Anforderungen an die Pflicht zur Offenlegung des Jah­res­ab­schlus­ses

Streitgegenstand des Rechtsbeschwerdeverfahrens vor dem OLG Köln war eine durch das Landgericht Bonn aufgehobene Ordnungsgeldentscheidung des Bundesamtes für Justiz wegen verfristeter Einreichung des Jahresabschlusses einer offenlegungspflichtigen Gesellschaft.

Mit Verfügung vom 7. Februar 2020 forderte das Bundesamt für Justiz die betroffene Gesellschaft dazu auf, innerhalb einer Nachfrist von sechs Wochen ihrer Pflicht zur Offenlegung des Jahresabschlusses für das Geschäftsjahr 2018 nachzukommen. 
Unter Zuhilfenahme einer Steuerberaterkanzlei erstellte die Gesellschaft am 24. Februar 2020 den Jahresabschluss, der am gleichen Tag von der Gesellschafterversammlung der Gesellschaft festgestellt wurde. Der Jahresabschluss selbst enthielt dabei keine Angaben zur Feststellung.

Ungeachtet dessen hat die Steuerberaterkanzlei bei der Hinterlegung des Jahresabschlusses durch den Offenlegungsassistenten der DATEV am 28. Februar 2020 angegeben, dass der Jahresabschluss vor der Feststellung offengelegt worden sei.

Das Bundesamt für Justiz wertete dies als verfristete Offenlegung und setzte mit Entscheidung vom 14. Juni 2021 ein Ordnungsgeld in Höhe von EUR 2.500 fest.

Dagegen wandte sich die betroffene Gesellschaft und bekam vor dem LG Köln zunächst Recht. Es hob die Ordnungsgeldentscheidung auf, da es nach Ansicht des Landgerichts maßgeblich darauf ankomme, dass ein tatsächlich festgestellter Jahresabschluss, unabhängig von der fehlerhaften Angabe über die Feststellung bei der Hinterlegung, offengelegt worden sei.

Auf die Rechtsbeschwerde des Bundesamtes für Justiz hin hob das OLG Köln den Beschluss des Landgerichts Bonn wieder auf.

Nach den maßgeblichen Vorschriften der §§ 325 f. HGB hat die zur Offenlegung verpflichtete Gesellschaft den festgestellten Jahresabschluss der das Unternehmensregister führenden Stelle elektronisch zur Einstellung in das Unternehmensregister zu übermitteln (für Geschäftsjahre beginnend vor dem 31. Dezember 2021 dem Betreiber des Bundesanzeigers).

Das OLG Köln versteht diese Offenlegungspflicht als erfolgsbezogene Pflicht. Entscheidend ist, dass die zu veröffentlichenden Unterlagen vollständig und unter korrekter Angabe aller erforderlichen Daten spätestens innerhalb der gesetzten Nachfrist eingereicht werden.

Wird ein Jahresabschluss innerhalb der gesetzten Nachfrist eingereicht und dabei irrtümlich angegeben, er sei noch nicht festgestellt, genügt dies der Offenlegungspflicht nicht (vergleiche auch Beschluss des OLG Köln vom 9. Februar 2024 – 28 Wx 14/23).

Die Angabe zur Feststellung des Jahresabschlusses sei zwar kein zwingender Bestandteil des Jahresabschlusses selbst, jedoch ein wesentlicher Informationsbestandteil der einzureichenden Rechnungslegungsunterlagen. Für Marktteilnehmer, die von der Veröffentlichung adressiert werden, hat ein als noch nicht festgestellt bezeichneter Jahresabschluss lediglich den Charakter eines Entwurfes. Auch der Sinn und Zweck der Offenlegungspflicht gebiete es, maßgeblich auf den für den Rechtsverkehr zugänglichen Wortlaut der Veröffentlichung des Jahresabschlusses abzustellen, der als Grundlage für die Bekanntmachung dient. Andernfalls würde die Publizitätswirkung des Unternehmensregisters geschwächt, da das Register Marktteilnehmern so keine verlässliche Informationsquelle bereitstelle. Außerdem würden der zur Durchführung eines Ordnungsgeldverfahrens berufenen Behörde praktisch nicht erfüllbare Nachforschungspflichten auferlegt. Der mit der Offenlegungspflicht verfolgte Zweck des Schutzes des Wirtschaftsverkehrs durch Informationen, insbesondere über Gesellschaften mit beschränkter Haftung, könne nur durch strenge formelle Veröffentlichungsanforderungen gewährleistet werden.

Im Ergebnis ist festzuhalten, dass die Einreichung eines als noch nicht festgestellt bezeichneten Jahresabschlusses der Offenlegungspflicht aus §§ 325 f. HGB nach der Rechtsprechung des OLG Köln nicht genügt. Dies gilt auch für den Fall, dass die Angabe über die Feststellung inkorrekt war.

Vor dem Hintergrund der vom OLG Köln aufgestellten strengen formellen Anforderungen an die Offenlegung ist insbesondere darauf zu achten, dass der eingereichte Jahresabschluss stets mit der Angabe über die erfolgte Feststellung des Jahresabschlusses zur Einstellung in das Unternehmensregister übermittelt wird. Die Einreichung eines (irrtümlich) als noch nicht festgestellt bezeichneten Jahresabschlusses wahrt die Frist nicht, selbst wenn tatsächlich ein feststellender Gesellschafterbeschluss zum Zeitpunkt der Einreichung vorlag.

Wird die gesetzliche Frist zur Veröffentlichung eines Jahresabschlusses durch eine publikationspflichtige Gesellschaft versäumt, so treffen diese nach der Rechtsprechung des OLG Köln nach Erhalt einer Androhungsverfügung mit Nachfristsetzung erhöhte Sorgfaltspflichten. Auch wenn die Offenlegung durch fachkundige Dritte wie eine Steuerberaterkanzlei erfolgt, müssen diese angemessen überwacht und das Ergebnis der Offenlegung unverzüglich auf Richtigkeit geprüft werden, um Ordnungsgelder zu vermeiden.