einschließlich Geldbußen, verhängt werden.

Besteht im Unternehmen in einer Arbeitnehmergruppe, die gleiche/gleichwertige Arbeit verrichtet, ein Entgeltgefälle von mindestens 5 %, welches nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden kann und nicht innerhalb von sechs Monaten behoben wurde, sind Arbeitgeber in Zukunft verpflichtet, mit den Arbeitnehmervertretungen zusammenzuarbeiten, um diskriminierende Entgeltunterschiede festzustellen, zu korrigieren und zu verhindern (sog. "Joint Pay Assessment").

Das "Joint Pay Assessment" umfasst:

• Analyse des Anteils der Arbeitnehmer in jeder Gruppe
• Informationen über die durchschnittlichen Entgelthöhen und variable Bestandteile
• Unterschiede bei den durchschnittlichen Entgelthöhen zwischen den Gruppen
• Gründe für Entgeltunterschiede, basierend auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien
• Anteil der Arbeitnehmer mit Entgeltverbesserungen nach familiären Auszeiten
• Maßnahmen zur Beseitigung ungerechtfertigter Entgeltunterschiede
• Bewertung der Wirksamkeit vorheriger Maßnahmen

Diese Bewertungen müssen Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretungen und den Arbeitsaufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden.

Arbeitgeber sollten bereits jetzt folgende Maßnahmen ergreifen:

• Konkrete Erhebung des Entgelts der Arbeitnehmer, einschließlich Sondervergütungsbestandteile
• Evaluation der Rechtsgrundlagen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag etc.)
• Bildung von Vergleichsgruppen zur Bestimmung, welche Arbeitnehmer gleiche oder gleichwertige Arbeit leisten
• Prüfung des "Gender Pay Gaps"
• Anpassung der Entgeltstruktur unter Beachtung der Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Gewerkschaft)
• Erstellung von Musterdokumenten (z.B. Informationsschreiben für Arbeitnehmer, Musterschreiben an Aufsichtsbehörden, Muster für gemeinsame Entgeltbewertung, ggf. Anpassung der Arbeitsverträge, Compliance-Schulungen)

Unsere Unterstützung zu diesem Thema umfasst unter anderem die folgenden Punkte:

• Einführung/Ausgestaltung von Vergütungssystemen
• Evaluation von bestehenden Entgeltstrukturen inklusive Sondervergütungsbestandteile und Begleitung erforderlicher Anpassungen (einschließlich Evaluation bestehender Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen)
• Definieren von Arbeitnehmergruppen nach gleicher/gleichwertiger Arbeit
• Erstellung von Leitlinien/Policies zur Durchführung diskriminierungsfreier Einstellungsverfahren
• (Muster-) Unterrichtungsschreiben an Arbeitnehmer betr. Kriterien für die Festlegung des Entgelts/der Entgelthöhen sowie der Entgeltentwicklungen; zur individuellen Entgelthöhe und Vergleichsgruppenbildung
• (Muster-) Unterrichtungsschreiben an Aufsichtsbehörden, Gleichbehandlungsstellen und Arbeitnehmervertretungen zum geschlechtsspezifischen Entgeltgefälle und dem Anteil der Arbeitnehmer, die ergänzende oder variable Bestandteile erhalten
• Erstellung von Leitlinien/Policies zur Durchführung eines "Joint Pay Assessment"
• Unterstützung bei Verhandlungen mit Betriebsräten und Tarifpartnern bei der Einführung bspw. von Vergütungssystemen
• Rechtliche Begleitung bzgl. Anforderungen von Berichtspflichten
• Rechtliche Begleitung bei Vorwürfen wegen angeblicher Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben
• Schulungsmaßnahmen für HR-Abteilungen/Entscheidungsträger, insbesondere zu Methoden der – diskriminierungsfreien – Bewertung von Arbeit und Leistung

Unser Tool CMS Pay Gap Compliance begleitet Unternehmen effizient durch den gesamten Prozess der Entgelttransparenz. Es ermöglicht eine strukturierte Analyse und Berichterstattung gemäß der EU-Entgelttransparenzrichtlinie und unterstützt dabei die Identifikation und Beseitigung geschlechtsspezifischer Entgeltunterschiede.

Zentrale Funktionen im Überblick:

• Datenimport: Das Tool ermöglicht den Import von Personal- und Gehaltsdaten aus verschiedenen Quellen, wodurch eine zentrale Datenbasis für die Analyse geschaffen wird.
• Flexible Bewertungsstruktur: Es bietet eine anpassbare Bewertungslogik, die an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die Vorgaben der Richtlinie angepasst werden kann.
• Vergleichsgruppenbildung: Auf Basis der Arbeitsplatzbewertungen werden automatisch Vergleichsgruppen gebildet, die sicherstellen, dass gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten miteinander verglichen werden.
• Analyse der Entgeltunterschiede: Das Tool analysiert geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede innerhalb jeder Vergleichsgruppe für jeden Entgeltbestandteil und visualisiert diese übersichtlich.
• Handlungsempfehlungen: Es identifiziert Bereiche mit Handlungsbedarf und bietet Simulationen möglicher Änderungen, um die Auswirkungen von Anpassungsmaßnahmen zu evaluieren.
• Automatisierte Reportings: Für die gesetzlich vorgeschriebenen Auskunfts- und Berichtspflichten generiert das Tool automatisiert umfassende Reports, die jederzeit aktualisiert und weitergegeben werden können.

Durch diese Funktionen unterstützt CMS Pay Gap Compliance Unternehmen dabei, die Anforderungen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie effizient umzusetzen und eine faire Entgeltstruktur zu gewährleisten.