Au­ßer­or­dent­li­che Kündigung eines Vor­stands­mit­glieds wegen der Weiterleitung ge­schäft­li­cher E-Mails

Das OLG München hat jüngst darüber entschieden, unter welchen Voraussetzungen die Weiterleitung geschäftlicher E-Mails eine sofortige Abberufung eines Vorstandsmitglieds und eine außerordentliche Kündigung seines Vorstandsdienstvertrags rechtfertigen kann. Dabei befasste es sich in erster Linie mit den Voraussetzungen des wichtigen Grundes zur fristlosen Kündigung des Vorstandsdienstvertrages sowie mit Fragen der Wissenszurechnung im Aufsichtsrat im Rahmen der Kündigungserklärungsfrist.

Ein Vorstandsmitglied einer Aktiengesellschaft leitete dienstliche E-Mails mit betrieblichen Inhalten und sensiblen Daten Dritter an seine private E-Mail-Adresse weiter. Darunter befanden sich unter anderem Gehalts- und Provisionsabrechnungen, Korrespondenzen mit Steuerberatern sowie interne Geschäfts- und Compliance-Vorgänge. Nachdem der Aufsichtsrat der Aktiengesellschaft von diesen (insgesamt neun) Vorgängen Kenntnis erlangt hatte, beschloss er, als das für die Abberufung und Kündigung zuständige Organ, die sofortige Abberufung des Vorstandsmitglieds sowie die außerordentliche Kündigung des Vorstandsdienstvertrages aus wichtigem Grund.

Das OLG München wies die Klage in zweiter Instanz vollumfänglich ab.

Das OLG München hielt die Kündigungserklärung nicht für verfristet. Ausschlaggebend für den Fristbeginn sei, wann der Aufsichtsrat als das zur Kündigung berechtigte Organ von den für die Kündigung maßgebenden Tatsachen Kenntnis erlangt habe. Kenntnis des Aufsichtsrats erfordere die Kenntnis des gesamten Aufsichtsrats als Kollegialorgan, das heißt aller Aufsichtsratsmitglieder, und liege mithin erst dann vor, wenn der maßgebliche Sachverhalt hinsichtlich der Kündigung eines Vorstandsmitglieds in einer Aufsichtsratssitzung eingeführt worden sei. Kenntnis einzelner Aufsichtsratsmitglieder schade jedenfalls bis zur Grenze der unangemessenen Verzögerung der Einberufung der Aufsichtsratssitzung durch das entsprechende Mitglied nicht. Eine unangemessene Verzögerung sei nicht gegeben. Auch die Erkennbarkeit des Pflichtverstoßes aus dem E-Mail-Verteiler rechtfertige keine andere Bewertung. Der Fokus habe für das Aufsichtsratsmitglied bei den betroffenen E-Mails vielmehr auf dem Inhalt als auf dem Verteiler gelegen.

Die Weiterleitung der streitgegenständlichen E-Mails an den privaten Account des Klägers stelle auch einen wichtigen Grund im Sinne des § 626 Abs. 1 BGB dar. Ein wichtiger Grund lag nach Ansicht des Senats vor, weil der Kläger durch die Weiterleitung der E-Mails gegen die Bestimmungen der DSGVO und damit gegen die ihm als Vorstandsmitglied obliegende Legalitätspflicht verstoßen hatte. Bei der Weiterleitung an die private E-Mail-Adresse handelt es sich um eine Verarbeitung von Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO. Eine solche Verarbeitung ist aber nur nach Maßgabe von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO rechtmäßig. Eine Rechtfertigung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO lag jedoch nicht vor. Die Weiterleitung der E-Mails durch das Vorstandsmitglied war insbesondere nicht dadurch gerechtfertigt, dass sie zum Zwecke seiner Entlastung sowie zu Beweiszwecken in einem etwaigen Organhaftungsprozess gegenüber der beklagten Gesellschaft dienen sollte. Vielmehr bleibt der Zugriff des Klägers auf die Gesellschaftsunterlagen während seiner Amtszeit bestehen. Nach der Abberufung steht einem ehemaligen Organmitglied zu seiner Verteidigung gegen die ihm gegenüber erhobenen Vorwürfe ohnehin ein Anspruch auf Einsicht in die für seine Verteidigung maßgeblichen Unterlagen zu.

Das Gericht stellte ferner zutreffend fest, dass das Vorliegen eines wichtigen zur fristlosen Kündigung berechtigenden Grundes zugleich einen wichtigen Grund für die Abberufung des Vorstandsmitglieds darstellt. Die Voraussetzungen, unter denen eine außerordentliche Kündigung ausgesprochen werden darf, sind deutlich enger als der Kreis der Gründe, die den Widerruf der Organstellung erlauben.

Die Entscheidung dürfte nicht nur für Vorstandsmitglieder einer Aktiengesellschaft, sondern gleichermaßen auch für Führungskräfte anderer Unternehmensformen, wie insbesondere die Geschäftsführer einer GmbH, gelten. Eine Weiterleitung an die private E-Mail-Adresse sollte generell unterlassen werden und nur in zwingenden Ausnahmefällen mit einer umfassend dokumentierten gesetzeskonformen Rechtfertigung erfolgen. Zu beachten ist, dass Fälle, in denen die Weiterleitung nicht nur an die private E-Mail-Adresse, sondern auch einen Dritten, beispielsweise selbst nur zum Zwecke des Ausdruckens, erfolgt, zugleich einen Verstoß gegen gesetzlich normierte Verschwiegenheitspflichten begründen können, was gleichermaßen eine außerordentliche Kündigung und Abberufung rechtfertigt.

Das Urteil zeigt auf, welchen hohen Sorgfaltspflichten Geschäftsleiter im Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten und dem Einsatz von IT-Systemen genügen müssen. Es verdeutlicht, welche Relevanz die Einhaltung des Datenschutzes und die pflichtgemäße, insbesondere gesetzeskonforme, Nutzung von IT-Systemen im Allgemeinen hat. Geschäftsleiter haben aufgrund der sie treffenden Sorgfaltspflichten nicht nur dafür Sorge zu tragen, dass sie selbst pflichtgemäß handeln, sondern vielmehr auch sicherzustellen, dass die Mitarbeiter der Gesellschaft beim Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten pflichtgemäß, insbesondere gesetzeskonform, agieren. Vor allem durch den Erlass von IT-Nutzungsrichtlinien und die Implementierung von geeigneten Überwachungs- und Kontrollsystemen können sie ihren Sorgfaltspflichten genügen.