La­dungs­nach­weis bei Ge­schäfts­füh­rer­an­mel­dun­gen

In der Gesellschafterliste einer Unternehmergesellschaft (UG) sind zwei Gesellschafter eingetragen. Nachdem die einzige Geschäftsführerin der UG verstorben war, führte einer der Gesellschafter eine Gesellschafterversammlung durch und bestellte zwei neue Geschäftsführer. In der Niederschrift zur Versammlung protokollierte der anwesende und die Versammlung leitende Gesellschafter, dass die Versammlung form- und fristgerecht mittels eingeschriebenen Briefs unter Mitteilung der Tagesordnung gegenüber allen Gesellschaftern einberufen worden war.

Die zwei neuen Geschäftsführer meldeten ihre Bestellung zur Eintragung im Handelsregister an. Der Anmeldung war die Niederschrift über die Gesellschafterversammlung der UG beigefügt. Das Registergericht wies die Anmeldung jedoch mit Zwischenverfügung zurück. Die Anmeldung könne nicht vollzogen werden, da die Nichtigkeit des Gesellschafterbeschlusses vom 16. Dezember 2024 aufgrund einer fehlerhaften Ladung nicht ausgeschlossen werden könne. Es sei auch die ordnungsgemäße Ladung des abwesenden Gesellschafters zur Gesellschafterversammlung durch eine entsprechende Urkunde nachzuweisen. Alternativ sei der Nachweis zu erbringen, dass der Gesellschafter, welcher nicht an der Versammlung teilnahm, den Gesellschafterbeschluss nachträglich genehmigt habe.

Die UG legte gegen die Zwischenverfügung Beschwerde ein. Das Beschwerdegericht half der Beschwerde nicht ab. Die Beschwerde blieb auch vor dem Kammergericht (in Berlin heißt das Oberlandesgericht aus historischen Gründen Kammergericht) ohne Erfolg.

Das Kammergericht wies die Beschwerde der UG gegen die Zwischenverfügung des Registergerichtes zurück. Es bestehe ein Eintragungshindernis aufgrund mangelnden Nachweises über die ordnungsgemäße Ladung der Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung.

Das Registergericht habe bei der Eintragung einer Geschäftsführerbestellung zu prüfen, ob der Gesellschafterbeschluss zur Bestellung des Geschäftsführers ordnungsgemäß zustande gekommen sei. Diese Prüfung umfasse u. a., ob ein zur Nichtigkeit führender Ladungsmangel vorliege.

Auf eine UG findet das GmbHG Anwendung. Gemäß § 39 Abs. 2 GmbHG sind der Anmeldung über die Änderung in der Person des Geschäftsführers die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift beizufügen. Sinn und Zweck der Vorschrift ist, dass Eintragungen im Handelsregister der tatsächlichen Rechtslage entsprechen. Insofern habe das Registergericht zu prüfen, ob die angemeldete Änderung in der Person des Geschäftsführers durch die gemäß § 39 Abs. 2 GmbHG einzureichenden Urkunden nachgewiesen sei. Da ausweislich des § 46 Nr. 5 GmbHG die Bestellung der Geschäftsführer zum Aufgabenkreis der Gesellschafterversammlung zähle, werde der Nachweis im Sinne des § 39 Abs. 2 GmbHG mittels Dokumentation des Gesellschafterbeschlusses erbracht.

Weil aber Grundlage der Eintragung als Geschäftsführer nur ein wirksamer Gesellschafterbeschluss sein könne, müsse der Beschluss wirksam zustande gekommen sein. Dies setze wiederum voraus, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen wurden, da andernfalls der Beschluss gemäß § 241 Nr. 1 AktG nichtig wäre. § 241 Nr. 1 AktG finde auf die GmbH beziehungsweise UG entsprechende Anwendung.

Eine bloße Behauptung in der Niederschrift der Gesellschafterversammlung, wonach die Gesellschafterversammlung frist- und ordnungsgemäß gegenüber sämtlichen Gesellschaftern einberufen worden sei, sei im Anwendungsbereich des § 39 Abs. 2 GmbHG nicht ausreichend. Vielmehr sei die Ladung der Mitgesellschafter mittels urkundlichen Nachweises im Sinne des § 39 Abs. 2 GmbHG glaubhaft zu machen. Ohne jenen urkundlichen Nachweis bestünden Zweifel an der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsache, sodass ein Eintragungshindernis bestehe.

Die Reichweite registergerichtlicher Prüfungskompetenz ist in ihren Details nicht unumstritten. Das Kammergericht betont den weitgehend akzeptierten Grundsatz, dass das Registergericht nicht verpflichtet sei, verwickelte Rechtsverhältnisse oder zweifelhafte Rechtsfragen zu klären, weil die Registergerichte dadurch überlastet würden. Eine Pflicht zur Amtsermittlung bestehe deswegen nur dann, wenn entweder die formalen Mindestanforderungen für eine Eintragung nicht erfüllt sind oder wenn begründete Zweifel an der Wirksamkeit der zur Eintragung angemeldeten Erklärungen oder an der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsachen bestehen. Ausgehend von diesen Grundsätzen bestätigt das Kammergericht, wie bereits in zwei Entscheidungen aus den Jahren 2016 und 2022, dass das Registergericht prüfen muss, ob die nicht erschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß zur Versammlung geladen worden sind.

Die Geschäftsführer sollten vor ihrer Anmeldung stets prüfen, ob alle relevanten Urkunden für die Registeranmeldung vorliegen. Hierzu gehören auch die Nachweise über die Ladung der Gesellschafter. Diese Nachweisanforderungen werden (über den vorliegend entschiedenen Fall hinaus) auch dann relevant, wenn sämtliche Geschäftsführer ihr Amt niedergelegt haben.  Nach der Praxis vieler Registergerichte ist der Anmeldung in diesem Fall ein Nachweis beizufügen, dass die Amtsniederlegung auch dem zuständigen Organ – dies ist regelmäßig die Gesellschafterversammlung – zugegangen ist. Bei einer Alleingesellschafterin reicht dafür meist ein Posteingangsstempel.