Die Wahlen der Arbeitnehmervertreter und -vertreterinnen des Aufsichtsrats

Das komplexe Wahlverfahren

Bei der Aufsichtsratswahl kommt es leicht zu Verfahrensverstößen, die gegebenenfalls eine Wiederholung der Wahl erfordern. Die kritischen Verfahrensschritte sind unter anderem das Bilden der Wahlvorstände, das Prüfen der Wahlvorschläge, das Fortführen der Wählerlisten sowie das Einhalten der Fristen. Die Wahl erfordert daher einen erheblichen Organisationsaufwand, der kostspielig und zeitintensiv ist. Darüber hinaus erstreckt sie sich in der Regel über mehrere Monate. Der Aufwand steigt gleichzeitig, wenn mehrere mitbestimmte Aufsichtsräte innerhalb des Konzerns gleichzeitig – wie bei vielen deutschen Konzernen üblich – zu wählen sind.

Vielzahl an Beteiligten und gleichlaufende Zuständigkeiten

Eine der größten Herausforderungen ist die Koordination der vielen Beteiligten. Neben dem Hauptwahlvorstand und den Betriebswahlvorständen kommt auch der Arbeitgeberseite, insbesondere der Rechts- und Personalabteilung, eine tragende Rolle zu. Dem Hauptwahlvorstand obliegt es, den parallelen Ablauf des Verfahrens zu gewährleisten und ihn auf Ebene der Betriebswahlvorstände nachzuhalten sowie die Wahlvorschläge für die Aufsichtsratsmitglieder zu prüfen und die Delegiertenliste zu führen. Die Betriebswahlvorstände führen die Wählerliste und organisieren die betriebsbezogenen Schritte, wie die Wahl der Delegierten bei größeren Unternehmen.

Zeitgleiche Bekanntmachungen

Die Wahl wird mit der Unternehmensmitteilung eingeleitet, die durch die Unternehmen in den Betrieben bekannt zu machen ist. Die weiteren Bekanntmachungen obliegen den Betriebswahlvorständen auf Weisung des Hauptwahlvorstands. Dies erfordert eine gute Kommunikation.

Fortlaufende Wählerliste

Ferner erstellen und beschließen die Betriebswahlvorstände die Wählerlisten und aktualisieren bzw. berichtigen diese fortlaufend. Denn das aktive Wahlrecht ist grundsätzlich nicht abhängig von einem bestimmten Datum. Abgegebene Stimmen der Wahlberechtigten, die während des Wahlverfahrens ausgeschieden sind, bleiben wirksam und Eintretende können ab ihrer Eintragung in die Wählerliste am Wahlverfahren teilnehmen. Oft sind auch hinzutretende oder ausscheidende Betriebe, etwa bei Umstrukturierungen, zu berücksichtigen. Ein Verfahren gegen die Richtigkeit der Wählerliste obliegt ebenfalls den Betriebswahlvorständen und bindet weitere Ressourcen. Der Hauptwahlvorstand erhält eine Kopie der Wählerlisten und wird über Korrekturen und Änderungen informiert, um diese nachhalten zu können. Das Verwalten aller Wählerlisten auf Ebene des Hauptwahlvorstands ist ebenfalls zeitraubend und fehleranfällig.

Prüfung der Wahlvorschläge

Sowohl bei der unmittelbaren Wahl als auch bei der Delegiertenwahl benötigt der Hauptwahlvorstand die Wählerlisten, um die Wahlvorschläge für die Wahl der Aufsichtsratsmitglieder zu prüfen. Es ist grundsätzlich zwischen drei Wahlgängen zu unterscheiden: dem der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, dem der leitenden Angestellten und dem der Vertreterinnen und Vertreter der Gewerkschaften. In jedem Wahlgang sind die Wahlvorschläge unter den verschiedensten Gesichtspunkten zu prüfen; insbesondere auch in Bezug auf Fristen und gegebenenfalls Nachfristen. Dem Wahlvorschlag der leitenden Angestellten ist ein Abstimmungsverfahren vorgeschaltet, sodass hier ein abweichendes Verfahren mit zusätzlicher Abstimmung durchzuführen ist.

Weiter gehende Verfahrensschritte: die Delegiertenwahl

Die Wahl der Delegierten läuft betriebsbezogen ab und obliegt somit primär den Betriebswahlvorständen. Nach Berechnung der Delegiertenzahl durch den Hauptwahlvorstand sind die Wahlvorschläge für die Delegiertenwahl bei den Betriebswahlvorständen einzureichen. Diesen obliegt die rechtliche Überprüfung. Stehen die Wahlvorschläge der Delegierten fest, sind diese in den Betrieben unter Leitung der Betriebswahlvorstände zu wählen und werden in einer Delegiertenliste durch den Hauptwahlvorstand geführt. Das Verfahren zu den Wahlvorschlägen der Arbeitnehmervertreter und -vertreterinnen unterscheidet sich nicht von dem der unmittelbaren Wahl.

Für die Wahl der Arbeitnehmervertreter und -vertreterinnen beraumt der Hauptwahlvorstand eine Delegiertenversammlung an. Die Organisation der Versammlung ist ebenfalls sehr aufwendig.

Viele rechtliche Schnittstellen

Eine weitere Herausforderung sind die vielen rechtlichen Schnittstellen des Wahlverfahrens. Zu Beginn ist zu klären, welche Unternehmen einen mitbestimmten Aufsichtsrat wählen müssen. Hier sind oft gesellschaftsrechtliche Vorgaben zu abhängigen und beherrschten Unternehmen maßgeblich. Die Anzahl der Regelbeschäftigten ist anhand einer Prognose über einen Referenzzeitraum von 17 bis 20 Monaten zu bestimmen. Hierbei stellen sich arbeitsrechtliche Fragen wie die Berücksichtigung von Gemeinschaftsbetrieben und Leiharbeitnehmern und -arbeitnehmerinnen.

Digitales Projektmanagement-Tool als Lösung

Dem Organisationsaufwand und den Risiken kann ein effizientes Projektmanagement entgegenwirken. Hierfür bieten wir digitale Lösungen an. Diese gliedern die Verfahrensschritte, ermöglichen eine Koordinierung der Beteiligten und unterstützen bei aufkommenden Rechtsfragen durch Hinweise und Erläuterungen.