Workation – lieber Chef, ich bin dann kurz mal länger weg!

Arbeits- und steuerrechtliche Fragestellungen 

Aus arbeitsrechtlicher Perspektive stellt sich beispielsweise die Frage, welches Recht anwendbar ist: deutsches Arbeitsrecht oder das Arbeitsrecht des Urlaubslandes. Hinzu kommen zahlreiche sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, die strikt zu beachten sind. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Betrieb die Möglichkeit einer Workation einräumen und dabei betriebsinterne Leitlinien aufstellen, so wird er in vielen Fällen den Betriebsrat beteiligen müssen. Ganz besonders wichtig ist zudem die Frage, ob eine Aufenthalts- bzw. Arbeitserlaubnis erlangt werden kann. In den meisten Staaten ist mit ernsthaften Konsequenzen zu rechnen, wenn dies ignoriert wird. 

Aus steuerrechtlicher Perspektive stellen sich insbesondere Fragen im Hinblick auf die Verpflichtung, Lohnsteuer einzubehalten, und nach der Begründung von steuerlich relevanten Betriebsstätten im Ausland. Vor diesem Hintergrund geht der Trend zum „Homeoffice abroad“ auch an den Steuerverwaltungen nicht vorbei. Zu beobachten ist, dass die Thematik dort mehr in den Fokus rückt und strenger – ganz im Sinne der jeweiligen Jurisdiktion – betrachtet wird. 

Vorsicht bei längeren Aufenthalten

Verlängern Mitarbeitende ihren Urlaubsaufenthalt im Ausland schlicht um wenige Wochen oder halten sich dort etwa zu Familienbesuchen nicht länger als wenige Wochen auf, ist steuerrechtlich wenig zu beachten, auch wenn vom Ausland aus gearbeitet wird. Der deutsche Arbeitgeber kann insbesondere im Hinblick auf die Lohnzahlung wie üblich verfahren, im Ausland droht aufgrund der geringen zeitlichen Intensität wenig Ungemach.

Anders kann dies sein, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter längere Zeit vom Ausland aus arbeiten. Die magische Schwelle liegt zumeist bei mehr als 183 Tagen im Kalenderjahr. Wird diese Schwelle überschritten, ist grundsätzlich der ausländische Staat berechtigt, den Arbeitslohn der Mitarbeitenden zu besteuern, und nicht Deutschland. Auf den Einbehalt von deutscher Lohnsteuer kann bzw. sollte allerdings nur dann verzichtet werden, wenn dem Arbeitgeber eine entsprechende Freistellungsbescheinigung vorliegt. Ob und inwieweit im Ausland lohnsteuerliche Pflichten bestehen, hängt von dem jeweiligen ausländischen Recht ab und sollte abgeklärt werden.

Betriebsstätte im Ausland möglich

Bei längeren Aufenthalten im Ausland droht zudem die Begründung einer Betriebsstätte des Arbeitgebers im Ausland. Eine solche hat grundsätzlich zur Folge, dass der Arbeitgeber im ausländischen Staat steuerliche Erklärungen abzugeben und auf diese Betriebsstätte zu allokierende Gewinne, wenn es solche gibt, im Ausland zu versteuern hat. Daneben können auch Registrierungspflichten im Ausland bestehen.

Unter einer Betriebsstätte wird generell eine feste Geschäftseinrichtung verstanden, die für eine gewisse Dauer besteht und über die der Unternehmer eine gewisse Verfügungsmacht hat. Im Hinblick auf die Dauerhaftigkeit wird häufig das Überschreiten einer Sechsmonatsfrist als maßgeblich eingestuft. Allerdings wird es auch bei längeren Aufenthalten nach internationalen Kriterien typischerweise an der ebenfalls notwendigen Verfügungsmacht fehlen. Denn diese wird nicht automatisch angenommen, wenn Mitarbeitende in ihren privaten Räumlichkeiten eine Tätigkeit für das Unternehmen ausüben. Vielmehr müssen weitere Indizien hinzutreten, die nach den Umständen des Einzelfalls zu gewichten sind. So kann z. B. dann eine Betriebsstätte angenommen werden, wenn das Unternehmen die Tätigkeit im Homeoffice angewiesen hat. Dies kann beispielsweise anzunehmen sein, wenn das Unternehmen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern keinen (internen) Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt hat, obwohl die Art der Tätigkeit einen eigenen Arbeitsplatz erfordert. Die Sichtweise von Staaten, die auf ein entsprechendes Besteuerungssubstrat schielen, kann aber durchaus strenger sein. Hier ist Vorsicht geboten. Dies gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeitende Führungspositionen innehaben oder aber über sie eine größere Wertschöpfung für das Unternehmen generiert wird.

Zudem sollten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Ausland für ihren Arbeitgeber nach Möglichkeit nicht nachhaltig Verträge abschließen oder vermitteln, da dann eine sogenannte Vertreterbetriebsstätte angenommen werden kann.

Vorsicht bei Aufnahme ausländischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Wichtig ist auch, in umgekehrten Fällen aufmerksam zu sein, also insbesondere dann, wenn ausländische Mitarbeitende einer Konzerngesellschaft vorübergehend bei einer deutschen Konzerngesellschaft arbeiten. In solchen Fällen kann die deutsche Nicht-Arbeitgeber-Gesellschaft aus steuerlicher Sicht zum wirtschaftlichen Arbeitgeber werden, der zum Lohnsteuereinbehalt verpflichtet ist. Dies gilt vor allem dann, wenn er den Arbeitslohn für die geleistete Arbeit wirtschaftlich trägt oder nach dem Fremdvergleichsgrundsatz hätte tragen müssen. Was der Fall sein kann, wenn die deutsche Gesellschaft von der Tätigkeit unmittelbar profitiert, z. B. ihr Arbeitsergebnisse zustehen.